2．灵活性
因为接收对象不同，文书的写作风格也应适当转变。其灵活性主要表现在：表达方式不拘一格，叙事、抒情、描写、评赞、议论等；使用语体自由多样，不受公文语体的束缚，心到笔随，白话、文言、文白相间均可；语言风格个性化，或幽默或严肃或知心，能很好地体现作者的个性与才情。总之，文书的写作要在遵守基本格式的前提下灵活运用，所表之情、所达之意能够促进彼此的沟通与交流。
公文
公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定效能和广泛用途的文书，具有政策性、法规性和针对性。它主要用来沟通各单位、各级组织之间的信息，促成它们之间的相互协调与紧密配合。因此，公文的写作一般有严格的要求。
1．公文的格式
公文必须具备的要项包括：文号，一般格式是：××××年×字×号；发文日期；受文者；发文者。一般公文都应标明题目，若公文较短，也可不标题目。
2．公文的内容
事由，要求用语简单扼要；引据，发出公文的根据；申述，根据前面的引据叙述意见或办法；归结，针对申述文件中所提意见或办法，表明最后处置态度。
3．公文的写作要求
公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠；交代清楚事实、时间、地点、原因和结果等要素；核准事实和数据，确保准确；如果正文后有附件，应在正文中或正文后注明，提醒受文者注意，附件上如有号码，一般应与正文号相同，以便校对；语言朴实。
通知
通知与人们的工作息息相关，它除了用于下达指示、布置工作、传达领导意见、任免干部、决定具体问题外，还用于上级机关对下级机关以及平行机关之间。通知具有广泛性、周知性和时效性。
1．通知的种类
根据适用范围，通知可分为发布性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知、转发性通知和批转性通知。
2．通知的格式
通知一般由标题、正文和落款三部分内容组成。
（1）标题。通常有三种形式，第一种是由发文机关名称、事由和文种构成，第二种是由事由和文种构成，第三种是由文种“通知”作标题。
（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据，主体重点说明通知事项，结尾则提出执行要求。
（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如无必要，可以没有这一部分。
3．通知的写作要求
通知的内容要明白、具体，如内容较多，可分条开列；用公文形式发出的通知要加盖公章。
启事
启事是指将自己的要求向公众说明或希望协办的一种短文。通常张贴在公共场所或者刊登在报纸、刊物上。机关、团体、企事业单位和个人都可以使用。启事具有公开性、广泛性、实用性、随意性的特点。
1．启事的分类
根据内容可将启事分为招生启事、寻物启事、招聘启事、挂失启事、征集启事、征婚启事、庆典启事等。
2．启事的结构
一般由三部分组成：一是标题，主要由启事的内容决定，如内容是寻物，则写“寻物启事”，若事项紧急或重要，可写为“××公司紧急启事”。二是正文，说明启事原因、具体事项。三是落款，注明启事单位名称或个人姓名及日期。
3．启事的写作要求
以机关、团体、单位名义张贴的启事，要加盖公章；启事内容要真实；标题能揭示事由简短醒目；内容简单，一事一启，便于公众理解；文字通俗、简洁，态度庄重、平易而又不失热情，给人以信任感。
会议记录
会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。具有真实性、原始形态性和完整性的特点。
1．会议记录的格式
标题，如《××会议记录》；会议概况，包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人等；会议内容，包括会议的宗旨、议题、报告、决定等；结尾，由主持人和记录人对记录认真校核后签名以示负责。
2．会议记录的要求：
（1）记录要准确、真实。
（2）记录要详细。群众性大会只记与会人的总人数以及较重要的领导成员；重要的会议应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。
