公文拟稿是一个复杂的思维过程，拟稿思路常会被一些预料不到的想法或指示所中断，那些在构思时没有被充分重视的材料及思路、提纲、结构等方面的薄弱环节就会暴露出来，致使拟稿偏题走调。如何防止和应对拟稿过程中突然发生主题改变或材料失真的意外情况，保证拟稿活动始终朝着预期的目标发展，实现领导的管理意图，是公文拟稿应充分重视的一个重要问题。本章通过建立持续纠差控制模式，为公文拟稿建立了一个可操作的控制模式，以减少拟稿失败率。
第一节 持续纠差控制概念
一、持续纠差控制的定义
控制学家认为，任何事物都具有系统性，公文拟稿就是一个典型的闭环控制系统。在这个系统中，包括施控系统和受控系统。施控系统就是制文机关或领导者，受控系统就是拟稿人或拟稿集体（小组）。
领导者一旦明确制文目的和要求，即依据目的和要求对拟稿人实施控制，就将拟稿人行为限定在一定范围之内。拟稿人在受控的过程中将拟稿效果反馈给领导者，领导者根据反馈信息为拟稿人提出指导性意见。拟稿人将领导者反馈回来的实际意见与起草提纲加以比较后，根据比较差异，纠正思路，修改提纲，重新开始新一轮的控制。通过这样一轮一轮连续不断地调整、控制，就使拟稿结果最终实现领导意图。
公文拟稿的全过程始终都是在领导者主持下进行的有效控制活动，拟稿的所有控制过程都是保证实现领导意图的过程。
领导决策或意图信息传递到拟稿系统，由拟稿人按照领导意图拟稿，拟稿情况再反馈给领导，领导补充意见再反馈给拟稿人，拟稿人依据领导的反馈信息对文稿及时进行纠正。拟稿整个过程就是信息输入、处理、反馈、再输入的持续控制过程。
拟稿信息反馈是实现领导满意不满意的基础和前提。文稿的主题思想、主要观点、将使用的主要材料、提纲以及结构甚至文种都受到领导者的有效控制，把拟稿人的行为限于行文的目的和要求范围之内。拟稿人针对拟稿提纲在拟制过程中会有不同的修改和建议，领导者要对拟稿人反馈的信息进行辨证分析，吸收有价值的建议，完善拟稿提纲，重新开始新一轮的持续控制。一旦提纲确定以后，就要重视拟稿活动的监控，对拟稿人偏离提纲或背离主题方向的行为应及时地指出，使拟稿人回到确定的提纲思路上来。
灵敏而准确的有效信息反馈，是实现满意拟稿的关键因素。因此，在拟稿过程中，要不断地将最新的拟稿思路和信息反馈给领导，以获得领导的具体指导。把不符合意图的思路，及时反馈给领导，通过领导反馈的指导信息，修正思路偏差，使思路始终沿着领导意图发展，确保文稿符合要求。
在持续纠差控制过程中，拟稿人基本上没有自我发挥的空间，只能在限定的主题范围内，严格按照制文机关或领导的规定和要求进行文稿拟制。
从以上拟稿控制过程来看，我们可以对持续纠差控制下这样的定义：持续纠差控制是一个能够有效预防文稿偏题潜在影响的控制过程，使拟稿有了一个具有弹性的纠差空间，赋予了拟稿人能做出有效反应的能力。
持续纠差控制的核心就是要对拟稿活动进行有效控制，它包括主题确定、材料选择、文稿结构、提纲拟定及文种选择等的信息反馈。就是说，持续纠差控制是根据领导决策目标对文稿质量实施全过程监控，目的在于及时纠正偏差，矫正思路，确保拟稿的有效性。
二、持续纠差控制的必要性
持续纠差控制就是评价文稿质量、审核文稿内容，提出修改意见。文稿质量怎样？是否按照原确定的提纲起草？是否符合领导意图？是否达到了预期的效果和要求？这些问题都必须在拟稿实施过程中得到及时纠正。如果拟稿得不到有效控制，等到拟稿成文后再修改，必然要伤筋动骨，甚至推倒重来，导致拟稿失败。所以，建立一个有效的持续纠差控制系统，可使公文拟稿从一个不可把握的活动变为可控的、有效的、目的性活动。
从公文文稿的形成看，公文拟稿是按照一定的程序进行的控制活动，是一个系统过程。文稿的形成主要有领导交拟和拟稿两大程序。领导交拟程序主要是：交待意图、主题确定、范围要求；拟稿程序主要是：收集资料、构思、拟制提纲、领会意图、拟稿实施。
