——领导者提高时间效率的艺术
领导工作可谓日理万机，时间不够用是当代领导者普遍的感受。尽一切可能提高管理效率是每个领导者的需要，而提高效率考验着领导智慧和管理艺术。
一、时间危机：领导者的困惑
从事当代领导工作，因为任务繁重，压力过大，几乎人人都会感到时间紧迫。总是一事未了又接一事，总是昼夜操劳而时间仍不够用。面对时间危机，每个领导者都会思索对策，力图以最经济省力、最提高效率的方法摆脱这一烦恼和困惑。
1.领导者的“时间危机”
“太忙了！”这几乎是每个领导者的口头禅。人们常用“日理万机”一词来形容领导者的工作。很多领导者的确如此，工作一项接着一项，日程表排得满满的，然而仍然是时间不够用。有人给某政府部门的一位局长一天的工作状况绘制出一张“图画”：早晨6∶30起床，刷牙，洗脸，吃早饭，尚未吃完，门铃响了，夫人开门，进来的是局长直接下属的后勤科长，科长说有很紧急的情况汇报，不得不堵着家门来找局长。这样，两人一谈就是15分钟，都站在门厅里，既没有坐下，更没有喝茶。谈完之后，局长一看手表，已经过了上班时间。咚咚咚地跑下楼，骑车去办公室，到达办公室已经迟到24分钟。办公室已有秘书在等候，他递过来一叠传阅文件和需要局长签字的材料。文件尚未看完，局办公室主任进来，说今天上午有个会议需要局长出席，其中第二个会议在市委财政局办公室召开，需要坐车前往。局长听清了会议的时间、地点，点头表示已经清楚，埋头接着又去阅读传阅文件。文件刚一看完，第一个会议开会的时间已到。副局长在一旁催促，说出席会议的人员已经到齐，等候他去主持。匆忙前往会议室，局长已记不清主持会议的开场白是如何说的。好在这个会议不需要他去动脑筋决策什么问题，只不过是一般性的会议，主要有副局长讲话。第一个会议结束，离坐车去开第二个会议还有25分钟空隙，局长本想去办公室看一看头天报纸中的新闻，松弛下脑子，可是一到办公室，却有两位下属科长在等候向他请示工作。尚未谈完，办公室主任又在催促，说需要乘车出发了。于是局长与两位科长一同走向楼下的车库，边走边谈。开完第二个会已是中午11∶50，回到家里已是12∶30，夫人已经将饭准备好，吃完饭准备稍微休息一会儿，可是电话铃又响了，办公室主任说下午市政府的夏副市长要来检查工作，局长需要汇报、作陪，特别请局长下午提前半小时上班，几位正副局长共同商量一下汇报提纲和准备有关材料……这就是一位现代领导者的“日理万机”图。这并不是某位个别人的写照，而是很多领导者的共同情况。我们可以用“时间危机”这个现代术语来概括领导者的这种状况。时间，对于身负重要责任的领导者来说，真是太重要了，领导者的任何决策、计划、组织、控制、监督、业务考核都需要时间，因此，时间是领导者的宝贵财富。然而“时间危机”却几乎困扰着每一个领导者。
2.认识时间的特性
恩格斯说过，一切存在的基本形式是空间和时间。我们常说的“宇宙”，“宇”表示空间，“宙”就表示时间，“四方上下谓之宇，古往今来谓之宙”。时间反映了任何物质客体存在和运动发展的持续性。
法国着名思想家伏尔泰在他的中篇小说《查第格》中写过这样的一个谜语：最长最短的东西是什么？
最快又是最慢的东西是什么？
我们都无视它，然而不久又为此后悔不已。
如果没有它，什么事情也不会成功，
它吞下了一切最微小的东西，
它也构成了一切最伟大的东西。这就是时间！伏尔泰以寥寥数笔，概括了伟大、严肃而又复杂的时间的形象。
