13.1出纳档案的保管
1.出纳档案的保存要求
出纳档案的保存是一个长期过程，为了保证档案在保存期限内的安全和有效，各单位必须加强档案的保管工作，出纳档案保管的具体要求有以下几点：
①档案记录必须真实、完整、准确、连续，不得擅自篡改、涂抹或歪曲档案记录。
②档案整理、装订成册均按规定办理，做到不易散失、便于查阅。
③档案记录必须按照规定的保存年限进行保管。
④档案的使用、移交和销毁必须按照严格的程序办理。
⑤档案不得外借、撕毁、遗失。
⑥档案的存放地应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。
⑦档案资料，应能积极地为本单位所利用。
2.出纳归档资料的保管期限
各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久和定期两类。年度会计报表和某些涉外的会计凭证、会计账簿属于永久保管，其他属于定期保管。定期保管期限有3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案中出纳归档资料的保管期限应严格按照《会计档案管理办法》有关规定执行。各种档案资料的保管期限从会计年度终了后的第1天算起。
3.出纳档案的销毁
出纳档案在保存期满后，对确无保留必要的资料，经本单位主要领导审查并报经上级主管部门批准后，方可办理销毁手续；保管期满但未结算的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未定事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁注册和会计档案保管清册中列明正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
在销毁档案资料时，应由档案部门和财务部门共同派人监销，如有特殊要求的，应由本单位主要领导或上级主管部门派人监销；监销时监销人应对档案逐一清点核对，确认其确实无保留必要；销毁后，监销人员应在销毁清册上签名盖章并将销毁情况报告本单位领导，其销毁清册由档案部门另行保存。
4.出纳归档资料的移交与调阅
出纳部门形成的归档资料，是会计档案的重要组成部分，应由财务部门统一安排，按照归档的要求整理立卷或装订成册。
按《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了以后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满以后，原则上应由财务会计部门编造成册移交本单位的档案部门保管。”会计年度终了以后再由财务会计部门保管一年，主要是因为新旧年度之间的许多会计业务是有关联的，上年度的核算资料放在财务会计部门，方便财会人员查找。同样基于这一考虑，在这一年内出纳归档资料的保管一般仍应由出纳部门负责。
出纳保存的核算资料，应积极为本单位提供应用。原则上不得外借，如遇特殊需要，必须报经上级主管单位批准，并应登记、签字，限期归还，而且不得拆散原卷册。
13.2 出纳工作的交接
出纳工作交接是指出纳人员因工作调动或因故离职等原因，由离任出纳人员将有关工作和资料移交给后任出纳人员的工作过程。《会计基础工作规范》规定：会计人员工作调动或因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续的，不得调动或离职。出纳交接要按照会计人员交接的要求进行。出纳员办清交接手续，是出纳员应尽的职责，也是分清移交人员与接管人员责任的重大措施。办好交接工作，可以使出纳工作前后衔接，避免出现账目不清、财务混乱的现象。
出纳工作交接要做到两点：一是移交人员与接管人员要办清手续；二是交接过程中要有专人负责监交。
不同的单位由于企业规模大小、会计人员数量各不相同，出纳人员的分工和主管的业务也有所不同，因此，出纳工作交接的具体内容也会有所不同。总的来讲，出纳工作交接应包括以下内容：出纳凭证（原始凭证、记账凭证）；出纳账簿（现金日记账、银行存款日记账等）；现金（现钞、金银珠宝及其他贵重物品）；有价证券（债券、股票、商业汇票、股权证书等）；支票簿；发票（空白发票、已用或作废发票存根联及作废发票其他联等）；收款收据（空白收据、已用或作废收据存根联及作废收据其他联等）；印章（财务专用章、银行预留印鉴——印章和印鉴卡片以及“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等业务印鉴）；会计文件；会计用品；其他会计资料（银行对账单以及由出纳人员保管的合同、协议等）。
实行会计电算化的单位，出纳工作交接还应包括下列内容：会计软件及与会计软件有关的密码或口令；存储会计数据的介质（磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等）；有关电算化的其他资料、实物等。
对出纳账簿等会计档案的交接，除了将当年档案移交外，如有以前年度尚未销毁的会计档案也应全部移交。对需移交的遗留问题，应写出书面材料或在移交说明书上进行详细说明。
