第69节 学会拒绝的要领
“要点提示”拒绝是一种“量力”的表现，有些请托若由他人承受可能比你自己承受更为恰当；拒绝也是保障自己行事次序的最有效的手段。
要耐心倾听请托者所提出的要求
即在他述说的半途中即已知道非加以拒绝不可，但必须凝神听完他的话语。这样做，为的是确切地了解请托者的请托已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请托对请托者的重要性。
表情要表示尊重
拒绝接受请托时，你在表情上应表示对请托内涵的了解，以及表示对请托者的尊重。
明白告知考虑的时间
如你无法当场决定接受或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。
略表歉意，但态度要坚决
拒绝接受请托的时候，应显示出和颜悦色。最好多谢请托者能想到你，并略表歉意。切忌过分地表达歉意，以免令对方以为你不够诚挚，除此之外，仍应显露坚定的态度。也就是说，不要被请托者说服而打消或修正拒绝的初衷。
说出拒绝的理由
拒绝接受请托者，你最好能对请托者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请托者原有的关系。但这并不意味着对所有的请托拒绝都必须附以理由。有时不申诉理由反而会显得真诚。例如，你偶尔对频频请托的人和颜悦色地说：“真抱歉，这一次我将无法效力，希望你不介意！”，相信不至于产生不良的后果。
“切忌通过第三者拒绝某一个人的请托，因为一旦这么做，不仅显示你的懦弱，而且在请托者心目中也会认为你不够诚挚。”
对事不对人
要令请托者了解，你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。也就是说，你的拒绝是对事而不对人的。
第70节 排除不速之客的干扰
“要点提示”在当今生活节奏日趋快速的社会里，时间无疑地是一种极其珍贵的资源。对日理万机的管理者来说，时间的重要性更是不言而喻。遗憾的是，不速之客的干扰往往迫使其难以专心致志地工作，甚至费时费力而竟然徒劳无功。
为有效节省时间，现将对付不速之客的若干可行途径简介如下：
不要采取无条件的“门户开放政策”
在强调“员工为本”的领导方式之下，许多管理者为避免令员工产生高不可攀的错觉，遂矫枉过正地采取无条件的“门户开放政策”，即向所有员工宣称，随时都乐于接见他们并尽量听取他们的意见。
由秘书安排约会事宜
由秘书全权安排约会事宜，或至少授权秘书对约会事宜做初步安排。这样做不但可将一部分不速之客纳入管理者预定的会客名单之中，而且可将他们编排在管理者最方便的时间会见。
规定接见下属的时间
管理者可规定一天内的某一段时间接见下属，例如，由上午10时至下午3时。这样，他至少可在上午10时以前及下午3时以后的时间不受干扰。
“必要时管理者亦可要求求见的下属事先向秘书登记，并将求见的原因及大致所需的时间通知秘书，以便秘书作出合理的时间安排与资料的准备。当然，特殊事件或紧要情况的呈报，将不在此限。”
在办公室外接见不速之客
如组织以外的客人来访又不愿向秘书透露来意，则不宜令他走进管理者办公室。此时管理者可走到办公室的外面与他热烈握手并问明来意，以便决定是否请他进来。站在办公室外见客，有助于缩短会客时间。
站立会客
管理者对付秘书疏于拦截的或是不理秘书拦截而登堂入室的不速之客的最好办法是，马上起立并给予友善的招呼。
如果管理者正在繁忙当中，则可坦白相告，并另约时间面谈。就算管理者愿意当场与他交谈，管理者仍以站立为宜，因为一旦管理者站立则可避免对方坐下。这样不但可缩短面谈时间，而且可使管理者心理上居于上风。
让秘书控制会谈时间
秘书应通过他个人的判断或她与管理者的事先约定，对管理者的会谈时间实施控制。
第71节 排除电话干扰
“要点提示”电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会，甚至在旅途奔波所引起的时间浪费，但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要根据，有些管理者不但不能支配电话，反而为电话所支配。
管理者要想排除电话干扰，可以从以下事项入手：
打电话
1.选择打电话的时间
每天专门留出一定的时间用来打电话，把每天要打的所有电话列在一张表上，每个电话目标明确。倘若是准备开电话会议则要写出简明的议程，以确保你在通话时涵盖了议程上的全部内容。要按电话内容重要性的先后次序来打电话，并保证你把时间和智慧集中在最重要和最紧迫的电话上。
2.保持线路畅通
除非有很好的理由，如要对付一个未曾预料到的问题，不要让谈话内容偏离你的议程。对议程中的项目一旦已处理就要做上记号。你也许已发现，打电话时站着或来回走动，会使你的谈话更容易。
