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第16章 工作效率:像鱼游泳一样(2)

每天多做一点点

你是否有过这样的苦恼--自己整天忙忙碌碌,兢兢业业,可就是没人注意到你;自己的工作能力不比竞争对手差,业绩也是显然易见,可是一到关键时刻受宠的总是对方!是什么原因导致了这种情况呢?应该如何改变这种状况呢?可能,差距只是那么一点点,做到了就会四两拨千斤,让你在职场上拨云见日;忽视了它们你就有可能一直在黑暗里摸索。那么,差距到底是什么呢?以下的几点建议也许会有助于你。

勇于承担责任

在职场当中,有一些人常常惧怕承担责任,把责任看成是一种痛苦和负担。所以,当问题出现或者困难当前的时候,我们听到最多的话是“这不是我的错”,“它本来就是这个样子的,我也无能为力”…

其实,责任并不像我们表面所看到的那样,仅仅是一种阻力,很多时候,责任更是一种机会,当别人面对责任都避之唯恐不及的时候,如果你能鼎力扛起来,不管最后成功与否,领导都会佩服你的勇气,欣赏你的果敢。在同等条件下,你的机会就会比别人多很多。

提前半小时到办公室

早半小时到办公室,不但有利于你在领导面前树立好的职业形象,而且会真正影响到你每天的工作状态。

想想看,当别人刚刚起床,或者正急匆匆赶拥挤的公车的时候,你已经坐在办公室开始对一天工作进行规划,日积月累,你们的差别会有多大?这看起来很小的优势会让你在一段时间内和所有的竞争对手拉开很大的距离。

善于学习

一个人要想成功,树立终生学习的观念是非常必要的。既要学习专业知识,也要不断拓宽自己的知识面,往往是一些看似无关的知识会对你的工作起到巨大的推进作用。很多报纸、杂志看起来只是一些庞杂的知识,实际上却起到了开阔视野、激发灵感的作用。记住一句话:开卷有益。

快速反应,立即行动

永远要记住:上司的时间比你的时间更宝贵。所以,对于上司临时指派给你的工作一定要尽快完成,千万不要让上司找你、催促你。而应该接到任务后迅速行动,然后主动汇报。

如果你总是能够高效地完成上司指定的工作,那么在上司心中,你的价值就会大大提高。

保持冷静

遇到紧急事情,发怒、生气都无济于事,最重要的反而是保持冷静。保持冷静固然不会改变局面,但是起码让你能够清醒地思考如何应对问题。那些能够解决问题的人往往都是面对困境能处之泰然的人。

很多人在职场当中之所以得不到提拔,主要的原因就是他过份地暴露了自己的情绪,喜怒皆形诸于色,心中藏不了事情,这样的人领导怎么放心地委以重任,你又怎么能够成为他的心腹?

保持平常心

即使你做好了上面的一切,也不一定会升职。成功需要机遇,即使一件十分简单的事情也有可能出现复杂的变化。因此,做好足够的心理准备只会对你有好处而没有坏处。

尤其是当你以为成功就在眼前的时候更要保持一颗平常心。它不但能够减轻你的失落感,同时也能给你带来更多的清醒、更多的机会。

世界上最可怕的是拖延

“生存还是灭亡,这是个问题!”这是哈姆雷特式的忧郁。很多人正是由于这种凡事拖延、犹豫不决的性格导致了生活中的一次次遗憾和失败。

今天该做的事拖到明天完成,现在该打的电话等到一两个小时后才打,这个月该完成的报表拖到下一月…

在我们的工作中,实在有太多的拖延。

一个人无论干什么工作,一旦决定去做的时候就要及时行动。如果把事情拖延下去,只会有害无益。有些人经常说“唉,这件事很烦人,还是先做其他的事情吧”,结果事情越积越多。不论他们用多少方法来逃避责任,该做的事还是得做。而拖延则是一种相当累人的折磨,随着时间的流逝,工作的压力反而会与日俱增,这会让人觉得更加疲惫不堪。