怎样进行出纳工作的交接？
出纳交接一般分三个阶段进行：
1.做好交接前的准备工作
（1）移交人员交接前的准备工作。
①将出纳账登记完毕，并在最后一笔余额后加盖名章。
②出纳账与现金、银行存款总账核对相符，现金账面余额与实际库存现金核对一致，银行存款账面余额与银行对账单核对无误。
③在出纳账启用表上填写移交日期，并加盖名章。
④整理应移交的各种资料，对未了事项要写出书面说明。
⑤编制“移交清册”，填明移交的账簿、凭证、现金、有价证券、支票簿、文件资料、印鉴和其他物品的具体名称和数量。
“移交清册”包括移交表和交接说明书两部分。移交表有“库存现金移交表”、“银行存款移交表”、“有价证券、贵重物品移交表”、“核算资料移交表”、“物品移交表”。
因为有的单位可能在几家银行开户，银行存款也有定期存款和活期存款之分，所以“银行存款移交表”应根据开户银行、币种、期限、账面数、实有数分别填列。
有价证券、贵重物品在单位里归出纳保管，出纳工作移交时在对其进行清理核对后，按名称、购入日期、数量、金额等填入“有价证券、贵重物品移交表”。
“交接说明书”是把移交表中无法列入或尚未列入的内容作具体说明的文件。该说明书应包括：交接日期、交接双方及监交人员的职务和姓名、移交清册页数、需要说明的问题和意见。
（2）接交人交接前的准备工作。
接交人员在交接前应做好接替准备，尤其是做好存款印鉴更换准备工作，便于接任后可以立即开始工作。
2.出纳工作交接
《会计基础工作规范》规定：会计人员办理交接手续，必须由监交人员负责监交。一般会计人员交接，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。
出纳工作交接一般在单位会计机构负责人、会计主管人员监督下进行。出纳员的离职交接，必须在规定的期限内，向接交人员移交清楚。移交人员在办理交接时应根据移交清册内容逐项移交，移交时必须做到：交好工作、交好思想、交好作风、交好经验；接交人员应认真按移交清册当面点收，接交时要做到：认真仔细、积极听取移交人员的建议、虚心学习移交人员好的思想、作风和经验。具体操作如下：
（1）现金、有价证券、贵重物品要根据会计账簿有关记录由移交人向接交人逐一点交，库存现金、有价证券、贵重物品必须与会计账簿记录保持一致，如有不符，移交人员必须在限期内查清。
（2）银行存款账户余额要与银行对账单核对，在核对时如发现疑问，移交人和接交人应一起到开户银行当场复核，并编制银行存款余额调节表。
（3）在银行存款账户余额与银行对账单余额核对相符的前提下，移交有关票据、票证及印章，同时由接交人更换预留在银行的印鉴章。
（4）出纳账簿移交时，接交人应核对账账、账实是否相符，即现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账与现金、银行存款和有价证券总账是否相符；实行会计电算化的单位，应先将账页打印出来，装订成册后，再进行交接。
（5）出纳凭证、出纳账簿和其他会计核算资料必须完整无缺，如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。
（6）工作计划移交时，为了方便接交人开展工作，移交人应向接交人介绍工作计划执行情况以及今后在执行过程中应注意的问题。
（7）移交人应将保险柜密码、钥匙、办公桌和办公室钥匙一一移交给接交人，接交人在接交完毕后，应立即更换保险柜密码及有关锁具。
（8）接交人办理接收后，应在出纳账簿启用表上填写接收时间，并签名盖章。
3.交接结束
交接结束后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或盖章。“移交清册”一般一式三份，其中交接双方各持一份，另一份作为会计档案在交接结束后归档保管。
13.3 出纳点钞、验钞技术的要领
1.点钞的基本程序
出纳员在办理现金收付业务时，一般应按下列程序办理：
（1）审查现金收、付款凭证及其所附原始凭证的内容，看其是否填写齐全、清楚，两者内容是否一致。
（2）依据现金收、付款凭证的金额，先点整数，再点零数，具体说就是先点大额票面金额，再点小额票面金额。在点数过程中，一般应边点数，边在算盘或计算器上加计金额，点数完毕，算盘或计算器上的数字，和现金收、付款凭证上的金额应相同。
（3）从整数至零数，逐捆、逐把、逐卷地拆捆点数，在拆捆、拆把、拆卷时应暂时保存原有的封签、封条和封纸，点数无误后才可扔掉。
（4）点数无误后，即可办理具体的现金收存业务。
2.手持式点钞法介绍
手持式点钞法可分为手持式单指单张点钞法、手持式单指多张点钞法、手持式四指拨动点钞法和手持式五指拨动点钞法4种。
（1）手持式单指单张点钞法。
这种点钞法是最常用的一种，它的适用范围较广，可用于收款、付款和整点各种新旧大小钞票。使用此种点钞法，由于持票所占的票面小，能看到的票面大，看得清楚，容易发现假票，挑剔残票也方便，优点很多，但是也有缺点，那就是一张记一个数，比较费力。操作方法可分为6个步骤：
①拆小把。
包括初点拆小把和复点拆小把。
②清点。
③记数。
记数有两种方法，一种是双数计法，另一种是单数分组计法。
双数计法，即从1至100.