当与某位谈吐令你高兴的人通电话时很容易失去时间的控制，这点要注意。打电话前要想想这个电话的目的。如只是做个简单的交谈，或是需要花点时间打个报告，或是要去安抚一位生气的顾客？作为一次练习，用计时器监督和记录一周之内你每个电话的通话时间，有可能电话本身的费用和你所耗的时间两者都让你大吃一惊。
3.尽量将需要打出去的电话集中在一起
这样做可节省时间。但是对每一个电话所要传递的信息重点，则应事先记下，以免通话后突然想起漏了某些项目而须重拨电话。
4.避免以题外话作开场白
除非有意闲聊，否则不应以“您好吗？好久不见了。”或“听说您就要高升了，几时请客？”之类的话语作开端，因为这些话语最容易引起无休止的谈论。最好是以礼貌的方式开门见山地道出原意，例如“张兄，如您现在时间容许，能否答复我两个问题？第一，……第二，……谢谢”。
接电话
接电话与打电话是截然不同的。打进来的电话可以让你大吃一惊，在你没有准备的时候中断你的工作。你要想出好的策略来对付这些来电以减少时间的浪费。
1.留出时间处理来电
打电话的人在决定什么时候通话上具有主动性，但是现代技术正在使来电者和接听者在此方面的控制力量日趋平衡。在某种程度上来说，现在你能够来决定自己在什么时间接电话，从而将工作日安排得遂人心愿。如果你有留言装置或电话语音查询系统，可以留一条短信息说什么时候你在办公室，那么打电话的人就会在那时再打电话给你。如果你有秘书，让其来接听你的全部电话，并告诉他们哪些是你乐意与之谈话的人，你什么时候接听最方便。
2.对付电话推销者
如果你有秘书，简明地告诉他不要把电话推销者的电话递给你。面对一再坚持而打进电话的人，你要有礼貌但很明确地告诉他或她，你对他们提供的东西不感兴趣。请记住，虽然因这些电话推销者而被打断工作是十分令人不愉快的，但他们也只是在做他们自己的工作，所以要礼貌地对待他们。
3.录制留言
你在留言电话或电话语音查询系统已录制的信息会影响你收到的回答。言简意赅的信息要求的答复也是简短、明快的。如果你的装置允许你限定输入信息的时间长度，利用这个特性可以强制性地要求通话人留下很简短的信息，你以后听这些信息时也用不了多少时间，这样就在时间上解放了你。每天要留点时间播放一遍录音，并记录所有的信息。
第72节 避免中断工作
“要点提示”每个人都需要在某一时段内专心工作，不受任何干扰，以提升工作效率。
有时候中断一会儿工作是受人欢迎、但是每一个人都需要在一段时间内专心工作，不受任何干扰。通过阻止同事们的打断和重新布置你的办公室，让你减少露面，从而提高你在工作日里的工作效率。
列出名单
为了减少不必要的打扰和工作中断，首先列出以下内容：
（1）在任何时候都可以中断你工作的人，如你的上司和重要的客户。
（2）当你不是特别忙的时候可以中断你工作的人，如你的同事。
（3）其他完全不能打断你的工作的人。
把上述所列事项记在脑子里，并把复印件给你的下属和相关的同事，请他们尽可能按此行事。
重新布置工作空间
假如过往的人很容易进入到你的视线，那么你就特别容易受到别人的干扰。当你不希望被打断工作时，就把办公室的门关起来。即使你在开放式的办公室里工作，你也可以通过改变工作场所的布置来减少干扰——如把写字桌摆放在档案柜的后面，又如把电脑的显示屏直接面对着你。
一旦你在下属和同事前少露面，他们就会减少对你不必要的干扰。
第73节 改善文件满桌12法
“要点提示”办公桌是一般管理者最重要的工作领域。倘若各色各类的文件被堆积在该领域内，则管理者的工作效率无疑地将受影响。
在实际治疗“文件满桌病”时，以下十二种经验性的“处方”很值得管理者借鉴：
（1）充分发挥废纸篓的功能，即非确实有用的资料或文件尽量弃去。
（2）不要为了使办公桌看来干净而将桌上的东西全部挤进抽屉中，或是堆积于另一处。
（3）建立一套便于排斥、储存与调阅文件的处理系统。
（4）可能的话，在每天同一时间处理文件。这样将可避免文件被拖延处理。
（5）办公桌上或办公桌周围的物件的摆置，必须遵守这样的准则：每一件物品必须被摆置于固定的地方（此即“各就各位”）。
（6）只容许最优先办理的文件摆在办公桌的中央，优先次序较低的文件，则应摆在其他地方，因为管理者每一次只能集中精力做一件事。
（7）零星的装饰物，如照片、纪念品等，不应摆在办公桌上。它们不但占用空间，而且也容易令注意力分散。
（8）每天下班之前应将办公桌整理就绪。
（9）除了资料不足，否则每种文件原则上只应处理一次。每次拿起文件，不要只将它摆在“待办”的卷宗之中，而应当场处理掉。这就是说，应答复的即当场答复，要研读的即当场研读。这样做才能令文件及早脱离办公桌。
（10）训练下属处理例行性文件。不要令下属一收到文件立即交给你，而要让他们判别文件的类别与重要性。对那些没有用处的文件（如宣传品之类），授权下属弃去，需要保留的但不必你过目的文件，让他们即刻直接归档，例行性的信函则由他们代为答复。
（11）交代下属阅读外来文件，并要求他们在文件上标示要点。这些文件若须由你答复，则在文件上批示答复要点，让下属代为答复。可能的话，尽量以电话答复。