时间最长而又最短。它的总体无始无终，然而，构成时间的元素却是短暂的。你刚迈出几步，一分钟就消失了；抬一下胳膊，就跑掉了两秒钟，大文豪歌德曾遗憾地说：“生命苦短，艺术长青。”有人问着名生物学家聂佛梅瓦基，他怎么能把一生都用来研究蠕虫的结构，他很惊奇地说：“蠕虫那么长，人生可是那么短啊！”短和长竟是这样奇妙地统一在一起。
“时间像奔腾澎湃的急湍，它一去无返，毫不流连”。这是西方着名学者赛马提斯说的话。一去无返，这就是时间的特性。
3.产生“时间危机”的原因何在
“时间危机”并非是领导者的天然伴侣，所谓“忙”，仅仅是思想方法和工作方法问题。日本有句谚语，叫做“急事得求忙人办”。这就是说，身负繁重工作的人反而拥有办事的时间。这是因为，是否真的忙，主要看其是否会科学地支配时间。一些工作繁重的人，精于安排，巧于计划，却能够将工作做得井井有条。相反，一些工作任务不重的人却不会吝惜和节约时间。不少领导者，在错误的思想方法和工作方法的指导下，常常出现下列种种情况，从而使自己产生“时间危机”。
①工作分配不合适，授权不够。别人能干的工作，不分配给别人干，却自己抓住不放，结果花费了很多时间，对非得自己亲手干不可的工作反而不能多花力气。
②优柔寡断。本来可以对某事或某问题立即做出个决定，但却举棋不定，费很多的工夫去思考这个问题，从而浪费了时间。
③行动迟缓，拖拖拉拉。正如俗话所说的“迟缓是时间的小偷”，现在就得动手马上干的事，却拖到以后再干，而心里又在不断地惦记着它，为此事做了大量不必要的心理准备。
④一些会议占用过多的时间。随意召开会议也是浪费时间的一个很大原因。
⑤与同事或客人闲聊。一聊就是半天，或者晚上客人来访，闲聊到深夜，影响第二天的工作。
解决领导者时间危机的根本出路在于确定正确运筹时间的思想方法和工作方法，在于讲求提高时间的使用效率，即时效。
所谓时效，是指在单位时间里所做的工作量的大小。可用公式表示为：时效=工作量(价值)工作时间提高时效就是指提高在单位时间里所做的工作量。讲求实效和提高时效，对于领导者来说具有重要意义。它不仅可以使领导者从日常工作中的时间危机中解脱出来，而且可以使领导者有闲暇时间多思考工作，在科学决策上多下工夫；还可以使领导者在工作中创新，从而开拓新局面。
二、时间运筹的两大策略
驾驭时间的出路在于提高时间的使用效率，而提高时间使用效率的出路又在于对时间的科学运筹。
时间运筹，其本意是指在实施某项工作时，对所必须进行的工作要进行严格的时间定量计算，在兼顾各个环节的基础上，提出最佳的时间结构、最省时的方案以及具体数量依据。而这里所说的时间运筹则是泛指探索时间运用的科学规律。
时间运筹，首先是讲究时间运用的策略问题；其次是节约时间的技巧问题。前者是从宏观和整体上来把握时间利用的“大政方针”；后者是从具体和微观上来把握时间利用的“雕虫小技”。本节首先探讨时间运筹的简化策略和委权策略。
1.化繁为简：提高时间的使用效率
领导工作的特点是头绪众多、范围广、事情杂。在这种情况下，要节约时间、提高效能，就必须善于把复杂的事物简单化，这是一条提高时间使用效率的捷径，是很重要的领导艺术。
在现实生活中，有这样两种类型的领导者，一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越糟。应当提倡第一种类型的领导者，倡导掌握化繁为简的领导艺术。
化繁为简的领导艺术，主要包括以下几个方面的内容：
（1）即抓住工作中的关键环节，着力打通“瓶颈”
在领导工作中，必须善于在纷纭复杂的事物中抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使纷纭复杂的状况变得有脉络可寻，从而使问题易于得到解决。
