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第97章 第如何主持会议

乐意给人台阶,让对方能下来台,不单单是个技术问题。总经理如果没有容人雅量,凡事总爱冒坏水,见别人落入尴尬便幸灾乐祸,就不可能成为一个圆场高手。当然,没有圆场的机智,也会使人力不从心。有时候社交活动之所以陷入僵局,并不是因为双方存在着不可化解的矛盾。因此,社交活动中暂时出现的僵局看似山穷水尽,但只要找出问题所在,是能够柳暗花明的。通过会议的形式讨论问题,解决问题,是总经理常用的办公方式。但是,开好会议,有效解决问题,并不容易,这里面有许多学问。

本文所说的会议,是指讨论实质性问题的工作会议,它是作为领导的总经理最常用的一种会议形式。这类会议通常分五步进行:第一步,用简洁明了的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题;

第二步,把需要讨论的问题按重要性的大小和轻重缓急程度排列一个顺序;第三步,一个问题一个问题地讨论,每个问题最好拿出几种解决办法,从中挑选出最好的解决办法,或把几种办法的长处综合成一种新的办法,并预料实行这种办法会出现的情况和结果,怎样解决;

第四步,这项工作如何付诸实施?由谁来做?什么时候完成?完成以后以什么形式汇报和总结?第五步,每个问题讨论完毕,主持者作一次归纳,全部问题讨论完毕,主持者要简要总结。

以上是一般性的程序,会议能否开好,还要看以下几点要领掌握得怎么样。(1)要抓住重点,把握方向。总经理要牢记会议宗旨,带领大家朝会议目标努力,要善于牵“牛鼻子”,区别有益的讨论和无关的争论,有用的发言和无用的废话。在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时,总经理要用适当的方法及时提醒,及时引导大家言归正传,使会议紧紧围绕中心内容进行。

(2)要注意掌握会议进程。哪个问题应当重点研究,讨论时间长些;哪个问题比较简单,时间应用得少些,总经理要心中有数,不能颠倒主次,大题小作,小题大做。问题讨论到什么程度算恰到好处,领导者要掌握“火候”,不失时机地转入下一个题目。(4)要善于调解气氛。尽管会议要讲求效率,讨论问题要严肃认真,但也不一定搞得剑拔弩张,毫无笑意。事实证明,轻松的气氛有助于活跃思想、讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。每当出现僵局或气氛拘谨、紧张时,总经理应当运用“幽默”的艺术,可以用一个不过分的笑话、俏皮话、笑声或友好的讽刺来解除紧张状态,使大家轻松自如地继续讨论。

(3)要注意发扬民主作风。会议要开得好,必须有一个宽松的气氛,使与会者无拘无束,畅所欲言。总经理要把自己置于同大家平等的位置上,启发大家开动脑筋,毫无保留地发表意见。对大家的意见,总经理要善于倾听、体察异同、归纳分析、鼓励引导,总经理千万不可搞一言堂,更不能压制不同意见,强制大家迎合自己的观点。只有总经理具有这样的民主作风,才能充分发挥与会者的聪明才智,为问题找到好的解决办法。面对工作中各种复杂的事务,总经理不妨放松自我,在主持会议的时候,灵活变通活跃气氛。

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