1.主持人是会议的灵魂人物
会议主持人，又称执行主持人或会议召集人等。会议主持人是会议的核心角色，起着特殊的作用，直接影响到会议的成败。
作为会议主持人，在主持会议的时候，要想更好地完成会议的组织工作，必须明确自己的角色和权力。
会议主持人的职责，就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员，完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。一个重视议事效率的主持人，对于应付会中的临时状况，应有两手绝活。从扮演与参会者互动的桥梁，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖主持人的经验与智慧。主持人主持时要打开“第三只耳朵”以发挥功能。
2.会议主持人的工作内容
当好会议主持人，一般需要把握好以下工作内容：
（1）营造和谐气氛。主持人除了应尽可能减少发言以避免暗示何为其偏好的意见外，更重要的是要营造和谐气氛。鼓励与会者发言，当与会者的发言带有批评意味时，主持人要避免露出不悦或接话反击，否则就很难让会议有和谐气氛。
（2）总结会议内容。会议进行时，主持人有必要在讨论每告一个段落时，将结果做一次总结。总结完毕后，主持人再宣布开始下一阶段的讨论。
（3）引导发言者解释其发言中令人困惑的内容。主持人发现有令人困惑的发言，而又没有人提出质疑时，就应立即有礼貌地对该发言人作出反应。
（4）协调与会者发言权，尊重少数人的意见。主持人要使与会者了解到，即使不同意他人的看法，也要尊重他人发言的权利。主持人的工作就是要在当少数人的意见被压制时，尽可能让他们多发言。
（5）减少与议题无关的争辩和讨论。无关的争辩指的是，发言者情绪化地让他人承认其想法是错误的，这样就会产生不必要的争端。
3.掌握好会议的进程
会议的主持人要自始至终掌握好会议的进程，会议主持人在主持会议的过程中要做到以下几点：
（1）阐明会议的目的。会议主持人在会议进程中要善于使讨论归于正题而不受个人意见的争论，不受两人之间的对话或开小会的干扰。
（2）明确讨论的议题。在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。会议主持人要能区别会议中哪些发言对问题的解决确有作用，哪些发言是空洞废话。
（3）规定会议的“范围”，即会议讨论问题的界限。会议主持人要善于巧妙地尽可能使参加会议的人，从一大堆资料和随便讨论中引导到意见一致和共同的认识上。
（4）归纳与会者的意见。会议主持人要善于把大家的意见简要地归纳一下，以便参加会议的人都能够接受。这样，在会议结束时，所有参加会议的人都能感到在尽可能短的时间内已达到了会议的预定目标，感到这次会议开得非常有效。
4.对会议主题的引导
会议主持人在对会议主题进行引导时，应注意以下几点：
（1）明确会议主题的目的。会议主持人要确保所有成员理解所讨论的问题以及为什么讨论这个问题。主持人应该就会议主题向与会者给出一个简单的介绍，包括该议题列入议程的理由、问题的来龙去脉和目前的状态、已经建议或调查研究的路线、需要的行动方针、争论的焦点等等。
（2）避免误解和混淆。对于不明白的论点或者难以理解的论证，主持人应该要求发言者加以澄清；如果发言者使用了错误的概念，主持人应该进行干预。
（3）避免无意义的争论。会议主持人应及时引导会议走出毫无结果的争论或者与议题毫不相干的领域。
（4）做过渡性的总结。会议主持人可以用几秒钟对发言或议题做一个过渡性的总结，这样会帮助与会者理清思路，把握要点。
（5）按时结束讨论。在会议已经达成共识时，主持人要及时结束讨论。
（6）及时予以小结。在每个议题讨论的最后，会议主持人可以就已经达成一致的内容给出一个简短、清晰的概括。
5.引导与会者的发言
在大多数会议上，多数与会者在多数时间会保持沉默。沉默可以表示同意，或者没有什么建议，或者在更多地倾听与等待，对这些沉默不必担心。但是如果是缺乏自信的沉默或者对抗的沉默，则需要主持人加以引导。
有人想提出建议和意见，但是担心所提出的意见是否有价值，是否会遭到反对，因而保持沉默。引导这样的人表述自己的意见时，主持人应表现出兴趣和喜悦来鼓励其发言，尽管你可能不必非要同意这些意见。