单数分组计法，即从1234567891（即10），1234567892（即20），数到12345678910（即100），分10组来记数。在点钞记数时，不要用嘴念出数来，要用心记。心、眼、手三者要密切配合，这样既快又准。
④挑残破票。
清点时发现残破票，随手向外一扭，插在外边，待点完一把后，抽出残破票，补上好票。
⑤扎把。
扎把也有两种方法，一种是半径拧扎法，一种是缠绕折掖法。
⑥盖章。
每点完一把钞票（100张），扎把后都要盖上图章，图章盖在钞票的上侧纸条上。
（2）单指多张点钞法。
手持式单指多张点钞法，是在手持式单张点钞法的基础上发展为一指可点2张以上的点钞法，目前有人做到了一指可点7张。这种点钞法，适用于收款、付款和整点工作，新旧币、主辅币都能点。这种方法的主要优点是记数比单张点钞省力，效率高。缺点是从第2张以后的钞票看的面积小。
记数，采用分组记数，如点3张，即3张为一组，记一个数，点33次余1张，即是100张，如点4至7张以上者均以此方法计算。
（3）手持式四指拨动点钞法。
这种点钞法适用于收、付和整点工作。5角以上的票券均能点，特点是效率高（4个手指都拨票），记数省力（4张记一个数）。操作时主要用手关节活动，动作范围小，可以减轻劳动强度。最适用于点数把券，不适于点残破票太多的钞票。
其操作方法有：
①拆把及持票。
②清点。
③记数。
采用分组计，每4张为一组，记1个数。
④挑残破票。
点数时发现残破票，用两手指捏住（其他手指松开）向外折叠，露出一端，等一把钞票点完后，抽出残破票，补上好票。
⑤扎把盖章。
拨票时眼睛应集中在钞票的右上角，这样可以看到票面的1/2，便于看出残破券、发现双张和拨空等。
（4）手持式五指拨动点钞法。
这种方法适用于收款、付款和整点工作，其优点是点钞速度快，记数省力。操作时主要用手指关节活动，动作范围小，可减轻劳动强度。
3.手按式点钞法介绍
手按式点钞可分为手按式单张点钞法、手按式双张点钞法、手按式3张和4张点钞法、多指推动点钞法、三指推动点钞法、手按式五张扳数点钞法6种。
（1）手按式单张点钞法。
这种点钞法适用于收款、付款和整点各种新、旧、大、小钞票，特别宜于整点辅币及残破票券多的钞票。此法的优点是看的票面较大，便于挑剔残破票；缺点是在速度上比手持式单张点钞法慢些，劳动强度也大些。
（2）手按式双张点钞法。
这种点钞法适用于取款、付款和整点各种新旧主币、角币。主要优点是速度比手按式单张点钞法快；缺点是挑残破币不方便，所以不适用于整点残破券多的钞票，劳动强度也较大。
（3）手按式3张和4张点钞法。
这种点钞法适用于收付款和整点各种新旧主币、角币。它的优点是速度比单张、双张点钞法都快，缺点是除第1张外，其余各张看的票面小，不宜整点残破券较多的钞票，劳动强度也较大。
具体操作方法如下：
①放票。
把钞票斜放在桌上，使其右下角稍伸出桌面，坐的椅子要向右斜摆，使身体与桌子成一个三角形，便于右手肘部枕在桌面上，操作起来省力。
②沾水。
右手的食指、中指、无名指和小指沾水。
③点数。
④记数。
采用分组记数，三指点钞是每3张为一组记1个数，数到33组最后剩一张，即为100张；四指点钞是每四张为一组记1个数，数到25组即为100张。
⑤挑残破票。
点数时发现残破票，即用两个手指夹住（其他手指松开）抽出来。
（4）多指推动点钞法。
这种点钞法适用于收付款和整点各种钞票，尤其适合于整点成把的主币。它的优点是效率快；缺点是清点零数和付款配票不方便，残破票不易剔出。
（5）三指拨动点钞法。
这种点钞法的适用范围及优缺点与三指推动点钞法相同。具体操作方法如下：
①点数。
②挑剔残破票。
整点时发现有残破票，待点完一组3张后，用左手将残破票取出，或者折起，等到点完一把后再取出来。
13.4 整点硬币有方法
在实际工作中整点硬币一般有两种方法：
（1）手工整点硬币。
手工整点硬币一般常用在收款、收点硬币尾零款。手工整点硬币，一般包括拆卷、清点、记数、包装等几个步骤。
（2）工具整点硬币。
