一、办公费支出控制方案
（一）办公费预算控制
为有效控制办公费的支出，公司须制定科学合理的预算，并严格执行。公司办公费预算工作流程如下。
（1）公司于每年12月15日前向行政部经理和各部门经理发放下一年度的预算表，年度预算制作人须在每年的12月23日之前完成下一年度预算。
（2）公司于每月15日前向行政部经理和各部门经理发放下月预算表，各月度预算制作人须在每月23日之前完成下月度预算。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。
（3）临时办公费预算自财务部预算表下发之日3天内由相应预算制定人完成。
（4）所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人亲自签字。
（5）财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，一旦发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理的书面解释。
（6）财务部经理应在每月25日前完成预算审核，临时办公费预算自财务部收到预算表后一天内完成审核，财务部经理签字后，将书面预算交总经理审核批准。
（7）经总经理审核没有通过的预算由财务部转回预算制作人在一天内重新制定或作出合理的书面解释，再由财务部重新汇总交总经理审核。
（8）总经理应在每月28日前完成对各项预算的审核，并在收到财务部所交的临时办公预算表两天内完成审核。
（9）经总经理审核通过并签字批准的预算由行政部复印一份保存后，再交财务部公布生效，预算原件由财务部保存，复印件由行政部保存。
（10）行政部及各部门严格执行已审批发布的年度预算和月度预算，严格控制办公费的合理支出。
（二）办公费报销控制
为控制办公费的支出，公司须对办公费的报销进行严格控制和审批。公司在七种情况下的费用报销控制如下。
1.部门人员费用报销控制。
各部门相关人员在办公费发生后须如实填写《费用报销单》，核对报销凭证和金额无误后交本部门经理审核签字，由部门经理签字后交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。
2.部门经理费用报销控制。
部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在经办人栏下签字后，直接交财务部经理审核报销。
3.公共费用开支报销控制。
公共费用开支的报销由经办人在《费用报销单》上签字，行政部经理审核签字后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。
4.总经理办公开支报销控制。
总经理本人办公开支要直接在《报销单》上签字，交财务部经理审核无误后报销。
5.非预算项目开支报销控制。
部门经理本人或其他员工受到总经理的指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，应经部门经理签字，由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算。
6.超出预算费用报销控制。
财务部审核过程中如发现某项开支已经超出预算，须要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。
7.特殊情况费用报销控制。
因特殊情况发生的大额预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。
（三）检查与奖惩
（1）公司每月对办公费进行核算，发现月度预算超支5%的，相关预算编制人须以书面形式向总经理提出合理解释，总经理如果审批同意将通知财务部和人力资源部，否则财务部将依据不能合理解释的预算超支金额给予罚款，通知人力资源部从预算编制人员的次月工资中扣除。
（2）经检查发现违反办公费使用规定的部门和个人，财务部和人力资源部将根据具体情况给予相关责任人相应的处罚。
二、办公场地租赁费用控制方案
（一）租赁合同谈判控制
公司办公场地的租赁费用以租赁合同为支出、核算依据。公司须重点针对租金、日常维护规定、付款方式等进行谈判，尽量减少租赁费用。
1.付款方式的选择控制。
办公场地的租金付款方式直接影响着利息的支付，采用不同时间阶段的付款方式，其计息的次数也相同。在付款方式的谈判过程中，负责人须以以下相关内容为依据，确定付款方式。
（1）公司流动资金状况。
（2）出租方提供的优惠条件。
（3）公司发展和经营规划。
（4）银行利息及利息变动趋势。
（5）合同期限内的总租金数额。
2.日常维修费用的约定。
公司与出租方合同谈判过程中，须明确日常维修保养费用（如物业费等）由谁来承担。公司财务部须比对公司自行承担日常维修保养的费用和出租方提供的优惠情况，根据比对结果进行选择。
（二）办公场地的维护与保养
为控制办公场地租赁费用，公司须尽量避免相关损坏，降低维修费用。
1.投保。
为降低办公场地的使用风险，公司财务部须进行投保，以降低损失。
2.使用规范。
公司所有员工在使用办公场地时，须严格遵守公司的固定资产管理使用相关规定和员工手册，不破坏公司财务，保护公共财产安全。
三、纸张消耗费用控制方案
（一）打印、复印签批控制
（1）各部门人员打、复印文件时，均须登记签字后方可办理。
（2）行政部专人负责每月统计打印、复印、传真等相关数据。发现不合理使用或浪费的，要及时通知相关部门或人员，听取原因后按照实际情况通知人力资源部做相关处罚工作。
（二）发挥公司内部局域网作用，降低纸张消耗