另外要抓住主要矛盾，即抓住工作中的关键环节，从它的反面讲，就是要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通；否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
（2）简化不合理的工作程序，或“优化事序”
对一个领导者来说，在他的案头往往会有大大小小的问题或任务排成队，静待着处理。如果要按单向排队顺序，来了什么工作就做什么工作，天长日久，就会形成“事无巨细，一律平等、一律照办”的工作习惯。这样的习惯在客观上就会导致数量众多的“小事”淹没非常重要的“大事”，导致领导者产生因小失大的错误。有的领导者还有这样的工作习惯，总是优先处理最紧迫的事情，而最紧迫的事情却不是最重要的事情。这样的工作习惯也使领导者产生错误，只重视现在，而忽视将来；只重视克服困难，而忽略创新和寻找机会。
提高领导者的时间效率，要求以社会效果和经济效益为准绳来确定事序的排列。要求领导者将每天面临的杂乱无章的工作系统化，按工作的轻重缓急，根据某项工作在系统中起作用的程度、贡献大小分为不同类别并排定事物的优先次序，在这方面，美国企业管理顾问艾伦·莱金所提出的A、B、C分类法对我们颇有启发。他在《如何控制你的时间和生命》一书中，提出了两种利用时间的办法：
①编制每天工作的时间表。莱金认为，由于每天需要管理的事情很多，又不可能都做完，因而可将事情分成A、B、C三类。A类事情最重要，B类次之，C类可以放一放。一位优秀的领导者，应想方设法去完成A类和B类工作，若完成了，也就完成了本天工作的80％，从而可以心安理得。这种方法有利于人们把有限的时间安排在效率高的、最重要的事情上，同时机智地拒绝或拖延不必要的事或次要的事。一件事来了，首先要自问“这件事值不值得做”。
②任何值得做的事，都要拼命去做。即使离午饭还有十分钟，也应该把它用来做这件事。尤其重要的是开始，即使自己不擅长干那些事，也要开始去做，不要有恐惧心理，干起来以后，情况就会有所改善。
(3)对时间进行“立体统筹”
进行时间上的立体统筹，也就是巧排事序的最优方案，是领导者时间运筹艺术中的一大高招。进行时间统筹，首先应具有立体化安排时间的意识。立体公路的车流量大，高层建筑的空间利用率高。同样道理，立体结构的时间安排也能提高时间利用效率。
比如，某一领导者，早晨8点上班，到办公室后，有一系列事务和工作要做，这些事务和工作所要花费的时间分别是：①收拾整理办公桌：3分钟；②听取秘书对一天工作的安排：5分钟；③对秘书指示关于某一报告的起草：15分钟；④阅读文件：17分钟；⑤外出开会乘车：35分钟；⑥开会：90分钟。如果这六项工作按照单向顺序一项一项地做，那么就需要总共花费165分钟，但如果对这六项工作进行立体统筹：在听取秘书对一天工作安排的同时，收拾整理办公桌；在乘车的路上同时对秘书指示某一报告的起草和阅读文件，那么只需要130分钟就够了。为了使时间统筹做得好些，领导者可以给自己画一张工作统筹图。画图之前，先排一排每天有哪些事情要做，摸清这些事情的相互关系，哪些事情该先做，哪些事情可后做，一件事情做完了会给其他事带来什么影响；并计算完成每件事需要多少时间，这些调查完毕，就可以组合画图(见图16-1)。
仍以前面所举的例子为例。
图16-1工作统筹图
为了方便，还可以把工作按序列用符号标记出来，用箭头表示衔接关系，并把时间记在箭杆上，就形成了图16-2.
