企业档案的收集
一、企业档案收集的内容和方法
概念
按照有关制度和规定，将分散企业各职能部门中的具有保存和利用价值的企业文件，集中交由企业档案管理部门进行归档接受的工作内容
1．企业文件的接收归档工作；2．本企业业务职能部门移交文件归档；3．外企业转让或移交；4．企业零散文件的收集工作
方法
1．制定科学合理的企业档案归档制度；2．按照企业文件的形成和运转规律来确定收集渠道、时间和内容；3．按照市场经济的客观需要实行较灵活的收集方式；4．宣传、贯彻国家质量标准促进档案收集工作的标准化
电子文档收集
确定电子文件是经过审批的最终“版本”；积累和整理；整理归档的电子文件；
鉴定归档的电子文件；
检测归档的电子文件；
编制归档说明；
存入磁光记录介质；
副职备份，确定保存方法和地址；
确定载体标识
二、企业档案存放表
全宗名称：
全宗号：
案卷目录号
案卷目录名称
目录中案卷起止号
存放位置
楼层
房间
档架
栏格
三、企业归档案卷记录表
部门名称：
案卷
编号
立卷类目号
卷宗标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
企业档案的建立
一、企业员工档案表
填表日期： 年 月日姓 名
性 别
婚 否
照片
籍 贯
出生
日期
文化程度
户口所在地
身份证号码
民 族
身 高
体 重
家庭
住址
联系电话
个人特长：
亲 属 姓 名
关 系
联系地址或工作单位
联系电话
教 育 状 况
时间
学 校 名 称
所 学 专 业
年 月至年 月
年 月 至年 月
年 月 至年 月
年 月 至 年 月
工 作 经 历
时间
单 位 名 称
担任职务
原工资
离职原因
年 月 至 年 月
年 月 至 年 月
年 月 至 年 月
年 月 至 年 月
年 月 至 年 月
二、企业员工档案登记表
基
本
情
况
姓名
性别
民族
出生日期
身份证号码
政治面貌
婚姻状况
毕业学校
学历
毕业时间
参加工作时间
专业
户口所在地
籍贯
邮政编码
地址
联系电话
手机
电子信箱
备注
入职情况
所属部门
担任职务
入职时间
转正时间
合同到期时间
续签时间
是否已调档
聘用形式
如未调档，档案所在地
备注
档案所含资料
文件名称
文件名称
个人简历
求职人员登记表
应聘人员面试结果表
身份证复印件
学历证书复印件
劳动合同书
员工报道派遣单
员工转正审批表
员工职务变更审批表
员工工资变更审批表
员工续签合同申报审批表
备注
三、企业档案管理表
全宗号
目录号
案卷号
移出
归还
日期
单位名称
经手人姓名
库房管理
人员签字
日期
库房管理
人员签字
企业档案的保管
企业档案保管的内容、期限和措施
内容
库房的日常管理；
企业档案的保护；
企业档案的修复；
企业档案装具的挑选及设备的购置与维护
期限的确定
分类
永久；
长期，一般为16 年至50 年左右；短期，一般为15年以下确定方法
1．凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管；2．凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；3．凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料，列为短期保管
采取的措施
1．分析保管工作的影响因素，把握关键环节的质量，为做好企业档案的保管工作奠定良好的基础。
2．采取一定范围的保密处理，明确规定企业档案的保密范围和机密等级。根据需要定期进行保密检查。
3．建立相应的科学管理制度、借阅利用制度、工作责任制度等二、企业档案调阅单档案名称
审批
调阅人
档案号
件数
共计 件宗件
还宗日期
还宗是否完好
经收人签字盖章
三、档案借阅登记表
序号
借阅文档名称
借阅人
借阅时间
收回文件人
借出文件人
归还时间
备注
四、档案利用登记表
年月 日
查阅人
部门
职务
查阅日期
联系电话
经办人
查阅目的
查阅内容
档案号
利用效果及意见
企业档案的销毁
一、企业档案销毁的范围和方法
范围
1．在立卷阶段清理出的不需要立卷而又无保存价值的各类文书材料；2．档案中已满保管期限，并确无继续保存的价值的各类案卷；3．档案长期和短期卷中确无继续保存价值的部分案卷；4．无保存或无继续保存价值的各类文献材料
方法
1．特殊机密档案可以自行焚毁； 2．大量欲销毁的档案，应送造纸厂保密车间化纸浆；3．派二人以上的工作人员实行严格的监销制度，直至彻底销完为止；4．欲销毁的档案决不能向废品收购部门出售，并要防止其他形式的散失二、档案销毁申请单销毁日期
销毁方法
销 毁档案
编号
标 题
数 量
密 级
备 注
申请销毁
档 案 员
监督销毁
人 员
办公室主任
备 注
注：此单共二联，办公室、档案室各存一联。
三、档案销毁登记表
销毁时间
档案编号
档案名称
销毁原因
销毁方式
销毁人
批准人
备注
四、档案销毁制度范本
XX公司档案销毁制度
档案馆保管的档案，已经保管期满（长期保管为16～50年，短期保管为15年以下）经认真鉴定后，确认没有保存价值的档案应进行销毁。档案销毁工作是一项十分严肃的工作，必须认真做好，为此，特制定如下销毁制度。
一、销毁档案的标准
档案鉴定、销毁应以国家有关规定和公司《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。档案鉴定、销毁工作一般每5～10年进行一次。
1．时间标准
短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，公司主管领导批准即可销毁，长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经公司主管领导批准即可销毁。
2．档案内容、来源、形式标准
档案管理部门对保管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，用档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。
二、鉴定销毁档案的程序
（一）鉴定档案工作程序
1、档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。
2、成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案管理部门和有关部门兼职档案员参加。
3、统一档案鉴定标准。
4、鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。
5、领导审查、批准档案鉴定报告。
（二）销毁档案的程序
1．档案管理部门对经鉴定拟销毁的档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。
2．送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷登记册，必须经部门主管领导签字。
3．汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。同时还应撰写一份销毁档案的书面报告。
4．销毁清册连同销毁档案的书面报告送交校主管领导审核、批准。
5．经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位或部门均不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售。
6．销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。
三、档案鉴定、销毁工作结束后，档案管理部门应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。
