会议，是现代社会实施领导工作的一种重要手段。根据需要组织好各种会议，则既是领导干部的重要职能也是一种工作能力。因此，本章专门研究会议组织有关问题，并同时兼顾现代社会越来越凸现重要性的政务活动组织工作。
第一节会务（政务活动）组织工作的重要性
一、会议及会务工作的重要性
会议是一种重要的议事活动或议事制度。会议如果作为一种议事制度，则是一种常设机构，如我国“中国人民政治协商会议”，国外的“部长会议”、“参谋长联席会议”等机构。会议如果作为一种非常设机构的议事活动，则表现为一种有组织、有主题、有程序的临时议事形式，或者称之“开会”。我们所谓的会议，主要是指这种情况。“会”就是聚集，“议”就是讨论，聚集起来讨论决定问题，是会议的基本特征和基本任务。会议是一种社会历史现象，它广泛地存在于政治、经济和社会生活各个领域之中，社会成员中无论是决策人员、执行人员，还是公务人员、管理人员、学者、研究者、职工等，实际工作中都不同程度地与会议相联系。尤其是决策活动、管理活动，须臾离不开必要的议事平台和传输节点——会议。
开会议事决策，是一切政党、政府、组织、社会团体、机构和单位履行领导、指挥、管理职能，贯彻重要意图，研究重要问题，决定重大事项，策划部署工作的重要形式之一。会议在现代社会，更是领导工作的一种重要手段。在我们党的历史上，无论是革命时期还是建设时期，党和国家的每一次重大历史转折，都是和那些重要会议紧密联系的，如党的遵义会议、七大、七届二中全会、十一届三中全会、十五大等，这些会议的召开，标志我们党发展历史上的重大转折，是我们党前进的里程碑，对中国革命和建设的进程产生了极其深远的影响。还有许多重要会议，标志着党的事业和我国改革、开放、发展的新起点、新篇章。如党的十五届五中全会，是在世纪之交的历史时刻召开的，全会审议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》，成为我们在新世纪伟大进军的行动纲领；党中央召开的庆祝中国共产党成立80周年大会，江泽民总书记发表的重要讲话（“七一”讲话），全面总结了我们党80年的光辉历程和基本经验，围绕在新的历史条件下建设一个什么样的党和怎样建设党这个基本问题，深刻阐述了“三个代表”重要思想的科学内涵，进一步阐明了党在新世纪的历史任务和奋斗目标，是一篇马克思主义的纲领性文件，对做好党和国家的各项工作具有重大而深远的意义。对一个地区、一个部门或一个单位来讲，在工作历程中，也必然有一些重要的会议，标志着某一时期或某项工作的重大发展，成为本地区、本部门、本单位政治、经济、社会生活中的重大事件。
这些会议之所以产生重大推动作用，从本质上讲是党正确领导的结果，是时代发展的必然趋势；同时，这些会议的成功召开，也离不开各项会务工作的充分准备，精心组织，顺利实施，圆满结束，为完成会议的任务创造了条件。如1945年4月我们党在延安召开的七大，党中央就非常重视会务工作，大会秘书长总管会务，大会设有秘书处、警卫处和总务处。秘书处分设记录科、文书科，科下面又分组。大会有会场规则八条，排了座次，制作了代表证。可见，会务组织工作已相当严密，保证了七大的胜利召开。从工作角度讲，无论何种重要会议其成功与否，都与会务工作的好坏休戚相关。毛泽东等党的老一代领导人对会务工作十分重视，亲自作过重要指示。毛泽东同志对党的会议会场布置体现什么精神、什么气氛、什么风格，都提出过明确要求。比如对党的工作会议如果时间开得比较长，会议文件该怎么发这个细节，毛泽东同志都亲自提出“要下毛毛雨”（即分阶段发文件），“不要下倾盆大雨”（即不要把大量文件一下全发给代表）的要求。我们党和国家对重要会议的筹备工作，都要专题研究，审定会议文件、议程以及参会人员等重大事项，并由一位领导同导亲自挂帅领导会务工作。许多地方和部门召开重要会议的筹备方案，都是由党政主要领导同志亲自审阅，有的还提交党委常委会议或政府常务会议讨论通过，会务工作多数时候要由一位相关领导同志总负责。为开好会议，各级领导和工作人员倾注了大量的心血。可见，各级党委、政府历来对办好会议高度重视。因此，办好会议，是党政领导机关、特别是办公厅（室）及所有相关工作人员的一项重要任务和职责。
