第三节公文写作中的常见错误
一、公文文种选用的错误一是生造公文文种。《条例》规定党的机关公文为14种，即公报、决议、决定、指示、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、条例、规定、会议纪要；《办法》规定国家行政机关公文为13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政公文共计18种。它们无疑是党政机关写作公文时文种选用的依据。至于我们在工作中常常见到的以公文格式制发的“请示报告”、“汇报材料”、“批示”、“通报批评”等等，则系生造公文文种，是不规范的。
二是误用公文文种。《条例》、《办法》不仅规定了党政机关的公文种类，还规定了各文种的适用范围，使每一文种在使用上都有内容、职权范围、行文关系、行文目的的限定，不具随意性。实际工作中误用公文文种主要有两种情况：一是将“请示”误用为“报告”。《条例》、《办法》明确指出：向上级机关请求指示、批准，用请示；向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，用报告。而《关于××学院成立后培训任务问题的报告》、《关于增拨救灾物资的报告》、《××处关于动用历年节余经费的报告》，从其标题的事由可看出它们旨在请求上级机关指示或者批准，文种应用“请示”而非“报告”。二是将“函”误用为“请示”。《条例》、《办法》规定：向上级机关请求指示、批准，用请示；不相隶属机关之间请求批准，用函。××公司为申请减免更换营业执照登记费向所在地工商行政管理局“请示”、××钢铁总厂因遭受雷击而要求免征部分工商税向当地税务机关“请示”等，明显系不相隶属机关之间的行文，应该用“函”而不该用“请示”。
三是党政公文文种混用。由于党政职能分开，党的机关和国家行政机关一般不交叉行文(可联合行文)，为此，中办专门制定了《条例》，国务院特地公布了《办法》，分别作为其公文写作的依据。实际工作中，党的机关以公文形式制发公告、通告、议案、命令或行政机关以公文形式制发公报、条例、规定、决议、指示即属混用了党政公文文种，不符合公文写作规范化的要求，因为根据《条例》、《办法》规定，在18种法定公文中，除决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要为党政机关共用文种外，公报、条例、规定、决议、指示为党的机关公文文种，行政机关不得使用；公告、通告、议案、命令(令)为行政机关公文文种，党的机关不得使用。
二、公文格式安排的错误
一是缺项。主要表现为缺签发人(上行文)、缺印章、缺主题词，或正文中缺必要内容(如通报缺分析评议，请示缺原由，批复缺依据等等)。
二是构成公文的项目位置不当。其一，公文结语位置不当。公文一般都有结语，如“特此通知”、“妥否，请批复”等等，我们常常看到它们紧随正文主体出现(未提行)，是不规范的，它们应在正文主体之后提行另起。其二，公文附件名称位置错误。公文正文中常有“现将《××××》随文附上”或“随文附上《××××》”的情况，有悖于《条例》、《办法》的要求。公文如有附件，应在正文之后(空一行)、落款之前注明附件名称，并非注于正文之中。其三，党的机关公文成文日期位置错误。党的机关公文成文日期应位于发文机关署名右下方，实际写作中，人们往往将它置于发文机关署名正下方，这也是有失规范的。
三是构成公文的项目写法不规范。其一，标题写法不规范。《条例》指出：党的机关公文标题“由发文机关名称、公文主题和文种组成”；《办法》规定“(行政机关)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”写作中常见的标题错误如《××县财政局通知》(缺少对公文内容的概括)、《××学校关于废气污染校园环境的请示》(对公文内容概括不准)、《××市公安局转发〈××市人民政府关于××××的意见〉的通知》“(意见”并非法规、规章名称，因此标题中不该用书名号)等等。其二，正文中引用公文不规范。如“××〔2001〕56号《关于××××的请示》悉。”就是不规范的。引用公文，应先引公文标题，后引发文字号。其三，行政机关公文中数字书写不规范。不少行政公文书写数字随意为之，是不对的。《办法》要求：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”
三、公文语言运用的错误
一是言辞含糊啰嗦，不准确简明。公文属应用文体，实用是其出发点和归宿，它是根据实际需要，为了达到某个具体目的而写的，是作为工具直接用来办事的——或传达党和国家的方针政策，或安排工作、部署任务，或反映情况、请求指示等等，由于事关党务、政务和各种公务，政策性、时间性极强，必须借助准确简明的语言予以表达。而《××局关于举办××短训班的通知》中“请各企事业单位的学员于3月5日前来报到”，由于表述不准确致使读者产生歧义，不知应“3月5日”“前来报到”还是应“3月5日前”“来报到”；某工交公司一份工作报告的开头，连用数个“在……下”，洋洋洒洒百余字，却全是空话、套话，未进入公文主题。凡此种种，有悖于公文的实用原则，为公文写作所不取。
二是追求生动形象，不严肃庄重。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关及其人员社会活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性，表现形式上，就要求语言严肃庄重。而如《××公司关于处理汽修工李刚违章驾车造成事故的通报》中“……车行至东大街时，李刚酒性发作，汽车如一头失控的猛兽，在街上横冲直撞……”，由于其语言运用片面追求形象生动，损害了公文的政治性、权威性和严肃性，写作公文应力避之。
三是用语轻浮随便，不适合制发机关身份。公文是制发机关与上下左右机关单位联系沟通的纽带，分上行文、平行文和下行文，不同种类的公文由于行文方向不同，与收受机关关系不同，运用语言也各不相同，写作时应分别情况，区别对待：上行文用语应表现出对上级机关的尊重，平行文用语应谦和有礼，下行文用语则应坚定有力。如果“请示”或“函”中出现“我公司决定……”、“你们必须”、“你们应……”字样，或“决定”、“批复”、“通知”中用商量类语言，显然都是不恰当的，不适合制发机关的身份。
第四节公文处理
公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理工作是党政机关公文工作的一个重要组织部分，是机关办理公务的一种重要形式，贯穿于机关各项工作之中，为机关政务活动正常运转提供保证。它既是机关的一项基础性工作，也是机关的一项经常性任务。
党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。
