一、要从小事做起
实际工作中，常会遇到这些情况：
（1）做会议记录，写着写着钢笔没水了；
（2）订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
（3）用浆糊时，找不到浆糊刷；
（4）开会时间到了，找不到会议室的钥匙。
类似此种急人、抓瞎的事例还可以举出一些。
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
工欲善其事，必先利其器。那么“器”如何“利”呢？
（1）准备两支以上自来水笔（注意及时灌水），经常带在身上。
（2）选用质量较好的订书机并注意维修，使之处于良好状态。
（3）曲别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因找这些东西而误了时间（放在一个抽屉里头为好）。
（4）剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不要用折叠剪，以免用时打不开。
（5）红、蓝、黑墨水各准备一瓶，尺子一把，铅笔三支以上，事先削好。
（6）浆糊或胶水准备一瓶，浆糊刷要好用，一般不要用手抹，用手抹既不雅观又不卫生。
（7）信封、信纸、便笺、电话纸、电话记录纸、呈阅和呈批等常用公文纸放在固定地方。
（8）平时保管好本职业务需要的算盘、计算器、复印机等。
（9）办公室、会议室、办公桌、保险柜等处钥匙起码准备两把，一把放在固定地方，一把带在身上，不要因一时找不到钥匙而影响办公效率。办公用钥匙和家庭用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。某报曾报道一个工厂厂长要求厂部除财务科外，各科室每个干部都必须掌握一大串钥匙，能打开室内所有人的抽屉，只要有一个人在，什么急事都能办，避免找人办事难。这个经验值得借鉴。
以上说到的一些“小零碎”东西，许多人都未加注意，东放一个，西放一个，不能发挥“整体效益”。最好是把这些常用的办公用品放在固定的地方，例如抽屉里或特制的文具盒里，形成“文具系列”，消耗品随缺随补，用完后“物归其位”。这样，每次用时都可信手拈来。
二、应备备查“工具书”
作为秘书，办公桌上应尽量备齐各种适用工具书。
（1）一本字典。起码有一本新华字典，若备上《辞海》更好。其他各类词典（包括简化字表）根据情况准备。
（2）常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，何文件号，用时，很快就能借到。
（3）有关单位或所属单位的通信地址、电话号码、电报电传代号等。因地址不清，寄发文件、信函不能及时收到或成为“死信”而误事的现象屡见不鲜。
（4）飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
（5）中国地图、世界地图及有关地理知识方面的手册。
（6）中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表备查。
（7）计量单位简表，节令、气象方面的知识手册。
（8）汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定等。
（9）与本职工作有关的表格。例如办公室人员要准备一张本单位人员的家庭住址、电话号码一览表。
一个文秘人员的脑子不可能记住各方面的事，准备点工具书（表）等，用时查一查是负责任的表现，不是丢面子的事。
三、凡事计划在先
秘书的工作效率高不高，与事先有没有计划关系密切。所谓计划，就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划，有心里想的，有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化，但事先计划不计划，效果是不一样的。
工作中往往临时性、被动性的工作多，要列出详细的计划很难做到，但大体上有个安排是可以办到的。近年来颇为流行的目标管理，实际上就是一种计划管理，列出每年、每季、每月、每周的工作程序图，什么时间干什么，一目了然。有个“六项任务编号工作法”可供借鉴。这个方法是：把明天做的最重要的六项任务按其重要性大小编上号码，明天上午就从第一项事做起来，直至完毕，再做第二项，如此下去，直到下班。如果六项任务没完成，不要于心不安，因为这个办法完成不了，用其他办法也做不完。六项任务编号工作法的最大特点是按事情重要程度来编号。这就告诉我们，做计划一定不要忘了把最重要的事放在重要位置，从时间上、人力物力财力上给予保证，集中精力办好。
秘书工作繁杂琐碎，要想不出大错，事先一定要多做些准备。宽打窄用，办事才从容。
（1）运筹要有备份计划，做计划要有主计划、备份计划，甚至要有三份计划。
（2）撰文要有充足材料。秘书起草文件是常事，一个观点也许只要一个例子就可以说明了，但起码要准备十个。以十当一准备，十中挑一选用，这样写文件质量才能高。