（3）忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。
（4）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。
3．注意事项
会议记录不能夹杂记录者的个人情感，更不允许有意增删发言内容；会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
商务讣告
讣告就是告知某人去世消息的一种丧葬应用文体。我国现代讣告形式有一般式、公告式、简便式。一般式讣告是人们最常用的；公告式讣告隆重、庄严，往往由高级机关团体做出决定发出；简便式讣告则常作为一则消息在传播媒体上公布，旨在晓谕社会。
1．讣告的格式
（1）标题：要标出“讣告”二字，或冠以逝者名字“×××讣告”，字体应大于正文，宜用楷、隶书体。
（2）正文：先写逝者的职务、姓名、逝世时间、地点、死因和终年岁数；接下来可介绍死者生平；最后写明召开追悼会时间、地点和有关事项。
（3）结语：常用“特此讣告”、“仅此讣闻”
（4）署名、发讣告日期。
2．讣告注意事项
按传统习惯，写讣告只能用黄、白两种纸，一般情况，长辈之丧用白色纸，幼辈之丧用黄色纸；讣告语言要简明、严肃、郑重，以体现对死者的哀悼。
附讣告范例：
讣告
先母×××于公元×年×月×日×市病故，享年九十岁。兹定于×月×日×午×时，在××火葬场火化，并举行追悼会。谨此讣告。
×××哀告
×年×月×日
商务悼词
悼词是在为逝者举行的追悼会上所作的讲话或文章，专用于对逝者的哀悼。悼词按用途可分为宣读体悼词和艺术散文类悼词。宣读体悼词专用于追悼大会，由一定身份的人进行宣读；艺术散文类悼词内容广泛，包括所有的向死者表示哀悼、缅怀与敬意的文章。这里就这里主要介绍一下形式相对稳定的宣读体悼词的格式写法。
1．宣读体悼词的格式
（1）标题。标题可以写为“悼词”，也可以写为“沉痛悼念×××同志”或者《在追悼×××同志大会上的讲话》等。
（2）正文。点明悼念对象，介绍其生前身份、因何逝世、逝世时间、终年岁数，扼要地介绍逝者生前的事迹，恰如其分地评价其一生，并对逝者表示哀悼。
（3）结束语。再次表示对死者的沉痛悼念，文字简洁，常见的有“××同志永垂不朽！” 等。
2．悼词要注意的问题
对逝者的歌颂是严肃的，不夸大，不粉饰；语言要简朴、严肃、概括性强；悼词应勉励生者节哀奋进。
信函：交流情感和商务信息的载体
小王拥有一定的文字功底，因此公司负责人安排他专门负责商务信函的写作。有一次，公司举办一次大型活动，需要邀请相关人士参加，小王自信满满的写了很多封，但是最后到场的人却寥寥无几，老总一气之下将他辞退了。小王向朋友诉苦鸣冤，朋友要求小王再写一封邀请信给他看，还没看完，朋友就说：“是你写的让对方觉得你不够尊重他，所以没来。”
商务信函在你的业务往来中往往有着举足轻重的作用，能够帮助你建立和保持人与人之间的信赖关系或商业信誉。通常，你的商务信函写作能力直接影响到对方对你所在公司的评估，有时候，对方只根据一封商务信函中，便决定是否和你展开下一步合作。
商务信函的写作，不需要华丽优美的词句，你只要用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解你想说什么，围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对你写作商务信函有借鉴作用。
商务信函的抬头绝非可有可无
一切贸易往来，从信函开始，由信函结束，因此，一封商务信函的抬头绝非可有可无。抬头的基本内容包括称谓语与提称语，有吸引力的抬头通常是这样的：
1．称谓语准确。
（1）确保所写姓名头衔正确无误，切忌直呼其名或者无姓无名，因为写错或漏写收信者的姓名与头衔是非常不礼貌的行为。
（2）不知道收信者的性别时，可以使用中性名词称呼收信者。稳妥的称呼比如“董事长”、“主任”、“首席代表”等是你可以考虑的。
（3）不能滥用称呼。尤其是初次致信时，慎用“先生”、“小姐”之类的称呼，专用性称呼如“阁下”、“老板”等也应注意使用。
（4）必要的时候，可以以直接致信的有关单位或部门作为称谓语。