（12）规定较冗长的书面报告应附以封面，封面上写明题目、编辑日期、编辑者及内容摘要。
第74节 在被窝中就考虑今日要做之事
“要点提示”不要害怕把精力投入到似乎很不显眼的工作上。每次你完成这样一件小工作，它都会使你变得更强大。如果你把这些小工作做得好，大的工作往往自己就迎刃而解了。
从醒来到洗漱、吃早点，到走出家门的这一段时间，可说是一天中最忙乱的时段。除非特别早起，否则的话很难从容地度过这一段时间。善于利用时间的管理者一般把早晨的这一段时间，分割成两段使用，即从睡醒到掀开被子下床为第一个阶段，漱洗、吃早点到走出家门为第二个阶段。
为什么要区分呢？无非是想把它们用于不同的目的罢了。
第一段是从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床，而是在被子里考虑当天预定要做的工作程序，甚至思索及处理悬案，等有了头绪时再下床。其每一天的行动，几乎都是在床上决定的。这种做法，有两个好处：
第一，房间里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着地思考。在这一段时间里，只有一个人在房间里，绝对不会受到干扰。
第二，在被窝里躺卧时，因为姿势不受拘束，以致很容易产生构想。
逢到工作方面受阻而一筹莫展时，不妨在早晨的被窝里想想，往往就能找到解决的办法。
第75节 巧用上班时间
“要点提示”对一个管理者来说，每天的安排都应是紧凑而有序的。上班路上可看看笔记、做做今日计划等，这样，以达巧用上班时间的效果。
活用乘车时间
早一小时出门，即可有效地活用乘车的那段时间。有的管理者住的离公司很远，以致去上班的时间也无形中加长了很多。现在单程需要耗费一二小时已是司空见惯了。既然耗费在上下班的时间如此漫长，那就应该好好地利用这一段时间，如果在胡思乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅读很多的报纸和书籍。日积月累下来，知识和信息的吸收将非常地可观。
为了利用上下班的时间，必须避开高峰时间。比如，早上提早一小时出门，就不难活用这段时间。
养成看笔记本的习惯
早晨检查当天的工作时间表，是管理者的必要功课。确定一下商谈、会议、跟某人面谈的事，是否记载在工作时间表里，再划分当天工作的次序，考虑应该如何指挥下属。为了使一天的业务顺利进行，这些作业是不能缺少的。
在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的预定工作表；夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划明日的事。每天只耗费5分钟做这种事就足够了，工作效率将大大地提高。
妙用手表
对于一个管理者来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而多功能的手表。在戴用手表时，不妨学习女性，也就是把字盘朝向手腕内侧，如此会给你莫大的方便。例如，在车厢里阅读时，只要稍微移动视线，即可获知时间。逢到谈生意时，也可以在对方不察觉之下，确定时间。
第76节 克服拖延习性的8个秘诀
“要点提示”拖延是成功的天敌，计划做得再好，若习惯了拖延，执行力度不够，那也等于白做！
管理者的工作可以分成两大类：有趣的和无趣的，有趣的工作马上就完成，甚至进度超前，单调沉闷的工作就先搁着，以后有空再做，结果一延再延。换句话说，拖延成性就永无止境。
讨厌的事情先做
每天先做最讨厌的事情，将讨厌的工作安排在每天最有精神的时间，不要拖到一天即将结束，眼看快要下班了才说：“没关系，这事明天再做也可以”；安排拜访客户时，先去你最不愿意去找的客户。接下来，再去做你有趣的事情就好像是对自己的一种奖赏。
找个朋友监督
找个朋友监督，直到克服拖延的习性为止。每天早上，打电话给对方，至少说一件你今天要完成的事。在一天工作结束时，必须告诉对方你已经完成了这件事情。
遵守24小时的规则
收到信件、电子邮件、电话、询问等，必须在一天之内做初步的回复。最好是立即处理掉，这样可以避免烦人的工作越积越多。
想像完成工作后的成就感
不要去想做这件事情很烦，只要想像完成这件事情之后心里有多轻松。
制定完成期限
对于不喜欢的工作，制定一个你从什么时候要开始做以及完成的期限。
分割工作
将困难或复杂的工作分割，以便处理，每天做一部分。
要求更详第的资料
如果上司或客户交代的事情，你一再拖延，如果是对方提供的信息不够，让你无法继续，你又很清楚这工作的目标，那就向对方问个清楚。
面对恐惧
拖延还有一个原因，你害怕面对这项工作。例如，你不愿意去找上司，因为先前你犯了错误。要知道，每次勇敢面对你恐惧的事情，你就会坚强。如果你勇敢面对上司，对方佩服你的诚实，更加增进你与上司之间的关系。
