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第8章 商务接待:小细节换来大满意(1)

介绍:由陌生走向熟悉的节点

在商务活动中,经常需要在他人之间架起人际关系的桥梁。而介绍就是社交和商务场合中互相了解的一种基本方式,它是人们互相认识不可缺少的手段。正确的介绍可以使素不相识的人相互认识,商务人士也可以通过落落大方的介绍,显示良好的交际风度。在社交中,介绍通常包括自我介绍与他人介绍。

自我介绍通常适用于以下场景:在交往中与不相识者相处时,当不相识者要求自己作自我介绍时,当我们有求于人而对方对自己不甚了解时,旅行途中与他人不期而遇,并且有必要与之建立临时接触时,当我们需要自我推荐,自我宣传时,欲结识某些人或某个人,而又无人引见时。

他人介绍,又称第三者介绍,是经第三者为彼此不相识的双方引见、介绍的一种交际方式。他人介绍,通常是双方的,即对被介绍双方各自作一番介绍。有时,也可进行单向的他人介绍,即只将被介绍者中的某一方介绍给另一方。为他人作介绍时需要把握一些基本的礼仪要求。

在商务活动中了解和掌握介绍礼仪的基本技巧,有助于人们找到通往商务交际殿堂的钥匙,获得良好的“首因效应”,从而有机会拓展社会商业。本章主要讲述了自我介绍、为他人作介绍和集体介绍及介绍顺序的礼仪。

什么时候该做介绍

适当地介绍时机可以给对方留下深刻的印象,如果是对方正忙于工作,或是正与他人交谈,或是大家的精力集中在其他人或事情上的时候,此时介绍的效果一定不会好。因此,商务人员应该知道什么时候该做介绍。

在商务场合中,一般如遇下列情况时,是自我介绍的适宜时机:

1.初次登门拜访不相识的人。

2.与不相识者处一室时。

3.在聚会上与身边的陌生人共处。

4.打算介入陌生人组成的交际圈。

5.前往陌生单位,进行业务联系时。

6.他人请求自己作自我介绍。

7.在旅途中与他人不期而遇而又有必要与之接触。

8.初次利用大众传媒,如报纸、杂志、广播、电视、电影、标语、传单,向社会公众进行自我推荐、自我宣传时。

在为他人作介绍时,如遇到下列情况,就有必要进行介绍。

1.本人的接待对象遇见了其不相识的人士,而对方又跟自己打了招呼。

2.陪同上司、长者、来宾时,遇见了其不相识者,而对方又跟自己打了招呼。

3.在家中或办公地点,接待彼此不相识的客人或来访者。

4.受到为他人作介绍的邀请。

5.打算推荐某人加入某一方面的交际圈。

按照什么顺序介绍

商务人士时常需要介绍自己熟悉而对方互不相识的同事或朋友,很多人知道什么时候应该介绍,却不注意介绍的先后顺序,甚至可以说不懂介绍的顺序。一般来说,介绍时应该遵守如下礼仪规范:

1.按身份的介绍

如果需要介绍的双方在身份、地位上有差别,要先介绍位卑者给位尊者认识;非官方人士介绍给官方人士;介绍一般客人给身份较高的客人;介绍年轻的给年长的;介绍后辈给前辈;介绍公司同事给客户;介绍自己公司的同事给别家公司同行;本国同事介绍给外箱同事等。

2.按性别介绍

把一位男士介绍给女士时,应先提女士的名字,然后再提男士的名字。但如果你要介绍一男一女相识,而男士年纪比女士大得多,则应该是将女士介绍给这位男士,以示尊敬长者。

3.介绍时的禁忌

切忌向有身份、有地位的人介绍他不屑于认识的人,这是社交场合的冒失行为,你要有把握不会引起对方的反感才行。

集体介绍,顺序有讲究

集体介绍是他人介绍的一种特殊形式,是指介绍者在为他人介绍时,被介绍者其中一方或者双方不止一个人,甚至是许多人。

集体介绍时的一般顺序是:

1.双方人数差别较大

在被介绍者双方地位、身份大致相似,但双方人数有明显送别,应先介绍人数少的一方,后介绍人数较多的一方或多数人。

如果被介绍者在地位、身份之间存在明显差异,特别是当这些差异表现为年龄、性别、婚否、师生以及职务有别时,地位、身份明显高者即使人数较少,甚至仅为一人,仍然应被置于尊贵的位置,先向其介绍人数多的一方,再介绍地位、身份高的一方。

2.被介绍的双方人数均多

双方介绍若需要介绍的一方人数不止一人,要按位次尊卑顺序进行介绍。先介绍位卑的一方,后介绍位尊的一方;或先介绍主方,后介绍客方的顺序。在有些场合下,也可采取笼统的方法进行介绍,如“她们都是我的同事”等。