企事业单位以及社会团体根据事业发展需要和工作要求，也经常要举行一些会议。不少中层领导干部都要不同程度地参与会务工作，因此同样须要重视学习会议组织。
二、政务活动及其组织工作的重要性
政务活动主要指政务性的大型活动。而大型活动，又一般指在一定的时空范围举办的公开性强、参与面广的现场活动，本文在这里指的则是党政机关直接领导并组织开展的较大规模的公开活动。党政工作中的大型活动是围绕党和政府中心工作，根据政治、经济和社会发展需要，针对一个主题，以特定的形式为载体而组织的具有广泛影响的公开活动。组织大型活动，是贯彻党和国家方针政策，宣传教育群众，展示精神风貌，鼓舞凝聚人心，树立对外形象的一种重要形式。
如我国举行的国庆35周年、50周年天安门广场庆祝集会和阅兵，庆祝香港、澳门回归祖国，三峡工程大江截流仪式、昆明世博会、上海APEC会议等大型活动，在全世界产生了重大的影响，展示了我国泱泱大国的风貌，体现了我国组织高水平大型活动的能力，极大地激发了全国人民的民族自豪感和振兴中华的斗志。又如1997年各地举办的“迎回归”系列活动，成为当时一个又一个“兴奋点”，激发了全国人民巨大的爱国主义热情。这些大型活动，主题突出，生动活泼，使广大人民群众受到了极大的教育和鼓舞，对激励各行各业群众深化改革、扩大开放、加快发展起到了不可替代的重要作用。还有一些省市主办的如哈尔滨“冰灯艺术节”、青岛“啤酒节”、大连“服装艺术节”、厦门“投资贸易洽谈会”、深圳“国际高新技术成果交易会”、国务院西部办“西部论坛”等，反响极大。因此，组织好重要的大型活动，对于一个国家和一个地区、一个单位，都会产生广泛而深远的影响，受到党政领导的重视和社会各界的关注。在重视公共形象作用和社会舆论宣传的现代管理过程中，组织大型活动也是党政机关的工作范围。有时候，组织大型活动比承办会议的工作难度相对大一些，只有在实践中不断探索，才能达到预期的效果和目标。
企事业单位和社会团体，同样在特定条件下也需要组织开展一些较大规模的公开活动，展示自己的公共形象，所不同的是不叫“政务活动”。随着社会经济发展，这种活动已越来越多，对领导干部来说也就显得越来越重要。
三、会务（政务活动）组织工作影响深远、意义重大国外有学者指出：“会议，是公共关系的窗口。”凡是会议和活动，不论大小，每组织一次，都是一次“创作”。你的“作品”主题怎么样？题材怎么样？描写怎么样？论述怎么样？有没有精彩之笔？有没有败笔？感染力如何？都要让“读者”——参与者、社会各界、新闻媒体、领导、群众去评说，人们心里都有“一杆秤”，都要给你打分。需特别指出，会议和大型活动的“作者”并不是某一个人或几个人，而是一个机关、一个单位，甚至是一级政府、一个地区、一个城市。因此，会议、活动的组织效果，直接反映主办者的思想、作风、素质、能力和水平，直接体现一个地区和一个单位的形象。一次会议和活动搞完了，不管你愿意不愿意、答应不答应，搞得成功的往往给领导和所有参与者留下良好印象，甚至传为佳话；搞得不好的必将给领导和所有参与者留下不良印象，（如稀稀拉拉等），或传为笑柄（如不伦不类等），这方面的事例和教训是不少的。总之，成功举办会议和活动，能推动党和政府的工作，能树立地区和单位良好的形象；反之，则会影响党和政府的工作，影响或败坏单位形象。举办会议和活动，我们要力求做到不办则已，要办就是一流质量，就是精品。从单位队伍建设来讲，通过几次成功的会议或活动，往往反映了这个单位有一批严谨认真、业务强、打硬仗的人；而通过一次糟糕的会议或活动，往往反映这个单位有一些不负责任、软懒散的人。因而办文办会办事，必须先学做人，这是深刻的道理。
第二节会务（政务活动）组织工作的特点
一、会务（政务活动）组织工作的特点