拟稿程序首先是确定拟稿方式。拟稿方式分为集体拟稿和个人拟稿两种。个人拟稿，主要程序是收集相关资料、谋篇布局、拟制提纲。提纲完成后即向领导汇报，在符合领导意图的基础上拟写出初稿。若集体拟稿就需要进行讨论，讨论的目的在于集中集体智慧，进行题解分工。集体拟稿最终还是由个人分专题拟稿，因此，集体拟稿在讨论后按照分工进入个人拟稿程序。如果初稿不符合领导意图，则返回领导交拟程序；如果符合领导意图即进入审核修改，审核不满意则返回拟稿，如果满意即进入公文处理程序，领导签发即完成拟稿任务。
背景是领导产生拟稿意图的主要动因，单位的外部环境和内部条件对领导交拟和拟稿都会产生影响。
拟稿程序取决于行文目的和所要解决问题的复杂程度。目标明确、问题单一的公文，拟稿程序就比较简单，如拟写会议通知、表彰决定等一般性公文。如问题复杂，而且所涉及工作事项较多，拟稿程序就会相对复杂一些，如撰拟工作报告、制定有关规定等重要公文。不论是简单程序，还是复杂程序，文稿的形成都是一个完整的闭环系统，都是在一定范围内进行的控制活动。
人们的认识有一定的局限性。由于拟稿人缺乏必要的能力和信息，对所要决策的事物认识不高或不甚了解，忽视客观事实，主观臆断，或对领导意图不能心领神会，对表现的主题无所适从，就不知道怎样写，如何表达。持续纠差控制给拟稿人提供了获取反馈信息的渠道，从而提高了拟稿质量和效率。
通常情况下，从拟稿整体系统看，拟稿人可以通过领导的交拟和领导认识保持一致。但是，拟稿是一个把客观事实或主观愿望转换为具有逻辑性文字的思维系统过程，在这个转换过程中，拟稿人或多或少都会产生主观认识，从而偏离领导决策目标。
持续纠差控制更倾向于涉及思路问题，通过领导提供的充足信息及其具体的指导，使拟稿人的思路与领导思路相吻合。如果领导不能对拟稿过程中的关键思路、主要观点以及结构层次加以控制，文稿的质量就难以保证。领导了解、掌握拟稿效果，只能通过拟稿反馈信息，拟稿人也只能从反馈信息中发现问题，并得到领导正确的指导。拟稿正是在反馈——控制——反馈——控制的循环往复中完成的。
三、持续纠差控制的范围
持续纠差控制所涉及的范围比较宽泛，任何与此有关的因素都是其组成部分，例如信息、知识、经验等，这些因素都可以为拟稿提供预防失效和启发思路的办法。持续纠差控制范围主要是：材料控制、修改控制、反馈控制、偏差控制、例外控制和失效控制。如图6－3所示。
材料控制，主要是指领导提供的材料，包括拟稿人收集和运用的材料，达到对材料去粗存精，对文稿进行提炼、升华的目的。
修改控制，注重于重建思路，以控制主题、观点、结构、材料、语言等方面的持续修改，拟制持续提纲，达到主题突出，观点鲜明、结构合理、材料典型、语言简练的目的。
反馈控制，主要在于领导者与拟稿人之间的信息交流。偏差控制，主要在于识别拟稿潜在的偏差，设定相应的在主题范围内的控制措施，以应对拟稿过程中出现偏差所造成的影响和失效。
例外控制，侧重于实际情况发生变化时，如何采取应急反应和处理的方法。
失效控制，侧重于因决策措施出现冲突或意见不一而造成拟稿失效时，如何进行协调和调查验证的方法。
持续纠差控制不单单是纠差控制，它不是一个专门的拟稿控制方式，而是由拟稿自身驱动的综合反应，能确保拟稿思路在制文机关和领导者的控制下持续有效，实现拟稿目标。
四、持续纠差控制过程
持续纠差控制是一个动态的、具有前瞻性的、正在进行的过程，必须根据拟稿的实际情况适时更新并保持有效。持续纠差控制的过程主要是：明确所要表达的主题、制定持续应对措施、优化结构并延续思路、拟制持续提纲、沟通验证和修改。
1.明确所要表达的主题
主题是拟稿所要表达主要问题的主张。首先要确定制文机关或领导的主张，依据主张明确所要解决的问题，确定领导意图，了解背景、以及文稿得以实现的关键因素；其次进行分析，识别可能影响主题的意见和材料等因素，确定由这些因素可能对主题造成的直接影响；再次，清楚拟稿人自身在知识、经验、能力等方面的弱点，确定可控的思路与控制范围以外的偏题风险，明确拟稿“偏题”的防范控制措施。
2.制定持续纠差应对措施