3.人数较多的多方介绍

当被介绍者不止两方,而是多方时,应根据合乎礼仪的顺序,确定各方的尊卑,由尊至卑,按顺序介绍各方。如果需要介绍各方的成员,也应按由尊到卑的顺序,依次介绍。

另外,如在会议、比赛、会见、演讲、报告时,可以只讲主角介绍给大家,而不需要一一相互介绍。

主动地介绍他人

让你来为未见过面的双方作介绍是社交中经常遇到的事,双方的对彼此的第一印象与你的介绍有着不可忽视的影响力。因此,我们在介绍他人时应当态度积极、主动向前,并以动作及言语来配合。

当你以热情的方式为双方作介绍时,不仅可以充分表现你的涵养与素质,还可以让双方有一个愉快、融洽的相识氛围。因此,这就需要我们掌握正确的介绍方法。

1.为他人介绍时,要注意顺序。应把男子介绍给女子,把年轻的介绍给年长的,把地位低的介绍给地位高的,把未婚的女子介绍给已婚的妇女,把儿童介绍给成人。

2.为他人作介绍,要先了解双方是否有结识的愿望,做法要慎重自然,不要贸然行事。最好先征求一下双方的意见,以免为原来就相识者或关系不好者作介绍。

3.用尊称介绍。当你为双方作介绍时,最好用较为尊敬的称呼来介绍,这不仅可以表现出你对被介绍方的尊重,并且可将这种尊重传达给被介绍的另一方。

另外,作为被介绍者,应当表现出结识对方的热情,目视对方,除女士和年长者外,被介绍时一般应起立。但在宴会桌上和会谈桌上只需微笑点头有所表示即可。

可靠地介绍自己

自我介绍是人际交往中有效扩大自己的交际范围的一种有效方式,通过自我介绍可以广交朋友,而且有助于自我展示、自我宣传。因此,在作自我介绍时,要尽可能地实事求是,不过分夸耀自己,也不贬低自身。

为了对方信任自己,我们在作自我介绍时需要注意以下事项:

1.介绍要素

自我介绍的内容包括以下几项基本要素:本人的姓名、供职的单位以及具体部门、担任的职务和所从亭的具体工作。这些要素,在自我介绍时,应一气连续报出,这样既有助于给人以完整的印象,又可以节省时间。

2.介绍语不宜太长

自我介绍时要注意把握时间,介绍语要言简意赅以尽可能地节省时间,介绍时间以半分钟左右为佳。不宜超过一分钟,而且愈短愈好。话说得多了,不仅显得啰唆,而且交往对象也未必记得住。为了节省时间,作自我介绍时,还可利用名片、介绍信加以辅助。

3.态度自然

自我介绍时既不能唯唯诺诺,又不能虚张声势,轻浮夸张。态度一定要自然、友善、亲切、随和。并且还要表示出渴望认识对方的真诚意愿,如果你态度热忱,对方也会热忱。

4.语气自然

自我介绍时语气要自然,语速要正常,语音要清晰。在自我介绍应镇定自信、落落大方,彬彬有礼,有助于给人以好感;如果你流露出畏怯和紧张的情态,结结巴巴,目光不定,面红耳赤,手忙脚乱,则会被他人轻视,将会影响彼此间的沟通。

被他人介绍,要欣然接受

在商务活动中,被同事或者朋友介绍给他人的情况也是时常发生的。当被介绍者在介绍者询问自己是否有意向认识某人时,一般应欣然接受。并且要表现出很认识对方很高兴的样子。

为了介绍者和被介绍的一方留下一个良好的印象,当我们被他人介绍时,应该做到以下几点:

1.微笑起身

当介绍者走上前来为被介绍者进行介绍时,一般都应起身站立,被介绍者除了女士和长者外。此时被介绍者要面带微笑,大方地目视介绍者或对方,表现出谦和的态度。如果被介绍是在会谈进行中或宴会等场合,可以微微欠身致意。

2.主动示好

介绍后,应主动与对方握手,问候对方,表示非常高兴认识对方。一般情况是身份高的一方和年长者理应主动示好,身份低的一方或年轻者,应根据对方的行为做出相应的反应,如果对方主动与你握手,你应立即将手伸出去与对方相握。当双方身份相当时,你可主动、热情地对待对方。

另外,如果你实在不愿意认识对方或被介绍,应向介绍者说明缘由,取得谅解。

握手:从掌心开始的交流

据说早在人类的远古时代,握手礼仪就产生了。当时,人类的生活还处于狩猎和战争环境中,人们手上经常拿着石块或棍棒等武器。当他们遇见陌生人时,如果大家都无恶意,就要放下手中的东西,并伸开手掌,让对方抚摸手掌心,表示手中没有藏武器。这种习惯逐渐演变成今天的“握手”礼节。