（3）遇事多想几个方案。
（4）办事要多准备几手。秘书也要经常考虑到不可知因素。办事多准备几手，以应付意想不到的情况。比如要车送人到车站，就要考虑到车况、路况、路上红绿灯状况、其他意外因素，这样计算好时间，提前出发。
秘书也要学会“临阵磨枪”的准备方法。因为具体人具体事不同，很难说“临阵”怎么个“磨枪”法，有三条原则供参考：
（1）求精。有些事情已经有所准备，但到了关键时刻，仍需自己出难题，以便精益求精。
（2）挖潜。当遇到突如其来的事情时，抓紧点滴时间进行准备，从时间上挖潜。更重要的是要充分相信自己的潜力，像运动员那样，发挥自己身体的每一个机能，找到解决问题的办法。切忌妄自菲薄，认为自己不行，错过了时机。
（3）竞赛。有的事情尽管事先已准备好了，但事到临头，又有一些变化，此时千万不要气馁、烦躁、听之任之，而应想到自己以前做过同类事情，力争比原来做的更好些，学会自己同自己比。做一事，进一步。
四、井然有序
公文一般是放在办公桌上、抽屉里和公文柜里的。公文如何存放有利于提高效率，对文秘人员来说，不可不加注意。
在办公室里，我们常常可以看到这样的情形：
（1）有的办公桌上就像一个“垃圾堆”，各种公文堆在一起，杂乱无章；
（2）有的办公桌抽屉就像一个“字纸篓”，各种公文随便一塞，乱作一团；
（3）有的整个办公室就像一个“破烂市场”，公文这放一点，那放一点。
在这几种情况下，在“文山”里找一份公文，可谓“难于上青天”，不急出一头汗是找不到的。不少急办的事就因为压在了“文山”里而被耽误了。有的甚至根本找不到了——很可能真的当垃圾处理了。这样，一是容易误事，影响工作效率，二是容易泄密，造成严重后果。
秘书应该把办公桌上、抽屉里、公文柜里的公文，分门别类，整理存放，做到井然有序，要找某份公文，立刻就能拿得出来。
公文存放，看起来是件小事，却反映出一个秘书的工作责任心、组织能力、处事态度、办事效率、可依赖程度，甚至可以从中看出性格和为人。
公文存放工作做好了，确实可以方便工作。常见的存放方法：
（1）按来文的单位大小按级存放。
（2）按内容性质存放。如党委建设、基层工作、计划生育等。
（3）按公文体式存放。如通报、命令、电报、请示等。
从本职工作出发，把上述三种形式结合起来，照顾到单位、内容、体式。不管按哪种方式存放，一定要分类清楚、摆放有序，达到查找容易的目的。
公事是每天要办的，公文是经常“流动”的。因此，还要注意经常整理。
五、合理布局
以上是办公室内的局部问题。秘书如何从全局上考虑布置好办公室这个空间，以方便工作，提高效率，也是十分重要的。
（1）效益原则。充分利用办公时间。这一点在布置办公室时要优先考虑。根据这个原则，办公室内的核心家具——办公桌应放在恰当位置。一般来说，应放在面朝窗户，背对门口的位置，这样不仅采光好，更重要的是在夏天开门办公时，不致有人路过门口而分心，爱串门的人因直接看不到熟人面容，也不会过去闲聊，更不至于一人闲聊影响整个办公室的工作。
（2）方便原则。各种东西要取用方便，保险柜、书架、衣架、沙发、图表、记事板、电话、水瓶、茶几、台历、废纸篓等均要放在恰当位置，达到使用方便的目的。
（3）整齐原则。在考虑上述两条原则时，把整齐也要考虑在内，在照顾效益、方便的同时，把东西尽量摆放得整齐一些，使屋子看着舒适——有利于提高效率。
（4）朴素原则。切记办公室是办公的，一定不要搞花花哨哨的与办公无关的装饰物。若房间较大，可稍装饰壁画、鲜花等，但要“画龙点睛”，不可“喧宾夺主”，使人感到俗气。办公室的“美”应以“素雅”为最高原则。
六、小本随身的妙处
秘书的工作，大至为领导决策服务，小至收发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂，办好了一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。
人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，单凭脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始也是最可靠、最基本的工具就是小本子。
秘书利用这个小本子主要记录的内容是：
（1）当日自己的主要活动；
（2）本单位的大事；
（3）领导交办的事情；
（4）别人交办的事情或反映的情况；
（5）自己想到的事情和对完成好任务的设想等。
把事情记下来之后，经常翻一翻，急事马上办；一般的事列入计划办；要领导点头的事，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看得懂就行，文字上也不必仔细推敲；事情的时间、地点、人、物等如实记载，一般情况下，一事一记，办完一件可划掉一件。这样，工作之事就不易忘记了。
七、朝思暮想的妙法