对抗的沉默，尤其是对主持人或是对会议本身和决策过程的敌意，常常蕴藏着某种轻蔑的情绪，预示着某些事情的爆发。事实上，有些事情爆发要比不爆发更有利于问题的解决，因此主持人要适当引导人们理性地表达自己的意见和感受。
6.防止会议讨论离题
主持人防止会议讨论离题，可以考虑采用以下两种技巧：
（1）顺势引申。对会议讨论的离题，主持人不可直扭、强扭。那样，既会直接伤害发言人的积极性，又往往容易使会议由热烈讨论急速转变为冷场。扭转离题现象，要讲究技巧。比如，可以接着讨论中的一句贴着议题边缘的话，顺势向着议题讨论的方向引申一下，使讨论回到议题上来；也可以以时间不多了为由，直接提出新的问题，以扭转离题。
（2）直接引导。在离题现象上，还时常碰到琐事占据会议大量时间的情况。这种琐碎事情，可以认为是议题范畴以内的，但它是与会人员敏感的细小事情。对这种事情与会人员往往兴趣大，有些人一定要纠缠个水落石出，而把有重大影响的、不那么紧迫的议题却推到次要位置去了。对此，会议主持人要清醒，不能因为还没有从根本上离题而不去处理。在具体处理这种偏离议题中心的情况下，会议主持人可以自己发言去直接引导，也可以对小事直接表述，快刀斩乱麻地解决问题，以摆脱此类琐事的干扰。
7.对分歧争议的引导
在会议讨论中，对议题分歧争议的引导也是会议主持人必须掌握的技巧。当会议讨论中出现意见分歧，发生争执时，会议主持人若引导好了，则有利于集思广益，反复比较，多方论证，从而提高决策的正确程度；若处理失当，就会影响会议的正常秩序和进程，使会议不能达到预期的目的。
为此，会议主持人应当正确对待，妥善处理，化不利因素为有利因素。正确对待和处理好不同意见，就是要求主持人在主持会议过程中，要有思想准备，能够广纳会议中的不同意见，妥善处理好会议中的不同意见。
8.灵活地驾驭会议
会议主持人主持一个会议，重要的是引导与会者充分发表意见，积极参加讨论。这就需要主持人灵活地驾驭会议，使与会者愿意说话，并且说得透彻。灵活地驾驭会议一般有以下几种方法：
（1）指名法。主持人讲完开场白，让大家发言。一般会议开始时容易出现冷场。主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”只要有人带了头，下面就会有人跟着讲。
（2）激将法。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他及时发言。
（3）点拨法。当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。主持人应抓住时机，适当点拨，与会者便会顿开茅塞，话如泉涌了。
（4）复述法。某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。
9.做好针对与会者的工作
要使会议开得圆满成功，会议主持者要做好针对与会者的工作。会议主持人如同导演，与会者如同演员，演员的行动要听从导演的指挥，为了使演员能与导演协调配合，会议主持人在处理与会者的关系上要做好以下两点：
（1）主持人的插话、引导做到有礼有节。会议主持人不要把自己的意志强加于人，也不过早地表明自己的观点，以免先声夺人，给与会者造成“定调子”的感觉。会议主持人对要讨论的问题要有所准备，以便能够更好地诱导与会者发表意见，多倾听与会者的看法，充分发挥与会者的聪明才干，从而更为全面、客观地看待问题。
（2）要适时地终止辩论。有时辩论已经达成了某种妥协，但主持人却没有发现，结果是“夜长梦多”，节外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式，如基本一致就及时终止；求同存异而及时终止等。最后，简明扼要地归纳。每一项议题经过讨论后，主持者应当简明扼要地将决议的结果报告给与会者，同时留下记录。
10.对干扰会议现象的处理
会议进程中难免有干扰会议的现象，这时就需要会议主持人予以及时制止。这种制止不仅影响当事人一人，而且影响着全体与会者；既要考虑当事人的反应，更要注意对其他人的情绪造成的影响及后果。所以，会议主持人对干扰会议现象的处理更应当婉转而有策略。主要应考虑以下两点：
（1）避免正面冲突。会议主持人对会议不良现象的制止应尽量避免同与会者发生正面冲突，因为一旦出现这种情况，会议就再没有办法协调了；应尽量使受批评者感到不是批评，而是鼓励；应使与会者体会到主持人是从主题出发，真正维护会议目的。