图16-2以符号标记出工作统筹图
其中需要时间最长的线叫做主要矛盾线，即②→③→⑥。
从这种统筹图中可以看到：可以同时做两件事情。我国有一句古话，叫做一心不能二用。如果从专心致志做某件事的要求的角度看，这是对的；但是，有些事情完全可以“一心二用”。事实证明，同时做两件事是节约时间的重要技巧。
运用化繁为简的策略，领导者可以大大提高时间使用效率。纵观人类发展史，效率往往就是从简化开始的。赵武灵王提倡“胡服骑射”，用骑兵结束了“战车时代”，靠简化在军事上做出了卓越贡献。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推进了社会的进步。在当今科学技术、社会发展日新月异的时代，用简化的方法提高效率，对加速我国现代化建设的步伐具有重要意义。
2.委托权限：领导者的分身之术
委托权限简称委权，是指委托某些下属以一定的权限，让其完成某项领导者分配的工作。委权与授权有着类似之处，所不同的只是在于授权是给予下属较为长期的、稳定的权限，而委权只是给予下属临时性的权限。委权的目的主要是分散领导者的工作，节约领导者的工作时间，委权是领导者的分身术。
任何领导者，无论他如何能干，也都必须学会委权这种领导艺术。委权的技巧或艺术主要有以下几个方面：
（1）确定什么样的工作可以委派他人去做
有一些工作是不能委派他人做的，但一般来说，相当多的一部分工作都可以委托出去。例如，以下工作就可以委派他人去做。
①收集和分析那些为进行研究并做出决定所必需的材料，包括事实材料；
②在领导者自己决定目标、方针、工作程序、计划等事项之前的准备工作；
③决定了上述事情以后的实际实施工作；
④稿件的预先准备工作；
⑤日常业务或琐碎的工作；
⑥自己不出席，别人出席也完全可以代理的集会或会议等。
也可以根据下面的标准，决定哪些工作应委派给下属人员去做。
①看这项工作是关系组织方针的大计，还是经常性的日常业务；如果是经常性的业务，则可以委派给下属；
②要了解下属有没有与此相应的承担这项工作的能力，如果有，则可以委派他们去做；
③从工作的重要性来讲，为某项工作花费时间，还不如干其他更要紧的事情，如果有这样的情况，则可以把这件工作委派给下属人员去做。
（2）确定委派给谁
在决定了什么样的工作可以委派之后，接着就应考虑由哪些人来接受委任。
一般是对以下人员委派工作：
①直属部下；
②工作或技术上的专家；
③有特殊资格或知识技能的人——以前有过这方面工作经验的人；
④为了从事不同于普通工作的紧急工作，作为特别班子而组成的人员；
⑤认为某一项工作是自己的专长，愿意承担并很有信心的人。
此外，作为特殊情况，还可以按以下标准选出应该委任的人选：
①不为人所注意、但确有才能的人。只要委任方法得当，他们就能出色地完成任务；
②没有经验但很有培养前途的人；
③有其他方面的缺点与不足，但又可以做好所需委托的工作。给这样的人委派工作，会使他感到被给予了改正缺点的机会，从而会十分负责地去完成所委托的工作。
（3）确定怎样委派工作
进一步的问题则是怎样委派工作。领导者必须善于把自己的想法传达给接受委派的人，要求对方明白自己想做什么，只有这样才能把工作做好。
①为了使接受委任的人能够完成工作，必须给他以充分的权限和责任。接受委派的人，也应该完全理解自己有什么权限和责任。
②要预先让接受委托的人了解到有关委派工作的费用、人员、设备设施、时间等条件，乃至他可以利用的种种方针、政策及使用上的限制。
③要事先让接受委任的人清楚：在什么情况下，必须请示工作；在什么情况下，可以自己做主，只要事后汇报即可。
（4）监督所委派的工作
领导者在委派了工作之后，并不意味着可以撒手不管了，还需要进行必要的监督，监督与是否信任部下无关。但如果做得过分，也会使部下失去工作的自信心，所以，这种监督必须注意做到恰如其分。为此需要做到：
