3.不要在邮件中过分关心别人的私事，也别将自己的私事随便告诉别人。
4.不要在工作内容之外，加入对对方衣着、容貌、身材等的评价。
所以说，若你是个天生缺乏“自来熟”基因的人，那么宁可在日常的人际交往以及邮件的书写上谨慎一些，也不要轻易表现出“自来熟”的姿态，徒惹风波。
不要假设“对方一定知道”
职场人士都清楚，当你给别人打电话的时候，第一个需要做的事情就是自报家门，先讲清楚你是哪个单位的、叫什么、你想找谁、有什么事情。但在发邮件的时候，很多人却不会将这个习惯带过去，总是认为“对方应该知道”，而不懂得自报家门。
发邮件前要“自报家门”
小陈是某证券公司的投资助理，在一次投资会议结束之后，他给客户发了一封邮件。大意是：您认为我们之前讨论的问题还有什么需要修正的东西？客户看到这封邮件，疑惑不解。第一，“我们”，是我和谁？第二，讨论的问题，讨论的什么问题？在什么地方讨论的？达到了什么样的共识？
自然，这封邮件没有得到回复。两天之后，小陈又给客户发了一封邮件：您好，请问我之前给您发的邮件您收到了吗？打开这封邮件，客户也许会十分恼火：你是谁都不说清楚，我怎么给你答复？于是给小陈回了一封邮件：“在你询问我是否收到邮件之前，是否先应该让我知道你是谁。”小陈这才恍然大悟，没有自报家门，难怪对方没回复。
像这种就是不会发邮件的典型。且不说他应该在邮件中说明自己的来处，即便是在发完邮件之后，也该给对方打个电话，确认对方是否收到邮件，并且跟对方核实之前的谈话内容。尤其是在联系客户的时候，更要注意对方的戒备心理。大多数人接到陌生地址发来的邮件，第一反应就是：“你怎么知道我的邮件地址？”这完全是出自一种本能的自我保护心理。不自报家门，只会引起对方的疑惑和反感。
除非是相当熟识的人，比如公司内部的交流邮件，否则一般收信人都无法从单纯的字母和数字组成的账号中解读出发件人是谁，因此在发邮件的时候注明发件人的身份就显得尤为重要，这也是电子邮件的基本沟通礼节。职场上很多人习惯于将自己的身份设计成一个签名档，每次发出去的时候，这个签名档也会自动贴在邮件内容的后面。若你没有签名档，在邮件开头一定要自报家门，不要假设对方一定知道你是谁，明白你在说什么事。正如一部电影中的台词“邮件容易变邮雷”，用不好就容易出丑。
怎样正确地“自报家门”？
在“自报家门”这个问题上，笔者需要提醒你注意以下几点：
交代背景
首先要明确自己想要通过电子邮件来表达的主要意思，可以尝试通过主题来概括自己发送一封电子邮件的目的，如果能够在主题栏就表明身份就更好了。在邮件的开头就要交代你跟对方所有的背景信息，一定要留心自己在电子邮件中究竟写了什么内容。如果是第一次给对方写邮件，而对方不认识你，最好将自己是怎么获得对方邮件地址的途径也讲明白。
每次发送邮件之前都要仔细检查，确认邮件内容无误。若是想跟对方核实邮件内容，最好打个电话告知对方，让对方心里有个数。
身份设计
在自报家门的时候，应该恰如其分地表明自己的身份。不管是以公司职务为名还是以个人身份为名，都必须充分且真实地自我介绍。
讲究实效
从写邮件的角度上看，电子邮件主要承载的是沟通的功能，处在正式报告和非正式报告之间。邮件的沟通内容讲究实效，在自报家门之后，应该力求简明扼要，注重直接的沟通结果。邮件的写作内容、主要事件的进展状况，以及自己的相关理解和建议，都应阐述明了，不要事无巨细地说明整个过程。
最后，在给别人发送邮件的时候，一定要对“收件人”一栏确定无误，不要发错邮件。
不要在我面前说英文，OK？
前不久在微博上流传着一位企业白领写邮件的段子，短短几句话中“镶嵌”了若干英文单词，这让很多网友大喊受不了。邮件内容是这样的：“这个project（工程）的schedule（进程）存在着一些问题，特别是budget（预算）不多。还有，cost（花费）也高了一些。现在我们没法confirm（确认）手上的resource（资源）能否完全take（拿）得了。Anyway（无论如何），我觉得我们还是得先pilot（试）一下，再follow up（跟踪）最后的output（输出），看看能不能run（运转）得比较smoothly（平滑）一点，更关键的是evaluate（评估）所有的cost（花费）能否完全被cover（包括）掉……”这个邮件虽然看起来有点夸张，但的的确确存在于职场。
在微博下面有人回应：“我觉得这种情况很正常啊，如果你在工作中不使用一点英文的话，会让人觉得一点都不professional（专业）。是个人习惯问题，也不是故意去装什么。”还有人说：“我们在公司使用的工作语言就是英文，不管是收发邮件还是日常的工作交流，英文都占到了很大的比重。长期下来，说中文的时候不自觉就会带上英文。”
日常的办公室人际对话和工作邮件上，这种说话方式几乎已经成为某些企业文化的一部分。
一些在外企工作的白领也坦言，因为在工作中用到英文的频率很高，自然而然就会形成这种“二合一”的说话和写作方式。如果是跟外商联系的时候这么说话还能理解，但将这种说话方式用在写邮件上，对所有人都用这种交流方式，难免让人心生反感。
邮件中该用英文吗？
在外资企业上班，一口流利的英文可能是在职场上关键的技能之一。讲不顺英语，看不懂英文邮件，理解不了公司的企业文化，甚至无法直接跟外籍老板沟通，这是大忌讳。给同是中国人的同事发邮件，这种夹杂英文的叙述方式，尽管说不上存在什么错误，但在礼貌上也有失当的地方。
所谓的“二合一夹杂体”的说话方式在职场中并不鲜见。
当然，在工作交流中，有些单词的确很难用汉字去表达，一些专业术语也不得不采用英文，这是可以理解的。因此，在邮件中使用英文，要仔细斟酌，再决定是否采用。
该在什么时候使用英文？
只在必要的时候使用英文
邮件中使用英文是用来交流的，而不是用来炫耀你英文水平的。若收件人是外籍人士，应该礼貌地使用全英文邮件。如果收件人是正宗的中国人，第一选择应该是中文。若发送的邮件地址是国外邮箱，即使是发送给国外华人，也应该采用英文，除非对方有特别要求。因为国内外存在着编码的差异，你发送的中文邮件可能会因为无法显示而成为乱码。
不主动发英文邮件
若对方给你发的邮件用的是中文，在回复邮件的时候就不要自作聪明地采用英文。若对方是使用英文给你发邮件，也不要使用中文来回复。若对方使用的是传说中的“夹杂体”，那就看你自己了，想“同流合污”就用“二合一”，想吐槽又不动声色，就用全中文或全英文。
信息量大、重要的邮件用中文
对于有大量信息或者重要的邮件，建议用中文。毕竟英文不是我们的国语，你很难保证你的英文表达水平达到了准确的程度，也很难保证对方的英文理解水平跟你在一个水平线上。若是中间出现了理解误差，就有可能影响到邮件中谈及的问题。
使用方便阅读的字体和字号
写中文邮件，一般使用五号宋体或者新宋体。写英文邮件，就用10号字体，Verdana或Arial格式。这是经过统计，最符合人们阅读习惯的字体和字号。