会议和政务活动的重要性质和作用，决定了会务和活动组织工作具有以下七个特点。
（一）必要性
任何会议或大型活动，应当根据实际工作需要而举办，要有明确的目的和主题，要能解决问题，要有实际意义。决策或实施会议和大型活动，首先要认真分析其必要性，可开可不开的坚决不开，可搞可不搞的坚决不搞，以小能解决问题的坚决不求大，反对会议和活动组织中的形式主义。由于实际工作需要，非开不可的会议或必须举办的活动要精心组织，办出成效。
（二）严肃性
会务（包括活动组织，下同）工作必须紧紧围绕会议活动的主题和任务进行，从会议文件资料的准备、会议通知和参会人员的选定、会场的布置、会议议程的安排和相关活动，都必须始终突出主题，不能偏离主题、分散主题、干扰主题。尤其是党政机关召开的会议政治性、政策性、权威性极强，会务工作必须严肃慎重，稍有马虎或疏忽大意，将会造成难以挽回的政治影响。因此，会务工作人员对会议主题必须认真领会，要心中有数并认真贯彻。
（三）执行性
会务工作实施的全过程，必须在领导的统一指挥下进行。会务工作的各项步骤、方式、规格、口径、分寸等，都应认真贯彻执行会议领导者的意图和要求。遇到问题要按程序请示上级领导，不能主观随意，越位操作；即使有创新，也要征得领导同意并上升为领导意图。
（四）规范性
会务工作是一种程序性很强的行政管理工作，必须讲章法、讲规距，不能“乱套”。比如参会的范围和对象、议程的安排、次序的排列、领导活动的分工和会议文件的配套等，都要符合惯例、符合规范。如遇突发性的情况变化，也应在总体规范原则下作灵活处理。会务工作是否规范，直接反映办会单位的办事能力和办事水平，也反映了办会工作人员思路是否清晰，办事是否严谨，反应是否灵活。所以会务工作人员必须熟悉办会的基本程序和规范，不能“以其昏昏，使人昭昭”。
（五）时效性
会务工作是在既定的时限内必须完成的工作，在时序上没有后退的余地。什么时候必须完成会议通知，什么时候必须起草制作好文件，什么时候布置好现场，什么时候报到，什么时候开会或举行活动等等，都必须按期实现。特别是会前、活动前的准备工作，要求工作人员具有强烈的紧迫感和严密的计划性，必须按“倒计时”来安排和检查督促。
（六）综合性
特别是大型会议的会务工作和大型活动组织工作，实施起来往往比较复杂，涉及文秘、后勤、安全、交通、通信、宣传等各个方面，涉及上级、下级、平级、内部、外部等多元对象，是一项系统工程，需要“多兵种”合成作战，综合性较强。因此，会务工作人员必须服从统一指挥，把握全局，善于统筹协调，上下联系，左右沟通，才能圆满完成任务。
（七）一次性
会务和大型活动的组织实施必须确保一次成功。会务工作和大型活动组织的工作就像上演话剧，像“大合唱”，像“赶考”，是一门“遗憾的艺术”-即会议、活动一旦结束，其会务工作和组织工作的得与失、褒与贬、成功与失败，一切皆成定论，“木已成舟”，无法后悔，无法重来。成功理当喜悦，失败（或失误）只能留下遗憾。所以，作为相关工作人员，应当把办好会议和大型活动作为基本功，引起高度重视，勇于实践，不断总结，才能确保“万无一失”，一次成功，每次成功。
二、会议、政务活动分类
（一）会议类型
1.广义类型①法定会议。在党政机关，根据有关法规、章程、条例、规则要求，在一定时期必须按一定规程召开的会议（如党代会、常委会、人代会、政协会、政府全体会议和常务会议等）。②法定会议以外的会议。即研究处理日常工作的会议。这是最经常召开的，形式最多样的会议。企事业单位和社会团体的会议多归于这种类型的会。
2.广义地方政府主要会议类型政府全体会议，政府常务会议，政府负责人（如省长、市长、县长等）办公会议，本地区下级政府负责人（如区长、县长、乡镇长）会议，全局性（地区、系统、单位）工作会议，全局性（地区、系统、单位）专业会议，专题工作会议（小型），现场办公会议，座谈会（征求意见、听取汇报、友好会见等），传达、动员会，分析、报告、发布会（经济运行分析、专题报告、新闻发布等）。