①在工作开始时，预先宣布要检查之处。如果最初无言在先，等工作开始以后才说起这种监督是必要的，下属就会认为对自己不信任；
②要事先建立“侧面监督制度”。即请第三者照看或接受第三者监督；
③事先建立诸如定期举行例行会议、定期报告等规章制度，以检查核对工作情况；
④以其他工作为理由来检查所委托的工作情况。
三、赢得时间的八大技巧
解决领导者的时间危机，不仅需要策略，还需要技巧。本节将介绍八个方面具有可操作性的赢得时间的技巧。
1.记录时间的消耗
要想赢得时间，首先必须明了时间是怎样被消耗的。而要想知道时间的耗费情况，又必须先记录时间。领导者应该养成勤于记录时间消耗的习惯。办法是在做完一件事之后，立即记录下所耗费的时间，每天一小结，连续记一周、两周或一个月，然后进行一次总体分析，看看自己的时间究竟用到什么地方，从中找出浪费时间的原因。专家研究证明，凡是这样做的人，节省时间、提高效率的收效都很大。现在人们常常把“应该”花费的时间看成是实际已经花费的时间，而这两者往往是不相等的两个量。如果人们问一位领导者；“您今天上午做了什么，花了多长时间？”答曰：“起草报告花了三小时。”其实，在这三小时中，他喝茶、抽烟花费了18分钟；中途休息了两次，花费了23分钟；与同事聊天，花费了27分钟；接三次电话，花费了5分钟，这样总共花费了73分钟，实际上真正用于起草报告的时间只有1小时47分钟。可见浪费时间是多么的惊人。因此，进行时间消耗记录，对时间使用进行统计分析，对于领导者提高时间利用率，是一件十分有意义的事情。
这里介绍一位前苏联昆虫学家柳比歇夫的时间统计方法。
柳比歇夫的一生，成就赫赫，硕果累累，他发表了70多部学术着作，写了12500张打字稿的论文和专着，内容涉及遗传学、科学史、昆虫学、植物保护、哲学等广泛的领域。在这些成就中，有相当一部分要归功于他那枯燥乏味的日记本——“时间统计册”。柳比歇夫每天的各项活动，包括休息、读报、写信、看戏、散步等，支出了多少时间，全部历历在案。连子女找他问话、他解答问题也都在纸上做记号，记住花了多少时间。每写一篇文章，看一本书，写一封信，不管干什么，每道工序的时间都算得清清楚楚，内容之细令人惊讶。在1964年4月8日这一天，他这样记录道：
“乌里扬诺夫斯克。1964年4月8日。分类昆虫学：鉴定袋蛾，结束——2小时20分；开始写袋蛾的报告——1小时50分(1.0)。
附加工作：给达维陀娃和布里亚赫尔写信，6页——3小时20分(0.5)路途往返——0.5.
休息、剃胡子、读《乌里扬诺夫斯克真理报》——15分；《消息报》——10分；《文字报》——20分；托尔斯泰的《吸血鬼》66页——1小时30分。听里姆斯基—柯萨科夫的《沙皇的未婚妻》……
基本工作合计——6小时45分。”
柳比歇夫从1916年元旦开始作时间统计。他每天核算自己花费的时间，一天一小结，每月一大结，年终一总结，直到1972年他去世那一天，56年如一日，从未间断。他每天记下各种事情的起讫时间，相当准确，误差不超过5分钟。所有毛时间都被扣除，他只注意每天纯时间的数量。他介绍说：“工作中的任何间歇，我都要刨除。我计算的是纯时间，纯时间要比毛时间少得多。所谓纯时间，就是你花在这项工作上的时间。”经过准确的时间统计，柳比歇夫把一昼夜中的有效时间即纯时间算成10小时，分成3个“单位”或6个“半单位”，分别从事两类工作。第一类是创造性的科研工作，如写书、研究、做笔记等；第二类是不属于直接科研工作的其他活动，如做学术报告、讲课、开学术讨论会、看文艺作品等。除了最富于创造性的第一类工作不限死时间以外，所有计算过的工作量都竭力按时完成。1966年，他已经76岁了，用来处理第一类工作的时间平均每天为5小时13分。天天如此！5小时内绝没有歇会儿抽支烟的工夫，没有聊天谈话，没有溜达散步，也没有听别人的谈笑风生。这是真正不打折扣的5小时！学习柳比歇夫的时间统计方法，我们的领导者会终身受益。