工具整点硬币是指大批的硬币用整点工具进行整点，工具整点硬币，一般包括拆卷、点数、包装等步骤。
13.5 保险柜的安全使用
1.保险柜配备的使用说明
为了保卫国家财产安全和完整，各单位应配备专用保险柜，专门用于对库存现金、各种有价证券、银行票据、印章及其他出纳票据等的保管。各单位应加强对保险柜的使用管理，制定保险柜使用办法，要求有关人员严格执行。
一般保险柜都配有制尾锁、密码锁、弹子锁及防盗报警器等，使用时按以上锁顺序开放即可，具体使用方法如下：
（1）密码锁的使用。
一般保险柜有三个密码数字：首先按第一数字顺时针转动两圈对正标数；然后按第二数字逆时针转动一圈，继续转动对正标数；接着再按顺时针转动对正第三数字标数即可。关锁时随意乱转一下即可。
（2）防盗防警器使用。
人离时，先拔出钥匙，接上电源把门关上。若再插入本身钥匙或金属品报警器便发出响声。开门后关闭电源，报警即止。
2.如何使用保险柜
（1）保险柜的管理。
保险柜一般由总会计师或财务处（科、股）长授权，由出纳负责管理。
（2）保险柜钥匙的配备。
保险柜要配备两把钥匙，一把由出纳保管，供出纳日常工作开启使用，另一把交由保卫部门封存，或由单位总会计师或财务处（科、股）长保管，以备特殊情况下经有关领导批准后开启使用。出纳不能将保险柜钥匙交由他人代为保管。
（3）保险柜的开启。
保险柜只能由出纳开启使用，如果单位总会计师或财务处（科、股）长需要对出纳工作进行检查，如检查库存现金限额、核对实际库存现金数额，或有其他特殊情况需要开启保险柜的，应按规定的程序由总会计师或财务处（科、股）长开启。
（4）财物的保管。
每日终了后，出纳应将其使用的空白支票（包括现金支票和转账支票）、银行收据、印章等放入保险柜内。保险柜内存放的现金应设置和登记现金日记账，其他有价证券、存折、票据等应按种类制册登记，贵重物品应按种类设置备查簿，登记其品质、重量、金额等。所有财物应与账簿记录核对相符。按财务规定，保险柜内不得存放私人财物。
（5）保险柜密码。
出纳应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防为他人利用。出纳调动岗位，新出纳应更换使用新的密码。
（6）保险柜的维护。
保险柜应放置在隐蔽、干燥之处，注意通风、防湿、防潮、防虫；保险柜外要经常擦抹干净，保险柜内财物应保持整洁卫生、存放整齐。一旦保险柜发生故障，应到公安机关指定的维修点进行修理，以防泄密或被盗。
（7）保密柜被盗的处理。
出纳发现保险柜被盗后应保护好现场，迅速报告公安机关（或保卫部门），待公安机关勘查现场时才能清理财物被盗情况。节假日满两天以上或出纳离开两天以上没有派人代其工作的，应在保险柜锁孔上贴上封条，出纳到位工作后揭封，如发现封条被撕掉或锁孔被弄坏，也应迅速向公安机关或保卫部门报告，以使公安机关或保卫部门及时查清情况，防止不法分子进一步作案。
参考书目
1.本书编写组编著：《新旧企业会计准则差异比较与实务应用》，企业管理出版2007年版。
2.雷建编著：《第一次当会计应知应会320问》，经济科学出版社2007年版。
3.陈斯雯编著：《会计业务轻松过关》，企业管理出版社2006年版。
4.杨成贤编著：《第一次当会计》，企业管理出版社2006年版。
5.杨成贤编著：《跟我学当出纳》，经济科学出版社2008年版。
6.胡晓轩编著：《出纳业务轻松过关》，企业管理出版社2006年版。
7.王亚卓编著：《轻松学出纳》，江西人民出版社2007年版。
8.何大安编著：《三天学会当出纳：图解版》，经济科学出版社2008年版。
9.何大安编著：《出纳业务现学现用》，企业管理出版社2006年版。
10.白媛媛编著：《出纳实务三天速成》，民主与建设出版社2008年版。
11.莫桂莉编著：《当出纳不出错》，经济科学出版社2007年版。
12.王春如编著：《第一次当出纳应知应会320问》，经济科学出版社2007年版。
13.王静、赵京菊编著：《做好会计管好账》，企业管理出版社2006年版。