千万不要一味松懈,把昨天就能完成的工作拖延到明天。而一旦完成就不要愚蠢地等到老板开口来问的时候才匆忙呈上自己的成绩,而应该在工作完成后主动汇报才对。

避免拖延的唯一方法就是“现在就做”,万事开头难,但是没有开始就没有结果。

有个美术系的学生把自己的作品交给教授,很诚恳地说:“教授,请您指导一下,我怎么才能把画画好呢?”教授指着画布回答道:“你把这个地方修改一下。”学生高兴地说:“谢谢您,我明天抽时间休整一下。”教授皱了皱眉说:“不行,你必须马上动手,万一你今天晚上死了怎么办?”

这就叫活在当下,我们在工作的时候也需要这种心态。决策之后就立即行动。诸如“再等一会儿”、“明天开始做”这样的语言或者这种心理意念,一刻也不能在我们的心里存留。

从现在就开始,立即去做自己一直在拖延的工作吧。如此一来,我们就会发现拖延时间毫无必要,从而逐步消除拖延的烦恼。

许多人做事总喜欢万事俱备了才开始行动,殊不知,这样的条件不是等来的,而是在行动中创造出来的。只要做起来,哪怕很小的事,哪怕只做了五分钟,也是一个好的开端,就能带动我们着手做好更多的事情。

所以说,无论干什么事情,只是停留在嘴边是不够的,关键还是要落实在行动上。如果你不知道该如何行动,不妨参照这样一个建议:列出四个你已经拖延很久,想做却一直没有做的事情,比如洗完放在床底下的一盆衣服、写一篇文章…把它们都写在一张纸上,并按重要程度排序,然后立即着手第一件事。

面对任务,不要再犹豫,请立即行动起来吧。具体可按照下列步骤来做。

合理安排你的时间;把更多的时间放在最重要的事情上。

按事情的轻重缓急排好队,让事情变得井井有条,而不是一团糟。

提高效率,砍掉枝枝节节;简化办事流程,不要在细枝末节上浪费时间。

把大块任务切割成小块。假如你想写一本200页的书稿,每天写上两页,三个多月就可以完成。若想一下子完成,只能被目标吓倒,也许一年都完不成。

成功的秘诀之一就是“立即行动起来”。

无论何时,当“立即行动”这四个字深入你的潜意识时,你就已经具备了成功者的基本素质。有时,立即行动的决定能使你最荒诞的梦想成为现实。

法国生理学家、外科医生亚历西斯·卡雷尔第一个提出要研究血管的缝补,竟被当时的名流讥为“旷古未闻的痴想”,“冒天下之大不韪”。但是卡雷尔并没有因此迟疑,而是立刻埋头实践,终于获得成功,创造了前古未有的业绩,获得诺贝尔奖金。

现在,你要考虑的不是要不要立即行动,而是如何行动,如何克服前进中的困难。以下几种方式可供你参考。

尝试新事物

努力去选择并尝试一些新事物,即使你仍留恋着熟悉的事物。就算是失败了,也要突破狭隘的着眼点,努力为自己打造出一片新天地。

英国有家叫巴金的航空公司,董事长原本是个一无所有的年轻人。他白手起家,短短十几年就建立了年收入240亿元的出版企业集团,现在个人的资产约有80亿元。

对于这样一个人,多数的人会说:“哦,他一定很特殊。”但是,这种想法可是大错特错了。实际上,这个人十分普通,和我们身边的人几乎没什么不同。

这位董事长所率领的巴金集团是以唱片公司或节目制作公司为中心,但是年轻时的他,并没打算将来成为大财团的董事长,他只想当新闻记者。

所以他首先报考报社,但不知是幸还是不幸,他竟没有被录用。

在当时,你知道他是怎么想的吗?

报考失败的他,心中并未产生这样想法--“我这个人太没出息、太无用,没人会录用我,这表示我没有才能,我还是去找一份卑微的工作吧!”