公司内部各部门之间的相关信息传递与沟通可通过公司的局域网办公系统进行，传递相关文件尽量以电子版的方式进行，在减少纸张消耗的同时提高工作效率，实现无纸化办公。
（三）严格执行纸张使用规范
（1）节约使用稿纸，对使用过的信封、复印纸尽量作到再利用。
（2）严格控制纸质文件、简报等的印刷数量。
①对能传阅的文件、电报尽量传阅，减少复印。
②准确计算发文数量并严格按发文数量复印文件，避免浪费。
（3）文印室要妥善保管并正确使用打印机、复印机、传真机，避免因保管及使用不当而引起损耗。
（4）打印用纸尽量双面使用。文件草稿及清样的打印纸可以再利用的，在确保安全的前提下，提倡双面使用。
（5）除正式文件采用正规格式排版印刷外，公司使用的一般文件原则上采用四号字，并缩小页边距。
四、设备修理费用控制
（一）办公设备报修程序
各部门办公设备出现质量问题时需上报行政办公室。
（1）对于保修期内的设备，由行政办公室直接联系厂家维修。
（2）对于保修期以外的设备，行政办公室接到报修后，要先与维修站联系，确定修理费用，然后报有关领导审批后进行维修。
（二）报销审批权限
（1）若办公设备的修理费用单笔金额在2000元以下的，由部门经理审批。
签批报销流程如下：
经办人一部门经理一行政部经理一财务部经理一财务部报销
（2）若办公设备的修理费用单笔金额超过2000元（含2000元），由主管副总（或财务副总）审批。
签批报销流程如下：
经办人一部门经理一行政部经理一财务部经理一主管副总一财务副总一财务部报销
五、办公室采购费用控制
（一）办公用品分类
1.耐用品。
（1）办公家具类，包括各类办公桌、办公椅、会议桌、会议椅、档案柜、沙发、茶几、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
（2）办公设备类，包括电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、（数码）照相机、电风扇、电子消毒碗柜和音响器材等。
2.低值易耗品。
（1）办公文具类，包括铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、订书钉、复写纸、大头针和纸类印刷品等。
（2）生活用品类，包括面巾纸、茶具等。
（二）明确职责分工
1.行政部。
行政部是公司办公用品的归口管理部门，主要负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况。
2.采购部。
采购部主要负责办公用品的购买工作。
3.财务部。
（1）审核采购申请。
（2）监督采购费用的支出。
（3）汇总各使用部门的采购费用预算。
（三）办公用品采购的需求控制
为控制办公用品采购费用，避免不必要的采购，公司须采取以下措施严格控制办公用品的申购。
1.耐用品采购控制。
（1）使用部门负责人汇总本部门申购的耐用品，查看年初编制的《部门本年度耐用品费用预算表》，依据公司情况进行合理审批，超出预算的，部门负责人须根据实际情况拒绝批准或向公司总经理报告申请。
（2）财务部将行政部提交来的《耐用品购置申请汇总表》和《年度耐用品费用预算表》进行核对，如拟采购的耐用品超出预算，则不予批准或上报公司总经理；如在预算之内，则批准购置申请。
（3）总经理审批后，由行政部通知采购部定期统一采购，财务部进行拨款。
2.低值易耗品采购控制。
低值易耗品采购控制与耐用品采购控制，但需要注意以下三点：
（1）若低值易耗品拟购数量过多，积压的存货便会增多，从而导致资金无法得到有效利用，加大费用开支。
（2）若拟购数量过少，便会造成库存中断，使业务停止。
（3）公司须制定合理的低值易耗品需要计划和年度预算。
（四）办公用品使用与维护控制
维护办公用品的使用和保养，延长办公用品的使用期限，是控制办公用品采购费用的重要措施。
1.耐用品的使用与维护。
（1）仓储保管过程控制。
①行政部相关人员对入库的耐用品，须按照规格、数量、质量认真验收、登记、上账、入库并精心保管，库房内的各种耐用品要摆放合理，做到整齐、美观。
②行政部相关人员要及时登记耐用品保管账单，作到账物相符。
③行政部相关人员要经常检查库房内的耐用品，防止其损坏、变质、变形，并进行整理、维修以使其保持使用状态。
（2）耐用品报废确认控制。
耐用品报废须经专业维修人员鉴定。当技术人员鉴定该耐用品可以进行维修时，财务部须比较维修成本和重置成本的高低，如维修成本高于重置成本则准予此耐用品报废。
（3）使用过程控制。
①在日常使用过程中，使用部门对耐用品须进行定期统一维修。
②如果发现违规者，公司要按具体情况进行处罚。
③公司制定耐用品使用规章制度，要求工作人员严格遵守使用规章。
2.低值易耗品的使用与维护。
（1）使用原则。
①制度化原则，是指要从本公司的实际情况出发，公开制定低值易耗品的使用原则与方法，严格执行，绝对遵守，形成稳定的制度。
②有效化原则，是指行政工作中直接消耗的低值易耗品，虽然不能任意浪费，也不应一概减缩，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使低值易耗品发挥出最大作用。
③标准化原则，是指为了把有效化原则和经济化原则统一起来，应力求低值易耗品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点等相匹配。
（2）预算控制。
为避免低值易耗品的总体费用超过预算，需要按计划进行消费。即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用低值易耗品。
（3）检查。
低值易耗品负责人检查低值易耗品的采购和领取工作，检验其是否和实际的存货量保持一致。如果不一致要立即查找原因。