2.即时处理可以处理掉的事情
依据效率研究专家的说法，在相同的时间内，用相同的劳力做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。
所谓即时处理，简单地说，就是凡决定自己要做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，“立刻”这一点至关重要。
立刻动手，这不仅省去了记忆、记载或从头再干的工夫，而且可以解除把一件事总记挂在心上的思想包袱。
领导者如果对一切事务性的工作都采用“一次性处理”，那么就省去了对一件事再花第二次、第三次的工夫；如果有信件需答复，应看完原信后立即动手写回信。如果拖延几天再写，就得再一次读原信，当然就多费了一些工夫。如果有事非得作决定，便立刻做出决定。脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意时，也马上动手记下来。无论什么事，“再来一次吧”都会造成时间浪费。诚然，有些事情是需要深思熟虑的，是需要花时间考虑的。但对于不太重要的事或急事，立刻动手干则是上策。
然而，在我们的领导者中，有一些同志却有一个很不好的工作拖拉作风，本来可以随手处理的事，却拖得几天几周办不了；几天内可以办的事，却几个月不见踪影。还有的同志对需要解决的问题还有意识地“踢皮球”，你踢向我，我踢向你，这样就会导致工作效率极低。殊不知，被拖延的事务将来仍然需要做，而且需要花费更多的精力去做。
领导者要赢得时间，必须养成可以随手处理事务的作风，不能依赖着明日。古诗云：“明日复明日，明日何其多；我生待明日，万事成蹉跎。”把握今朝，才是我们的领导者必备的工作作风。
3.抓住一天中的“高效时间”
作为一个领导者，应该明了千百年来为人们所忽略的一个道理，即时间不仅具有数量，而且具有质量，对于不同使用者，每时每刻并不是完全等效的。在人的一生中，时间存在着质量差异。比如，一生中青春是最为闪光的岁月，“青春者，人生之王，人生之春，人生之毕也”。一年中、一天中的时间也存在着质量差异，古人云，“一年之际在于春，一日之际在于晨。”不同的时间具有不同的效能。在有的时间里，人们精力充沛，动作敏捷，办事效率高；而在有的时间里，却变得头脑迟钝，动作呆滞，两分钟只顶一分钟。因此，有些效率问题研究专家认为：“控制时效的秘诀之一，就在于要用高效时间去处理最重要、最复杂、最需要创造力的问题；而在低效时间里，去从事周期性、重复性的日常工作，或进行调节生理、心理的闲适活动。”
时间质量上的差异，要求领导者不能按事用时，即工作事务不能按时排队去做，而要按质用时，即把最重要、最困难的工作放在高效时间去做，这是赢得时间、提高领导者工作时效的重要技巧之一。
所谓高效时间，是指一天中思维能力、活动能力最旺盛的时间。一般人的情况是这样：早晨，刚走上工作岗位，开始一天的工作，这时是记忆力最佳的时刻。随着时间流逝，工作逐步开展，人的精力也在逐渐增加。中午12点以前，思维力、精力、体力等活动指标均达到了高潮，能够胜任各种艰巨复杂的任务。可是不久，各项指标又迅速下降了。下午一两点钟是脑力和体力较低的时候。而下午2～6点，人的脑力又活跃起来，处理各种事务又非常灵敏了，到晚上9点，形成了一天里的第二个高峰。当然，这只是一般人的情况，具体到每个人，细微差异仍然很大，往往因人、因事而异。巴金喜欢挑灯夜战，只有深夜才能“精骛入极，心游八仞”；诗人艾青则倡行“黎明即起，闻鸡起舞”。现在的领导者工作习惯也各不相同，高效的时间也不相同，每人都可以从自己的具体情况出发，尽量将高质量的时能供给重要的需求，最大限度地开发和利用时间能源。