与此完全相反,他扩大了自己的愿望--“啊,既然不被录用,也无所谓,我就自己创立出版社吧!”于是他说干就干,立即开始自己创业。

下定决心就去做

一旦决定做一件事,就应该马上行动起来。不要费心去为你做的事找借口,当别人问你为什么要这样做时,你不用过多去解释,只需淡淡地说一句:“我就是喜欢这样做。”战国时期的大政治家苏秦,就是一个典型。

苏秦年轻的时候,就很有雄心壮志,他一心想学以致用,成就伟业。可惜因为出身贫寒,屡屡不被重用,被人瞧不起。但他并不把这些放在心上,决心回家发愤读书。他苦心研究纵横术,经常彻夜不眠,有时实在太困了,就一边骂自己没出息,一边用一把锥子,刺疼自己的大腿,以此驱赶睡意,振作精神,继续读书。

经过多年的苦熬,他终于学有所成,掌握了各国的地形、政治、军事知识,成为一名出色的政治家。

不要畏惧失败

你不必设想绝对完满的结局,更不要因为害怕失败而裹足不前,要记住,即使是做了一件你喜欢却没有达到预期结果的事,你也已满足了自己的好奇心,并且从中获得了经验和教训,这就够了。

爱迪生做了一万次实验才发明了电灯。有人问他:“如果第一万次实验也失败了,你会怎么办?”爱迪生回答:“我就不会在这儿与你谈话了,此刻我会把自己锁在实验室中,做第一万零一次实验。”

一个人在成功之前,一定会遭遇到很多挫折,甚至遭遇某种程度的失败。在失败重重打击一个人时,最简单和最合逻辑的方法就是放手不干,大多数人都是这样想的。

但爱迪生不同,他遭遇失败后,不是自怨自艾,而是立即行动起来,投入下一次尝试之中,哪怕失败的次数是一万。这就是他获得巨大成功的秘诀。

平时就要养成立即行动的习惯,只有这样,一旦发生了紧急事件,或者当机会到来时,你就能做出最快、最强有力的反应。

立即行动起来吧,无论成败,在所不惜。

这样工作最有效率

如果你每天在办公室里都恨不能让自己成为八爪鱼,以应付更多的工作,那说明你可能在提高效率和时间管理方面需要多下一些功夫,不妨尝试以下几种方法,或许可以帮你实现高效完成任务的梦想。

每天开始工作前,先列出计划

我们应该养成这样一个习惯,那就是:每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后几天内要完成的,哪些是长远的目标。这样,你就会精确地找到需要优先处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散精力。即使你决定在某个合适的时候停止工作,工作进度也在你的掌握之中,不会受到影响。

学会分派任务

如果你是位主管,在写出了任务清单后,还要认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中其他成员来完成的。每天早早找出这些任务,会使团队成员能够尽早开展工作,从而加快完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排,如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事,同事会不高兴的,因为你有可能打乱了他们的计划。

把外界干扰降至最低

不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,使你不得不加班。为降低干扰,你可以这样做:每隔两个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;将会议安排在你方便的时候召开。

早工作早离开

加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环--工作到很晚通常会使你起得晚,然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作,早一点离开。开始这样做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够使你每天有做计划的时间,从而提高了你的工作效率。

不要在工作时间干私事

一些职场中人放任自己,在工作时间为私人事务分心。其实,在工作时完全不考虑私人事务可能很难做到,但你要提前对这些影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关的事情,那么晚上要加班就是不可避免的。

依靠和信赖电子邮件

许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。

检查你的技术设备

“磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作,使你可以按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。

充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务,这样会减少手工操作,使你获得更多的时间。

今日事,今日毕

许多职场中人由于白天完成不了任务,养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低,直至危害你的健康。因此,员工要想方设法提高工作效率,做到“今日事,今日毕”。记住,你不是超人,公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的重要工作就可以了,不要忙着给其他部门提建议,搞策划。如果手上有太多额外的事情,你自己的本职工作往往会得不到很好的完成。

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