“欢迎演讲”要热情洋溢
欢迎演讲，亦称欢迎词，是会议主办单位或主人接待客人时，对出席者和到访客人表示欢迎之意而发表的致词。一封热情洋溢的欢迎词能向客人传递感受到真诚和愉快，为此，你需要注意欢迎词的写法：
1．标题。只写“欢迎词” 的为最简短的欢迎词；有的欢迎词则会写上致词场合和致词人，如“在××会议的欢迎词”或“×××在×××的欢迎词”。
2．称谓。对欢迎对象的称呼，包括主宾及其他人员。一般要加尊称和职务、职称、学衔等，如“尊敬的杨教授”、“敬爱的社长夫人”。如果是欢迎一个群体，则视具体情况而定，如“各位来宾”、“各位朋友”等。
3．正文。一般传达3层意思：表示欢迎并回顾交往历程；阐明意义；表达良好祝愿。内容的确定要根据不同的欢迎对象和场合而定，一般要求结构分明，条理清楚，言简意赅。
4．结束语。再次表示欢迎和祝愿，并预祝来宾作客愉快。
“欢送演讲”让他人备受温暖
欢送演讲是指客人应邀参加了会议、参观访问或重大庆典活动，在结束时主人为表达对客人的欢送之意所做的讲话，亦称欢送词。精彩的欢送词往往能让他人倍感温暖。
欢送词由标题、称谓、正文和落款构成。正文一般分为开头、中段和结尾三部分。开头说明此时在举行何种欢送仪式，发言人是以什么身份代表哪些人向宾客表示欢迎；中段部分要回顾双方在合作交往过程中取得的成绩，并对其重要意义进行阐述，若为朋友送行，可以加上一些勉励并表示友谊的话；结尾部分再次向来宾表示真诚的欢送之情，亲朋远行要表达惜别之情。
需要注意的是，欢送词作为一种临别赠言，送的是感情，因此，在写作时要做到以诚感人，多使用带有感情色彩的词，让被送人真真切切地感受到温暖；演讲者应根据自己与对方的关系，自己的身份和地位，注意礼节，合理措辞，力求营造一个有好亲切的欢送氛围。
“祝贺演讲”要诚心诚意
祝贺演讲是指对党政机关、企事业单位、社会团体或合作伙伴即将开始的工作、事业表示祝福的言辞或文章，也称祝词或祝词。根据不同的祝颂对象可以分为事业祝词、寿诞祝词和祝酒词。祝词的基本要求是诚心诚意，以便使对方感到温暖和愉快，受到激励与鼓舞。
1．祝词的写法
（1）标题。一般由致词场合、致词人和文种3个要素组成，也可酌情简化。如《××书记在××公司开业庆典上的祝词》、《中秋集体婚礼贺词》。
（2）称呼。称呼要热情友好，可以加头衔或表示亲切、尊重的词语。
（3）正文。有三部分内容：向祝贺对象致意；概括地评价祝贺对象已取得的成就；展望未来的美好前景并再次表示衷心的祝贺。
（4）落款。署上祝贺单位名称、致辞人的姓名、日期。
2．祝词的写作要求
祝词的语言要求充满热情、喜悦、鼓励和褒扬之意，向对方传递出真诚；颂扬要恰如其分，过分赞美会使对方感到不安，亦会显得自己过于谄媚。
“答谢演讲”将重点置于“感谢”之上
公务交往中，许多获得荣誉、嘉奖的场合，或者在取得成功、受到祝贺之际，通常需要地做答谢性演讲，亦称答谢词。答谢词的重点在于“感谢”二字，同时也要对自己做出适当的评价。二者的优化组合构成一份完美的答谢词。具体来说要注意以下几点：
1．客观评价成绩并进行自我肯定。将自己或本单位取得的成就在答谢词中全面客观地反映出来，以便听众更好地了解你答谢的初衷。另外，不妨对自己进行大方肯定，这不仅是自信的表现，亦是对实力的证明。
2．承认缺点。致答谢词要自信但不能自我，对自己存在的不足要指出和承认，并表示会努力完善。
3．强调感谢。指出自己获得荣誉或成功的原因是因为得到了他人的支持与帮助，并对此表示感谢，感情要真挚、坦诚而热烈；对于各界各方给予自己的支持，应不厌其烦地一一致谢，不得漏谢。
4．写法得当、语言精练。答谢词因不同的场合，写法活泼亦可以庄重；篇幅不宜过长，要求语言生动、简洁、得体。
“总结性演讲”既要看到成绩，又要承认不足
总结性演讲，也称总结词，当各类会议或各种活动接近尾声时，负责人都会致总结词。它或者是总结评价会议结果、活动过程，或者是总结个人或本单位的工作绩效，并从中吸取经验与教训，因此，总结词既要看到成绩，又要承认不足。致总结词时一般要注意以下3个方面：
1．全面总结。工作取得了哪些主要成绩，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，需要较多事实和数据，因此认真系统地对基本情况进行总结是很有必要的。另外，一份全面的总结会对未来的发展有更好的指导作用。