4.合理地利用早晨的时间
重视早晨的时间，就需要合理地利用早晨的时间。应该养成早晨一睁眼便立刻跳起来的习惯，这种习惯起码可以赢得20～30分钟的早晨时间。不少人虽然早晨醒了，但仍躺在床上，磨磨蹭蹭，这样，半小时的时间一晃就过去了，不知不觉地把时间浪费掉了。也有些人早晨虽然一睁眼就起床了，却又把时间浪费在每天早晨必须要做的事情上，在洗脸、穿衣、找东西上多费了工夫。应该养成这样的一个习惯，在头一天晚上就事先决定好第二天早晨起来穿什么衣服，将所需要的衣服全部放在身边。还可以利用一个整理箱，把随手携带的东西全部放进去，这样做也大大有助于节约早晨的时间。
5.有效地利用零碎时间
所谓零碎时间，是指不连续的时间或一个事务与另一事物衔接时的空余时间。这样的时间往往被人们毫不在乎地忽略过去。零碎时间虽短，但倘若一日、一月、一年地不断积累起来，其总和将是相当可观的。凡是在事业上有所成就的人，几乎都是能有效地利用零碎时间的人。
着名数学家苏步青教授说过这样的一段话：“我把整段时间称为‘整匹布’，把点滴时间称为‘零星布’，做衣服有整料固然好，整料不够就尽量把零星的用起来，天天二三十分钟，加起来，就能由短变长，派上大用场。”
伟大的生物学家达尔文也曾说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”诺贝尔奖金获得者雷曼的体会更加具体，他说：“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间。即使只有五六分钟，如果利用起来，也一样可以有很大的成就。”把时间积零为整，精心使用，这正是古今中外很多科学家取得巨大成就的奥妙之一。
面临时间危机的领导者，如果会利用“零星布”，学会抓住半小时，就可以在一定程度上缓和时间危机。因此，每个领导者都需要学会有效利用零碎时间的技巧。
利用零碎时间的技巧主要有以下四种：
（1）嵌入式技巧
即在空余的零碎时间里加进充实的内容。人们由一种活动转为另一种活动时，中间会留下一小段空白地带，如出差时乘车、等车的时间，会议前的片刻，找人谈话等候时间等。对这些时间可以充分利用，根据时间的长短做一些有意义的工作。1849年恩格斯从意大利的热那亚坐船去英国，一路上，船上的旅客大多数在无聊地饮酒作乐，消磨时光。恩格斯却一直呆在甲板上，不时地往本子上记录太阳的位置、风向及海潮涨落的情况。他正在利用乘船的时机研究航海学。
（2）并列式技巧
即在某项松散活动进行期间，同时开展又一项活动。例如做饭、散步、逛商店，都可以适当地一心两用。艾米莉·勃朗特是英国一位勤奋的女作家。年轻的时候，她的家务劳动很繁重，洗衣服、烤面包、做饭都要自己动手。她在厨房里干活时，每次都随身带着铅笔和纸，一边干活一边构思，只要一有空，就立即把脑子里涌现的构思记下来。
（3）压缩式技巧
把零星时间压缩到最低限度，使一项活动尽快转为另一项活动，免去很长的过渡时间。俄国大音乐家柴可夫斯基，每天一定要工作到吃饭时间才搁笔，决不增加等候的零星时间。
（4）化零为整式技巧
即把零碎时间集中为一个整体。美国管理学家杜拉克在他的《有效的管理》一书中提出：善于集中零碎时间为一个整数是领导者赢得时间的一个诀窍。
6.尽量地避免各种干扰
领导者应该专心致志地工作，只有这样，才能赢得时间。然而，在现实生活中，总是缺少这样的环境，外界的干扰常常打断领导者的工作，甚至使人心烦意乱。
干扰主要来自以下几个方面：
①上级领导者来检查工作(主要是指摆摆样子，走走形式的无实质内容的检查)；
②电话干扰；