有的人习惯于用小本子记事，有的人则不大习惯。有的即使备有小本子，由于杂事纷纭，也难以全记下来。有经验的同志常常采取早晚想一想的办法，不仅可以做到不忘事，还可以利用潜意识解决一些难题。
晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天没办明天要办的，明天要新办什么事情。当天这种回忆，不是事无巨细，而是选其要者，想其主要的事情，记下主要的事情——这个记，一是笔记，二是脑记（有条件的也可以录下音来）。这种回忆，不是苦思冥想，彻夜不眠，而是在脑子里“过一下”，以不影响休息为宜，否则第二天就没精神工作了。
早上起床或上班前，把今天要办的事、昨日遗留的事想一下，特别是对易忘的事和时间性比较强的事，例如几点开会、几点接人、首长几点有什么活动等，要在脑子里过一下，排一下计划，这样一般就不会忘事了。
朝思暮想，说起来简单，做起来不容易，特别是每天坚持不易，但如果不能做到每天早晚想一想，此术的作用便谈不上了。因此，初时要“强迫”自己早晚想一想，时间久了，形成习惯，就自然了。当然，要真正做到“情不自禁”地朝思暮想，是需要有点责任心的。
（1）每天上班后，除了打扫卫生外，第一件事情就是打开抽屉或保险柜，看一看有没有当天要处理的公文。从实践中看，这一点很重要，往往头一天下班前急匆匆地把未处理完的文件放进了保险柜或抽屉里，第二天若不检查，再有别的事一打岔，就可能会忘掉。
（2）每天下班前，看一看办公桌上还有没有没处理完的公文。如果有，请注意放在上面抽屉内，或放在办公桌显眼处，第二天一上班就能看到。需要第二天回复的私人信函，也可以放在装钥匙的口袋里，第二天一开门就会摸到。
（3）每周不妨清理一次办公桌、保险柜，不仅使物品摆放有序，也可以检查出压在办公桌抽屉内的文件，避免发生某些公文积压的现象。
八、多做为上的原则
要做到不忘事，最根本的办法是把事情办了。在一切办法中，做为上。否则，记忆力再强、备忘的方法再多总有疏忽的地方。因此，在平时工作中应贯彻“多做为上”的原则。在具体方法上应注意以下几点：
（1）想到就做。一旦想起了什么事，应赶快做，不然就又可能忘掉。
（2）即事即时做。顺手就可完成的事，即时就办，否则就有可能被其他的事打乱而遗忘。例如，你正在写材料或正在与人谈话，突然接到一个电话，请你通知甲几点开会，那你不妨赶快拨个电话告诉甲，这件事就算完成了。若放下来，则就可能因为集中精力写材料或谈兴很浓把这件事忘了。
（3）当日事当日毕。一般来说，当天的工作应尽量当天完成。一过夜，有的事情就有可能忘掉。因此，一定要树立当日事当日结的观念。
九、自编程序的高招
按程序办事，一般不会把其中一个环节落下。即使落下也会马上发现、及时纠正。而程序，有的有统一的模式，有的是当事人自己编的。
没有规矩不成方圆，没有程序容易忘事。要想不忘事，就要把自己所担负的工作编个程序，按设计的“线路”走。
一般来说，秘书经手的事，可分为“硬件”和“软件”。所谓“硬件”，就是负责经手的东西、物品应该有次序地存放，需要时，一取就出，不至于忘了存放地方而到处找不着。所谓“软件”，就是负责办理的事情，呈送、传阅的文电等，也要有个“程序”，自己设计好后，按路线走，中间若有什么意外的事“干扰”，也不要管它，仍坚持走自己的“路线”，这样，一般来说，就不会落下什么事了。例如，作为秘书，传达通知是常事，那就要把传达通知的“程序”设计好，或根据单位编制序列，或根据单位的大小、远近，电话线质量的好坏等，每次都按“线路”传达，形成习惯，这样即使中间办点别的事，也不至落下某个单位。
十、自我提醒的办法
要做到不忘事，同事之间互相提醒是很重要的。然而有不少事常常是当事人自己经办的，别人不了解，那就只有靠自我提醒了。
自我提醒的办法很多，除了以上谈到的早晚想一想、早晚查一查外，常用的还有以下几种：
（1）文字提醒。过几天或过一段时间要办的事，可以写在本子上，可以写在纸上压在玻璃板下，也可以记在台历上需要办的那一天，到时间一看就不会忘记了。注意文字提醒一定要醒目，要看到就能想起。若记在本子上，则要划出特别记号。
（2）实物提醒。例如，一位负责事务的文秘下午下班时接到一个通知，要求必须在第二天8点15分会议召开前及时打开会议室大门。这位秘书第二天一上班已安排了很多事，生怕把这件事忘掉，就把会议室的钥匙放在自己办公桌的显眼地方，第二天一上班，看到了钥匙，就会想到开门的事。
（3）关联提醒。事物都是有联系的，有时办张三的事时，本来已经淡忘的李四的事，突然想起来了。有时甚至听了某句话，看到了某个东西，想起了另一件事。对这种冒出来的事，要赶紧记下来，或插空把新记起的事办了。
（4）委托提醒。如果不是保密的事情，可以告诉同事，某日、某时我要办某件事情，到时请提醒一下。注意，被委托的人一定不是比自己更忙的人，若是比自己还忙，从感情上说不合适，从实际上看，很可能会误事。
以上谈到的一些方法，基本上属于“被动性的”。秘书要做到不忘记，还要充分发挥“主动性”，增强记忆力，从根本上解决问题。