2．从总结中吸取经验和教训。通过对实践过程进行认真的分析，找出经验，发现规律性的东西；同时，亦应及时地从自己个人或单位过去的失误中吸取教训，防止未来犯同样的错误。
3．今后打算。将怎样纠正错误、发扬成绩作简要阐述，但不必像计划那样具体。
传真：收发传真时要告知对方
当你需要在第一时间内将某些重要的文件、资料以及图表等送达身在异地的交往对象手中时，你会选择哪一种通信方式？没错，是传真。传统的邮寄、书信等联络方式已经无法满足高效工作的要求，而传真则以其快速、直观的优势被越来越多的商务人士所青睐，并成为无法取代的重要通信工具。使用传真可以简化工作环节、提高工作效率、节省企业开支、使信息沟通更加及时通畅。在此背景下，传真礼仪也越来越为人们所关注。
传真的使用有3个原则：必须合法使用，即安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续；必须规范使用，即在具体的操作上力求标准而规范；依礼使用，也就是遵循基本的传真礼仪。在办公室收发传真时，懂得基本的传真礼仪，有助于维护个人和所在单位的良好形象，确保所发资料安全、完整地送达给对方，从而使工作成功、高效地完成。
办公室里使用传真的礼仪
在办公室里利用传真对外通讯联络，你必须注意下述几个方面的礼仪问题：
1．公私分明。由于发送传真费用较高，因此不能随意使用公司的传真设备，也不要让他人将发给你的私人传真发到公司，而且你这样做可能会给同事留下不好的印象或者是滋长办公室不良风气。若有急事必须使用，经请示同意后再用。
2．使用的先后问题。如果你需要发一份很长的传真，而等在你后面的同事只需一发两张时，不妨让他先用；如果你的任务不是特别急迫，也应让时间紧迫的同事先用。
3．传真纸用完时及时更换新传真纸；如果遇到传真机出故障，应及时找出原因并立刻处理好，方便下一位同事使用。
4．不要霸占传真机。在黄金时段忌连发几十页或更多传真，影响他人使用。
5．使用完毕后记得将你的原件拿走。如果原稿遗失，不仅会走漏重要信息，也会给自己工作带来不便。
正式的传真必须有封面
在商务交往中，使用传真封面，一是为了表示正式，二是为了保证收件人能够收到传真。为了让接收者一目了然地获知信息，我们需要在传真封面上注明的内容包括：传送者和接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。不同单位所使用的传真封面格式不尽相同，但均应该包括上述信息。通常每个单位都有自己设计独特的专用传真封面纸。
如果是发送紧急传真，应在封面页注明并尽量醒目显示，因为一些大公司通常是定时分批发送公函和信件，如不标明急件，很容易被当成普通传真，耽误对方事务。
如果传真不是非常正式，每页都应该有页码标注，这样方便阅读，而且如果某一页太模糊或者接收失败，也方便准确地请对方将此页补发一次，所用纸张一般是注有本公司名称的公文纸，并标明时间与日期。一般而言，每一页上面也应写明接收人的姓名、电话号码以及所在部门的名称，如有必要可写明发送人信息。
收到他人的传真后，在第一时间告知对方
发传真前通知对方，收到传真后告知对方，既是对对方的尊重，也是一项基本的工作要求。在重要的商务沟通中，任何信息的丢失都可能造成时间的延误甚至影响到合作业务的成败，这样的细节不可轻视。
1．发传真前通知对方。如果传真页数较多或者文件机密性强，要特别告诉对方，让对方考虑是否发传真或换用其他方式；发送之后，要再次和对方确认一下所发传真的页数和内容是否清楚，以免发错；同样的道理，如果你收到传真后对方没打电话来确认，就要尽快通知对方，让对方放心；如果传真机设定在自动接受的状态，你应尽快通过其他方式与收件人取得联系，确认其是否收到传真。
2．收到传真后第一时间告知对方。时效性是人们使用传真设备时最为看重的，因此在收到他人的传真后，应当立刻告知对方，让对方安心。如果需要办理或转交、转送他人发来的传真时，更不能拖延时间，以免耽误对方要事。
未经许可，不能传太长的文件和材料
传真机传送的文件一般比较重要，所以在有些情况下你需要特别注意。
