一、公文
公文是公务活动的产物和工具，是为公事所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。
（一）公文的种类
公文是用于处理公共事务的文书，它可以分成两大类，即法定公文和准公文。法定公文是指国务院办公厅在《国家行政机关公文处理方法》中规定的10类15种文体，包括：命令、指令、决议、决定、指示、公告、布告、通知、通告、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；准公文泛指除法定公文之外的其他用于处理公共事务的文书，包括讲话稿、方案、说明、建议、计划、总结、议案、调查报告、简报等文种。
（二）公文的特点
公文是具有直接效用和规范体式的公务文书，是领导机关或负责人实现其领导工作的一种重要手段，它可以把上级领导精神、重大会议的结果传递给下级，以便下级遵照执行。公文也是协调各单位、各组织之间的一种润滑剂，可以用来沟通各单位、各级组织之间的信息，促成它们之间的相互协调与紧密配合，共同完成某一项公务活动。
公文具有稳定的格式与文种，我国现行的公文格式与文种是国务院办公厅规定的，具有相对稳定性。公文还具有法定的作用和权威性。起草公文的人只能是某组织（党政机关、事业单位、企业、群众团体等）代表，公文大多以组织的名义发送，并且加盖印章以示法定性。因此，公文内容的政策性、法规性很强，在效力上表现为有很强的法定权威性和行政约束性。
公文有特定的读者和时效作用。公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。每一则公文都因现实的事件、问题而发，一旦成文，就会对这些问题、事件产生效应。
（三）公文的格式
公文必须具备的要项包括：文号即公文的特定记号。具有规定性或内容重要的文书必须按照本单位的规定列出文号。一般格式是：XX年X字X号；发文日期；受文者，相当于普通书信的上款；发文者，多系落单位款，并加盖公章。有时候根据内容需要，也可以以单位法人名加职务署名，如总经理、董事长等。为求慎重准确，有时还需要加盖单位印章和署私章。一般公文都应标明题目，如公文较短，也可不标题目。
公文的内容组成：事由，用简单扼要的词语把公文的主要内容陈述出来，使人一开始就能明了全文主旨；引据，发出公文的根据，引据与公文内容应保持统一；申述，根据前面的引据叙述意见或理由，为下文归结打下基础；归结，针对文件中所提意见或办法，表明最后处置态度，这是引文的最终目的，必须写得简练明确。
（四）公文的写作要求
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。一般文章写作中的虚构手法，在公文中不能使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，也同样不能使用。因此，公文要尽量写得具体、详尽，要交代清楚事实、时间、地点、原因和结果等要素，核准事实和数据，确保准确，以免多次补充行文。如果正文后还有附件，应在正文中或正文后注明，以免发文时遗漏，并提醒受文者注意，附件上如有号码，一般应与正文号相同，以便核对。
二、通知
通知应用的范围很广，它一方面可以用于传达上级机关指示，要求下级单位办理某一事项，告知下级机关需要知道的事项；另一方面可以用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。通知具有广泛性、周知性、时效性。
（一）通知的种类
商务实务中通知种类有多种，比较常见的主要包括会议通知、任免通知、指示性通知和批示性通知。会议通知是以通知召开会议的有关事项为主要内容，必须交代清楚会议的名称、内容、起止日期、参加人员、会议地点、报到地点以及其他相关事宜。任免通知的写作中最主要是写明任免人员的具体职务。指示性通知是上级机关对下级机关直接有所指示，但其内容又不适于用“命令”或“指示”发布时，则采用指示性通知。指示性通知首先要扼要地说明发出本通知的原因和目的，然后具体、清楚地写出通知的事项以及执行中的有关注意事项等。指示性通知要求道理讲述清楚，任务交代明确，措施制订得具体。批示性通知是上级有关部门就某一事项所作的批示。
（二）通知的格式
通知一般由标题、正文和落款三部分内容组成。标题通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成，一种是由事由和文种构成，一种是由文种“通知”作标题。正文由开头、主体和结尾三部分组成，开头主要交代通知缘由、根据，主体说明通知事项，结尾则提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。落款主要是写出发文机关名称和发文时间，如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。
（三）通知的写作要求
通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于XX的通知”、“紧急通知”等。写被通知单位或个人的名称。如内容较多，可分条开列。结尾可写“特此通知”等字样。最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。
【精彩案例7-1】
通知例文会议通知
兹定于2008年4月5日下午2：00，在公司小礼堂召开年度表优总结的会议，讨论确定优秀员工名单和相关奖励办法事宜，请下列同仁届时参加，并带本部门所负责准备的资料。
请接到通知后在回执上签字
营业部经理：
市场部经理：
采购部经理：
公关部经理：
生产部经理：
广告部经理：
工程部经理：
谢谢合作！
总经理：
××年×月×日
三、函
函是公关文书中的一种文体，是机关团体、企事业单位之间公务活动中处理大小公务的专用信件的总称。函的使用范围最为广泛，既可用于上下级之间，也可以用于平行的不相隶属的部门单位之间。
函是公文中唯一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。
理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关。另外，凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文（个别晓谕性的通知例外），级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文体。
除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。
（一）函的特点
函作为一种常见文种，其特点体现出了平等性、沟通性、灵活性、广泛性、单一性和实用性等特点。
平等性和沟通性。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。
灵活性和广泛性。函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位、党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容和格式也比较灵活，而且不限于平行文，所以运用得十分广泛。
单一性和实用性。函的内容必须单一，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不务虚而务实。
（二）函的分类
函在日常公关活动中，从其格式和内容上看，可分为公函和便函两类。公函，是平行或不相隶属单位之间联系工作、交流情况的业务信件，也是与国外厂商客户洽谈交易、联系业务的正式公文。公函是指具有较完整的公文格式的函，内容上也多为比较正式的公务事项，使用公函显得比较郑重、正规。便函是一种没有完整公文格式的函，它是公关人员处理一般事务用的简便信函，与私人信件相似，可用机关信笺缮写，不编列发行文字号，无标题，但必须加盖机关单位印章，便函不属于正式公文。便函是各单位之间商洽、询问、答复一般事务的一种文书，在行文上没有公函那么严格，不需要标题、发行文号等，使用起来更为方便。
就函件的内容看，函可分为问函和复函两种。问函是主动去函，写明希望对方办理的事情和要求，也可以告知对方某一事项；复函是被动的，是针对问函中的事务而发的，答复对方的问题。一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。譬如上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但有更合适的文种可选择，那就是答复报告。再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门（一般与下级机关在级别上是平级的）在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。