（2）尽量因势利导。会议主持人对某种不良现象的制止应尽可能是因势利导的、间接的。比如，当制止某些人观点偏颇，把会议导向歧途时，可不评论其观点，不讲其观点的危害，而只是强调正确的观点；当要制止某人小声说话时，先注意其小声说什么，将说话中与议题有关的内容点出来，鼓励其在会上发言。
11.会议中的批评要有建设性
会议是一个群体进行的集体讨论，总难免会发生某些观点的分歧甚至冲突，有时甚至会有人进行人身攻击。为了防止这种状况的发展或者矛盾的进一步激化，在这种情况下，会议主持人往往不得不对某个人、或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免直接发生冲突，如果会议主持者与他们发生直接冲突，会议就陷入僵局。在批评之前，主持人最好先对被批评者作一番鼓励和夸奖，使他成为你的朋友，然后再良言苦口，善进忠言，并且应当在批评中带有建设性，使被批评者真正明白其道理。
12.会议的时间不可太长
据生理学家的研究，人们参加开会和讨论时，脑力的最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是1小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语和轻微的骚动。在这种情况下，主持人如果坚持继续开会，多数发言者就只能重复别人的发言，而表现不出创新。生理学家们给这种状态专门取个名称，叫做“反面活动阶段”。在这个阶段，主持人对与会者很难驾驭，若在这一阶段通过会议的决议，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得再长，许多与会者一心想快点散会，将对会议通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧凑最有效的会议，一般不应超过1小时。通常情况，多数与会者需要30～40分钟才能恢复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。
13.会议的简短概括和总结
主持人对会议的简短概括如同在比赛场上翻动计分牌，能让与会者体会到会议的节奏。同时也有助于澄清议题讨论中的分歧点，引起与会者注意。
会议主持人的简短概括应限制在半分钟内。及时地简短概括虽然占用一些时间，但不会影响会议进程。相反，通过简短概括，会议主持人为与会者树立了一个珍惜时间的榜样。会议主持人经常进行简短的概括，会直接推动议题的讨论，向制定正确的解决方案迈进。
在完成会议的各项任务和程序后，主持人就要对会议的全过程作简要的回顾，对会议的执行情况和会议所取得的成果进行全面、客观的总结，对不能确定的或未解决的问题，则要作出解释说明。总结要力求全面、扼要、准确。
14.主持人切忌以权压人，搞一言堂
有些领导者主持会议时不太重视语言艺术，或者是以权压人，把自己的观点强加给别人。其结果是，他们的领导权威意识压倒了民主思想。对与会者来说，更是强迫压倒了诱导。作为主持人，即使你在讲话中有上述缺点，听众也拿你没办法，但他们虽“敢怒不敢言”，强烈的反感却会使他们对你的美好印象产生扭曲，他们把这种讲话看做粗暴、专横。因此，主持人在主持会议的时候，切忌一言堂。要注意发扬民主，提倡百家争鸣，要将与会者在会议讨论中的建议和意见精华吸收到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了意见之后，排斥与会者的意见而坚持自己的意见，这样下去，久而久之，参加会议的人就少了，会议的气氛也必然窒息。这对领导者来说，是一种很大的危险。
15.主持会议的开头、结尾要精彩
一篇好的文章，一定有个好的开头和结尾。自古以来，人们做文章都十分讲求开头和结尾，追求“龙头凤尾”。主持会议其实就是一篇口头文章，也应该在开头和结尾上下一番功夫。因为好的开头可以先声夺人，给人以深刻印象，吸引人们继续听下去；而好的结尾，可以让听众回味无穷。大多数领导在主持会议时，就不太注重开头和结尾。会议开始，三言两语，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣，就像看一些较差的文章一样，看了第一句就没有兴趣继续读下去。同样，一个好的会议结尾能对本场会议起促进作用，甚至能将其升华，推向高潮。