1．传送太长的文件需经对方许可。传真一般不适用于页数较多的文件，页数很多的文件可能会用掉收件人传真机大量的墨水，对于双方来说成本均较高，并且很容易造成文件杂乱。因此，在发送页数较多的传真时，要特别告诉对方，经许可后方能发送。一般情况下，对于太长的文件，收件人更希望以邮件或者是邮寄的方式传递。
2．传送保密性强的材料需经对方许可。公共传真机的使用场所使得它的保密性很低，传真纸上的机密内容很容易被任何经过传真机旁的人有意无意看到，所以传真机无法保证里面的内容不被泄露。因此，对于机密性很强的文件，要经对方同意再传送。一般来说，保密性强的材料不提倡使用传真传达，以避可能存在的风险。
电子邮件：“E”时代的特殊规范
近年来随着互联网的迅速发展，电子邮件成已为商务和个人沟通的最主要的网络交际手段之一。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。可见，商务电子邮件的写作在业务往来中占据了举足轻重的地位。
职场电子邮件要讲究礼仪策略，主要有两方面的原因，一是商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。另一方面通过写电子邮件也能看出其人为人处世的态度，“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，在电子邮件的使用过程中，设身处地为他人着想，掌握电子邮件的写作规范和格式，也有助于塑造你专业的职业形象，展现良好的职业风貌。
遵守“E”时代的特殊规范，讲求邮件礼仪策略还可以减少垃圾邮件的数量，防止商务机密信息外泄，维护信息安全，保障电子商务的正常运行。
以下职业电子邮件中的礼仪问题，希望能给你的工作带来帮助。
写邮件要展示你的职场风范
准确规范的电子邮件写作， 可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，促进贸易的达成。因此，商务人员熟悉商务电子邮件应有的规范和格式非常重要。遵循商务邮件的写作的以下4点原则，可以帮你更好的体现职业素养，展示职场风范。
1．准确
由于商务电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。表意不清或者是模糊会造成对方理解上的误会，因此电子邮件内容要力求叙述准确，以免引起不必要的纠纷。
2．简洁
简明扼要是商务电邮写作的第一要务，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，让人感到厌烦。
3．完整
只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。商务电子邮件内容应力求具体、准确、完整，明确地将所需信息提供给对方。
4．礼貌
婉转、礼貌的措辞方式，能够使对方感到更加容易接受，从而促进整个交易的成功。
发邮件要区分“To”和“CC”
职场电子邮件写作完成以后，规范发送也是不可忽略的一个环节。在这个过程中正确区分“To（收件人）”、“CC（抄送）”和“BCC（秘送）”显得尤为重要，三者区别如下：
1．“To收件人”
“To收件人”指的是将要受理这封邮件所涉及的主要问题的对象，即应当回复这封邮件的人，他有义务对该邮件进行回复。
2．“CC抄送”的对象不属于直接的收件人，但是有必要供他参阅。是否回复邮件可以由对方视情况而定，如果“CC抄送”对象有建议，可以回复邮件，反之，则可以不用处理。
3．“BCC秘送”，即群发单显，这种情况下收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可以用在非常规场合。比如想要一次性给许多客户发送相同的资料，但是要让客户觉得自己是唯一收到资料的人，就可以使用BCC，不然每个在收件人里的客户都能看到你还给谁发了信并拿到所有人的邮箱地址。
此外，“To”“CC”中的收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列或按职位等级从高到低。设当的规则有助于提高你的专业形象。