2．提称语到位。
提称语是在称谓语之前用来提高称谓语的词语，平常的公务信函中可以不使用。公务信函里最标准的提称语是“尊敬的”，而使用于社交场合的古典式提称语如“尊鉴”、“台鉴”等一般不宜使用；对于普通的公务信函，不宜用“亲爱的”等西式提称语。
总之，商务信函的抬头应根据具体对象具体对待，力求恰如其分。
正文要主题明确
正文是在商务信函中最核心的内容，写作时，一定要注意主题明确，言简意赅，层次清晰，语句通畅。以下要点是必须认真对待的：
1．适当使用人称。根据对对方的了解以及双方关系的亲密程度来选择人称。
2．将最重要的信息放在前面，节省对方的阅读时间。比如“本信目的是与你们探讨合作的可能性”。
3．精简信函内容。太长会让对方感到乏味，而“篇幅短、段落短、句子短、词汇短”四短式的信函通常比较受欢迎。
4．一封信上不讨论两件事，以突出主题。
5．语言平和。亲切、自然、活泼的语言更容易让人产生好感，忌用过于粗俗和曲高和寡的语言。
6．确保信息准确无误。比如要求供货时，不要用“大量”、“许多”一类词，应具体说明数量。另外，为避免拼写和语法错误，不妨在信寄出前校核一遍；少用生僻字、词和易产生歧义的语言。
7．书面要干净整洁。正式的公务信函最好打印，手写信函要字迹工整、格式正确。
8．防止泄密。普通信函不应在字里行间直接或间接地涉及商业秘密。
结尾要求全面而具体
结尾作为公务信函的最后一部分，写作上的基本要求是全面而具体，这样的结尾才是有效用的。一般而言，商务信函的结尾由以下6个部分组成：
1．祝颂语。它是写信者对收信者所进行的例行祝福，内容多有固定模式，一般不宜空缺。
2．附问语。它是指写信者代替自己周围人士问候收信者或附带问候收信者周围人士，可用可不用。
3．补述语。它是正文后尚需补充的内容，亦称附言。一般的公务信函最好不用补述语，如需使用，应注意三点：单字不成行；单行不成页；字数不宜多。
4．署名。署名宜为写信者的完整姓名，必要时，亦可同时署上其行政职务与职称。若为打印信函，最好有署名者的亲笔签名。
5．日期。所署日期要尽量具体，写明“×年×月×日”，必要时注明“×年×月×日×时”。
6．附件。即其他有关文件，通常置于公务信函之后，为便于收信者核对，在信中应注明其具体件数、页数、名称等。
封文要慎用雅语
封文，即写在信封上的书信内容。交付邮寄、快递的公务信函均应书写封文，封文要慎用雅语、地址详尽，主要有其以下规范：
1．地址详尽。通信双方的具体地址均应仔细写明，不仅要写上省、市、区、街道、门牌号码，而且还应写上单位、部门。这样既可以保证收信者及时收到信函，亦能确保信函退回时不致丢失。
2．姓名书写正确。若收寄者是单位、部门时，应注明其正确的全称。
3．慎用雅语。雅语的使用有其基本规范，不可滥用，并且要注意顺序，对邮递员的称呼应写在收信者姓名之后，启封词应写在收信者姓名与邮递员对其称呼之后，而缄封词则写在寄信者姓名之后。
4．邮编正确、勿漏。一些公务信函晚到甚至缺失，很可能是因为没有邮编或邮编不正确。
5．格式标准。不同类型的信函有不同的格式标准，因此要根据各自的标准来写公务信函的封文。比如直式信封的邮票贴于信封的左上角，横式信封的邮票则贴在右上角。
最能打动对方心扉的有效商业信函
商业信函是指将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。作为一种较为通行的促销方式，商务信函却常常因缺乏正确的策略而无法实现促销目标。其实，制作一封能打动对方心扉的商业信函并不难，关键在于你是否掌握了这些技巧：
1．商业信函的信封
精心制作信封，形成独特风格；将有冲击力的语言写在信封上，信封的背面可以充分利用；如果你在邮件中增送了礼物，一定要在信封上突出来；把信封制作得像特快专递信封让人一看到这些信件就感觉是非常的重要。
2．商业信函的内容
试着把商业信函写成一封信，语气亲切，使其更像是一对一的私人交流信件；开头要简短，开头读着越容易，收信人就越容易读下去；要注意信中要谈的是你的收件人而不是产品，并且尽量使用第一人称；把读信人当成一位重要的客户；对于那些商业行话或充满促销味的语言要慎用或禁用；信尾附言通常是收信人必看的句子，要利用它引起客户对你的产品的关注。