③同事来串门、闲聊的干扰。
摆脱这些干扰就需要技巧。对来自上级领导者的干扰，很难避免。在我国，往往有这样的情况，上级领导者来检查工作，众多的下级领导者前往作陪，宴会作陪、检查工作作陪、游山玩水也作陪。解决这个问题特别困难，需要下级领导者具有“抗上”的胆识。
来自生活的干扰比较容易解决。如果正忙得不可开交，即使电话铃声、门铃声响个不停，也可以不理睬它。若有必要，还可以把电话源切断。
这里着重谈谈摆脱同事或客人前来闲聊的技巧。在日常工作中，领导者偶尔与同事或下属或来访客人亲切地聊一聊，也不是不可以。但是，当这种交谈平淡乏味或庸俗冗长、不合时宜时，就应该尽量避免。要结束或避免此类情况，有时倒颇困难。处理不当，还会伤害对方，因此，需要讲究技巧。这些技巧主要有：
①避免惹人注意，尽量让别人忽略你的存在，给别人的印象是你的时间非常非常紧张。
②办公室不要布置得像接待厅。除非必要，尽量少在办公室里放椅子以及精巧的引人注目的海报、画报或零食等极易招引同事来访的东西。
③起身招呼访客，这不但是礼貌，而且如果你保持站立姿势，对方就不会逗留不走。
④回答尽量简明，以及很快将没有必要的事要谈的来访者送走。
⑤尽快作结论。当交谈持续较久时，你可以说一句：“嘿！我想我该说的都说了吧！”
⑥当有人对你东拉西扯时，你可打断他的话头，并委婉地说：“很抱歉，我实在听不懂，不晓得你到底要谈什么？”
⑦几个人同时在你办公室闲聊时，你可以干脆言称有事而溜走，干别的事去。
⑧说实话，直接告诉对方你没有时间陪他聊天。这种做法有时比暗示反而会起到更好的效果。
7.多用电话，减少面谈
领导者在工作中，必然会有很多事需要与他人(包括上级、同事、下级)交换意见，商量工作。从节约时间的角度考虑，对于这种情况应尽量少面谈，而应多打电话。多多地利用电话为你的工作服务，尽量减少当面交谈，是节约时间的重要途径。
当然，不可能用电话交谈代替所有的面谈，如果非要交谈不可的话，那么，也必须事先用电话约好时间，这不仅可以避免白跑一趟，而且还可以让对方对你将要讨论的问题有所准备而节约时间。此方法还可以推而广之，不仅可以利用电话这种通信工具，而且可以用其他工具帮助领导者节约时间。例如利用录音机、照相机、复印机等。
8.学会“暂停”和休息
学会“暂停”和休息，也是赢得时间的秘诀之一。领导者在做一件复杂的工作时，如果一头扎进去，只知加快节奏，毫不间断地干下去，效率不一定都很高。如果在百忙之中暂停一下，拿出一点时间冷静思考，瞻前顾后，暂时中断原来的思路，探索一下新的途径，常常会收到意想不到的效果。从生理上讲也是这样。拼命干，“连轴转”，效率往往并不高。只有适当地进行调节，用片刻休息(抽支烟、喝杯茶，甚至伸个懒腰)把工作间隔起来，高度紧张的状态就会得到缓和，新的精力就会从这片刻休息中焕发出来。其结果会使时效大大提高。
不仅要学会暂停，而且还要学会休息，即较长一点的暂停。人的精力总是有限的，尤其是到了一定年纪的领导者，为了能更好、更有效地工作，就必须重视必要的休息。
最好是既休息好，又不让休息时间浪费掉，有以下一些办法。
①做同一件工作的其他方面的事。例如，抄写笔记、整理资料等不需积极思考的工作；
②在头脑发呆，思路不清楚时，可以喝点咖啡或抽支烟或者与别人闲聊几句，也可以干些不需要动脑筋的轻松的工作；
③在家里工作时，也可以去打一个瞌睡或者散散步；
④如果会气功者，可以做一套消除精神紧张的气功。
在对外交往中，领导者的言谈话语中所展示的是自我的修养与风采，举手投足间所代表的是所在组织的实力与形象。
领导者的公关艺术，不仅需要领导者个人外在的仪表仪容、良好口才、礼仪表现来烘托，更需要领导者内在的真实情感、诚信美德、优雅风度来支撑。所以，领导者的公关艺术体现着领导者的社交智慧。