在现代交往中,握手是一种礼仪,通常是在相见、离别、恭贺、或致谢时相互表示情谊、致意的一种礼节,双方往往是先打招呼,后握手致意。

一般说来,握手往往表示友好,是一种交流,可以沟通原本隔膜的情感,可以加深双方的理解、信任,可以表示一方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励,也能传达出一些人的淡漠、敷衍、逢迎、虚假、傲慢。

人与人之间、团体之间、国家之间的交往都赋予这个动作丰富的内涵。握手的次数也许数也数不清,印象深刻的可能只有几次:第一次见面的激动,离别之际的不舍,久别重逢的欣喜,误会消除、恩怨化解的释然,等等。

现代社会,握手之风气已成,相见告别时握彼之手,轻轻摇动,你如此,我如此,礼遂成。

握手是从掌心处开始的交流

在现代社交中,握手是目前使用频率较高的一种问候方式。当双方手掌相握的那一刻,一种亲近的情感将从掌心处开始交流,双方皆可通过手掌感知对方的态度。

握手时,双方距离1米为宜,双腿立正,上身略略前倾。手掌和地面垂直,手尖稍稍向下,从身体的侧下方伸出右手。伸手时,伸手时,四指并拢,拇指适当张开,再以手掌与对方的手掌相握(拇指根部相抵)。

为了正确行握手礼,我们与他人在握手时要重点注意以下细节:

1.握手时注意力度,过轻或过重都是失礼的,一般以上下摇动1~3次为准。

2.握手的时间一般以1~3秒为宜,如果是表示鼓励、慰问和热情,而且又是熟人的情况,时间可以稍微延长,但最长也不应长过30秒。

3.在社交场合,握手时谁该先伸出手是礼仪规范的重点,通常应该按照以下的次序:应由职位或身份高者先伸出手;女士先向男士伸手;已婚者先向未婚者伸手;年长者先向年幼者伸手;长辈先向晚辈伸手;上级先向下级伸手;主人先向客人伸手;客人告辞时,应先伸出手来与主人相握。

4.握手时双目应注视对方,微笑致意或问好。与别人握手时不能三心二意、东张西望;不要用左手与他人握手;不要在握手时争先恐后;不要在握手时戴着手套;不要在握手时戴着墨镜;不要在握手时将另外一只手插在衣袋里;不要在握手时面无表情,不置一词。

如果在抽烟时需要与人握手,千万不要换手持烟去握手,而是应该把烟放下,再伸手相握。在任何情况下拒绝对方主动要求握手的举动都是失礼的。

应当握手的场合

握手原本是一种动作问候的方式,它多以配合语言问候为主,可以进一步加深双方感情。但握手的时机和场合不当,也会产生误会,以造成不必的麻烦。因此,握手的场合也有讲究,一般来说,下列场合应当与别人握手:

1.见面的场合

遇到较长时间未曾谋面的熟人,应与其握手,以示因久别重逢而万分欣喜;

在社交性场合,偶然遇上了同事、同学、朋友、邻居、长辈或上司时,应与之握手,以示高兴与问候;

被介绍给不相识者时,应与之握手,以示结识对方的高兴心情,并为此深感荣幸。

2.道别的场合

在比较正式的场合同相识之人道别,应与之握手,以示自己的惜别之意以及希望对方珍重之心;

拜访他人之后,在辞行之时,应与对方握手,以示“再会” ;

在重要的社交活动,如宴会、舞会、沙龙、生日晚会开始前与结束时,主人应与来宾握手,以示欢迎与道别。

3.表达感谢时

当他人给予自己一定的支持、鼓励或帮助时,应与之握手,以示衷心感激;

他人向自己表示贺喜、祝贺之时、赠送礼品或颁发奖品时,应与之握手,以示谢意;

应邀参加社交活动,如宴会、舞会、音乐会之后,应与主人握手,以示谢意。

4.传递情感时

向他人表示恭喜、祝贺之时,如祝贺生子、结婚、生子、晋升、升学、乔迁、事业成功或获得荣誉、嘉奖时,应与之握手,以示贺喜之诚意;

对他人表示理解、支持、肯定时,应与之握手,以示真心实意;

向他人赠送礼品或颁发奖品时,应与之握手,以示郑重其事;

得悉他人患病、失恋、失业、降职、遭受其他挫折或家人过世时,应与之握手,以示慰问。

不宜握手的场合

握手双方原本是在表达一种友好热情的态度,但如果在不宜的场合,反而给人造成不便。让对方处于在下述这些时刻或场合,因种种原因,不宜同交往对象行握手礼。

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