在工作中,拟定一份合理而科学的工作计划,我们才不会在杂乱无章的“工作堆”中无所适从,我们才能安排好工作进程,进而提高工作效率。
古代孙武曾说:“用兵之道,以计为首。”其实,无论是单位还是个人,无论办什么事情,事先都应有个打算和安排。有了计划,工作就有了明确的目标和具体的步骤,才能增强工作的主动性,减少盲目性,使工作有条不紊地进行。同时,计划本身又是对工作进度和质量的考核标准,对自我有较强的约束和督促作用。所以,计划对工作既有指导作用,又有推动作用,做好工作计划,是建立正常的工作秩序,提高工作效率的重要手段。
那么,制定一份工作计划要注意到那些内容呢?
1.计划合理但要具挑战性
制定工作计划的原则是目标合理,具有挑战性,勿好高骛远。如何避免好高骛远,设定合理的目标呢?多数人在制定计划时不会想到自己的缺点,建议你可以找你的家人、好友,或是较熟的同事与上司,请他们检视你设定的目标是否太过理想?制定的计划有没有避开或改善自己过往的缺点?
计划为什么要具有挑战性?上司不会希望你只是去设定你原本就可以达到的目标,他会期待你在未来的一年,无论在工作上或学习上都能有所突破,所以,虽然要避免好高骛远,但也得设定自我挑战的计划。
2.目标数字化,行动具体化
有了上述的准备与调整,接下来就进入实际制定工作计划的步骤:
★目标数字化。只有形容词的空泛目标是没有意义的,所以要把工作计划的目标与内容数字化,例如时间化、数量化、金额化。
★行动具体化。有了数字化的工作目标,还要附带有效的执行计划。
★学习计划。你应该同时制定年度的自我学习计划。公司对员工自我学习通常是持正面的看法,有些公司甚至规定学习计划是工作计划应具备的项目。
★与主管面对面沟通。完成工作计划后,一定要面对面地与上司沟通,而不是只用电子邮件把工作计划传送给上司。面对面沟通的好处,是你可以透过上司的表情与肢体动作,更清楚地了解上司对你各项工作计划的看法。你也可以借由面对面的机会,告诉上司你的中长期目标,例如两年内希望从技术部门调往行销部门,或是3年内希望担任主管职等,请上司针对工作计划与学习计划,给予建议。
总之,不要把制定工作计划当作是交差了事的例行事项,应该借这个机会,重新检视自己的职场生涯计划。
一份合理的工作计划是在科学预测的基础上,对未来一定时期内的工作做出的合理安排。职场中制定一份合理的工作计划,会让你在繁忙的工作中张弛有度,进而提高效率。那么,怎么制定一份合理的工作计划呢?你需要掌握以下几项要素:
1.工作内容
计划应规定出在一定时间内所完成的目标、任务和应达到的要求。任务和要求应该具体明确,有的还要定出数量、质量和时间要求。
2.工作方法
要明确何时实现目标和完成任务,就必须制定出相应的措施和办法,这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段,动员哪些力量与资源,创造什么条件,排除哪些困难等。总之,要根据客观条件,统筹安排,将“怎么做”写得明确具体,切实可行。特别是针对工作总结中存在的问题要进行认真的分析,拟定解决问题的方法。
3.工作分工
工作分工是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务在完成过程中,都有阶段性,而每个阶段又有许多环节,它们之间常常是互相交错的。因此,制定计划必须胸有全局,妥善安排,哪些先干,哪些后干,应合理安排。而在实施当中,又有轻重缓急之分,哪是重点,哪是一般,也应该明确。在时间安排上,要有总的时限,又要有每个阶段的时间要求,以及人力、物力的安排。这样,使有关单位和人员知道在一定的时间内,一定的条件下,把工作做到什么程度,以便争取主动,有条不紊地协调进行。
4.工作进度
对于工作进度,要明确写明什么时间开始做,什么时间内完成。任何事务都不是一成不变的,我们制定计划的目的是为了明晰目标和方向,那么在实际工作中就不能本末倒置,为了做计划而做计划,还应该与时俱进,根据事务的发展及时进行调整,才能达到适合的效果。正如一位大师所说:“通过设计,我们就像寻找到了一幅精确的地图,所有的道路都清晰地标明出来了,那么我们所需要做的,就是选择道路,然后沿着道路前进!”计划的重要性也是如此,将计划与变化有机地结合起来,我们就能既按照计划走,又不拘泥于计划本身,能创造更多的效益。