首先，依据实际情况发生的变化，确定行文目的和要求，明确要不要制文？从什么角度表达？其次，确定有关文件范围、执行等方面的具体规定和愿望，并持续了解和掌握情况，以便在时机和条件成熟时恢复拟稿；再次，结合制文要求，确定重新拟稿所需的各种材料以及拟稿方式；最后，明确所面临的困难，确定拟稿能力与时间要求的差距，制定拟稿计划。
3.优化结构并延续思路
文稿的关键要素是结构。应根据所要表达问题的难易程度，确定文稿结构，合理划分主要层次、段落，优化结构形式，使思路有效地延续。
4.拟制持续提纲
构思结果确定后，应针对缺失的内容，确定修改内容，拟制持续提纲，使拟稿能够得到持续的实施。
5.沟通验证和修改
持续提纲确定后，若有不确定的因素或新的内容要向领导汇报，并实际调查了解，与原提纲比较，确定是否调整。调整提纲要在得到领导认可的情况下，再动笔继续有效起草。
第二节 持续纠差控制的内容
一、制定拟稿标准
根据决策目标可以制订出相应的拟稿控制标准。控制标准要明确具体，具有可操作性。以拟制工作计划为例（如图6－4所示）。工作计划除了明确计划名称和结尾外，工作计划文稿的主体主要是基本内容、任务要求、措施办法和时间步骤。任务要求是工作计划的核心部分，制定计划的目的在于全面完成单位一个时期内所有的工作任务，实现总体目标。任务要求标准，就是要写明具体任务，并对各项任务逐条逐项地详尽阐述，提出每项任务的具体要求和采取的措施，以及实现的目标和要达到的质量标准。时间步骤，要写明时限要求，一般把时间分为若干个阶段，把任务分解到各阶段，再根据每个阶段的基本任务分步骤限定完成时间。
下面是研究院公文拟稿标准，可作为参考。
（1）法规标准。符合党和国家的法律、法规及有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。
（2）规范标准。符合国家统一规定的体式标准。
（3）事实标准。情况确实，材料真实可靠。
（4）主题标准。观点明确，主旨突出，表述准确。
（5）结构标准。按照层次序数排列，结构严谨、布局合理、条理清楚。
（6）格式标准。秘密等级、保密期限、紧急程度。发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明。成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分齐全规范。
（7）语言标准。表述准确，直述不曲，庄重得体，篇幅简短。
（8）引文标准。人名、地名、数字、引文准确。引用文件，先引标题，后引发文字号。引用外文注明中文含义。日期写明具体的年、月、日。
（9）文字标准。公文中的数字，除成文日期，部分结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他情况下应当使用阿拉伯数字。准确规范，标点正确。
（10）计量标准。使用国家法定计量单位。
二、制定拟稿模式
拟稿模式是持续纠差可以对照控制的样式，也就是说，拟稿有了一个相对固定的范本，就可以对这个范本进行有效的控制。
公文具有“法定”的相对固定模式。比如，法定公文外在的模式由文头、行文、文尾组成。一般公文拟稿结构模式大致相同或相似。公文正文结构一般模式：
请示性公文：缘由——事项——结束语式；
指令性公文：提出问题——分析认识问题——解决问题式；
陈述性公文：情况——做法（经验或体会）——问题（或不足）——意见（或打算）式；
法规性公文：通常是总（缘由、目的、指导思想、适用范围）——分（具体规定事项、要求等）——附（实效、修改权、解释权等）式；
周知性公文：依据——事由——要求式。
公文开头也有相对规范的模式，如规定，一般这样开头：“依据……特作如下规定”；通知开头一般是：“为了……现将有关事项通知如下”。
在结构上，比较单一的问题，一般采用篇段合一的形式，比较复杂的问题，一般采用多段或总分并列式，围绕主题，分成若干问题，再对若干事项加以叙述。例如，拟制通知时，首段先写通知缘由，再写事由，最后提出要求；拟制计划时，则先写依据，再写具体事项，最后写实现的目标和完成的时限。