按内容和目的分类，函可以分为多种类型：主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等。
函件是平行公文，行政性质较弱，公关性质较强，使用起来较方便、灵活，因而在商务活动中使用较为频繁。函广泛用来沟通、联系、咨询、答复等，是一种重要的公共应用文体。
（三）函的写法
不同的函写法上也有或多或少的差别，但总体上是基本相同的。这里我们以公函为例介绍函的写法。公函一般包括标题、发文字号、主送单位、正文和署名五个方面的内容。
1.函的标题、字号和主送单位
作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文种组成。较完整的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻（食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例&；gt；有关问题请示的复函》等。也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准XX市建立经济开发区的函》。
公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。如《国务院公报）2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函（20003XX号”为发文字号的七篇复函。
函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送单位只有一个。但有时函的内容涉及部门多，也有排列多个主送单位的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》（国办函C199332号）的主送单位，有七个之多，分别是国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局。
2.函的正文
发函缘由是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等。
事项是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。
希望请求这是函的结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收尾。
3.函的署名
函的署名要写明发文单位的名称，有的公函还要加盖公章以示郑重的日期。
（四）函的写作特点
函的写作要注意用语的分寸，函是平行文，因此语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。函件的开头一般不要太长，不能超出两句话，简要地说明此函的目的。如果是复函，则要提及以前函件的名称、内容。文中主要内容也要求简明，有话则长，无话则短。结局则简明地表明态度。一般普通书信都要求简洁、得体、谦恭，而在公共信函中更要注意使用礼貌性语言。这不仅可以让人们高兴地读下去，而且可以使其感受到对方的诚意，缩短相互之间的心理距离。在企业与企业的交往中，即使要拒绝别人，也要给对方以合情合理的解释，避免语气生硬，更忌词意虚伪、造作。积极合作也要在函的写作中有所体现，积极合作主要是尊重与自身交往的公众对象，以不伤害他人利益为前提。因此，不论是发出信函有求于对方，还是用复函回答对方提出的要求或建议，都要采取积极合作的态度。【精彩案例7-2】
公函例文
国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函
国办函[2008）16号
安徽省人民政府：
你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》（皖政秘[2008）138号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：
一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。
二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地985平方公里。
三、合肥经济技术开发区的建设和发展，纳入合肥市经济技术发展总体规划，建设发展资金由你省自筹解决。
四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。
五、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。
国务院办公厅
二OO八年二月十三日商洽函例文
【精彩案例7-3】
询问函例文
李经理：
就供应一事，国内若干贸易公司已与本公司接触，请以CIF巴西圣保罗报价，500件价格多少，请惠函告知。
目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳，或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此，对贵方给予特别优待折扣一事，至表感激。
兴华实业有限公司
×年×月×日
【精彩案例7-4】
告知函例文（一）
敬启者：
我方三月十日致贵方函谅悉，故在函中曾强调我方第816号单交货之重要，务必将货物于四月三十日前运达。
货物虽已运出，但尚未接到贵方寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。
发函者
×年×月×日
【精彩案例7-5】
告知函例文（二）
敬启者：
贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制作完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撤销信用证时付款。
我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将丈件寄出，作为向银行结账证据。
敬上
发函者
×年×月×日
【精彩案例7-6】
联系函例文（一）
敬启者：
信用证修改事项说明如下：
根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十日交运，敬请贵方依照我方要求立即修改。
敬上
发函者
×年×月×日
【精彩案例7-7】
联系函例文（二）
敬启者：
贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。
此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。
发函者
×年×月×日
【精彩案例7-8】
请求函例文（一）
敬启者
谢谢贵方索取本铬镍钢丝新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。
订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用。在通常情况下88～98页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时沿，敬请贵方注意。
因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。
发函者
×年×月×日
【精彩案例7-9】
请求函例文（二）
敬启者：
今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。如果你尝试，就会同意我方认为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。
这种酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲特别有效。这种上等酒是悉尼运来，包括运费在内每打20美金。
以一般信用证，给予的贸易折扣为20%。兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。
商业书信
发函者
×年×月×日
四、商业书信
书信也被称为函、简、尺牍、书函等。同其他信函一样，商业书信也是一种具有习惯格式的文体。根据商业往来对象和书写文字不同，商业书信可分为国内商业书信和涉外商业书信。
