④书写合同的语言文字必须严密、准确
合同语言既不同于口头语言，也不同于书信、文章等。合同的语言必须严密、准确，意思表达清晰、明朗，前后一致。书写合同最忌含混、模糊，自相矛盾，产生歧义，此外合同用语不能笼统，必须具体，写细、写透，但行文要精练，明白易懂。
⑤反映专业特点
经贸谈判所涉及的内容和领域既广又深，确认谈判成果的合同也是多种多样的，特别是那些专业性很强的谈判，合同的书写必须体现不同专业领域的特点、习惯和要求。合同不能不加鉴别地套用统一格式，搞的不伦不类，使合同难以发挥规范当事人间权利与义务关系的作用。
（2）涉外经贸合同书写的原则
涉外经贸合同由于具有涉外因素，所以除了应按以上要求书写之外，还要遵循以下基本原则：
①国家主权原则
在国际社会，相互尊重国家主权是一项起码的准则。因此一切涉外经贸谈判都必须遵循这一原则。所谓国家主权原则，是指国家独立自主地处理本国事务，不受来之外部因素干涉、限制的最高权力原则。签订经贸谈判合同，首先要全面体现这一原则。那么谈判者在书写合同时，怎样遵循和体现这一原则呢？
首先是国土权。谈判者在订立涉外经贸合同时，无权擅自许诺外方出售、出租、开发国有土地。如外方要有偿使用国有土地，必须经国家权力部门依照法律审批。
其次是国家征税权。我国政府有权根据法律，对经贸活动当事人的所得征税，任何谈判者在订立合同时，无权许诺外方减免税收。
再次是外汇管理权。涉外经贸谈判者必须按国家外汇管理的有关规定与外方进行金融往来。
最后，谈判者订立涉外经贸合同，不得违反我国的公共道德和侵害社会公共利益。这是体现国家主权原则的一个很重要的方面。
②平等互利、协商一致原则
涉外经贸谈判签约的双方在法律地位上是平等的，在经济利益上也应是对等的，并通过谈判，协商一致达成协议。这是谈判者签订涉外经贸合同的一个主要原则。这一原则要求谈判双方共同书写合同；随时出现问题，随时共同解决；平等协商、互利互惠。涉外经贸谈判者决不应签订不平等的条文，或订立不平等的合同。
③遵从国际惯例的原则
所谓国际惯例，是指国际经贸活动中，被人们普遍认可的习惯性作法，是当今国际社会通用的一系列约定俗成的成文或不成文的规则。在书写涉外经贸合同中遵从这一原则，首先就是要体现合同的国际性，使之合乎国际标准。按国际惯例书写合同，会因其具有国际性而有广泛的保障性和普遍的适用性。这不仅便于约束、判定合同当事人的行为，更便于解释合同的涵义，且一旦发生纠纷，还可适用国际惯例进行裁断。因此，当今世界各国立法大都有承认援引，适用国际惯例的条款。
④尊重不同国家的文化习惯
在涉外经贸谈判活动中，要尊重对方的文化习惯。特别在书写合同时，不仅要体现国际共性，也应尽量尊重各自的文化特点和传统习惯。
（3）书写经贸合同的格式
经贸合同的结构方式主要有条款式和表格式两种。条款式是把双方协商一致的意思列成若干条，写入合同。表格式是按印制好的表格，把协商一致的意思逐项填入表内。表格合同正趋于统一化、标准化，现正推行由工商管理部门统一编制的合同格式。
经贸合同一般由标题前文、正文、结尾及附件组成。
合同的标题一般由合同名称与文种组成如“订货合同”，“购销合同”等。
合同的前文又称为约首，是合同的开始部分。它包括合同的序言、合同的名称、合同的编号、签约的地点、日期、当事人的名称、地址等，以及有关词语定义和解释。前文是正文的前提，是合同生效的基础性依据。谈判者书写合同前文时，应当把当事人双方的名称写全，把各自的地址写详细。在国际社会，有些国家的法律规定，全名称和详细地址是合同成立的条件，而且还必须明确规定签约的地点。在涉外经贸谈判签约中适用法律，可适用合同签约地国家的法律。
合同的正文主要规定交易成立的各项条件，写明当事人双方的权利与义务。它是合同的主体部分和核心部分。合同的正文又可分为基本条款和一般交易条款。基本条款规定合同的实质性问题，包括品质、数量、包装、价格、装运、保险、支付、检验、索赔、不可抗力、违约责任、仲裁和诉讼等等。这些条款缺一不可，必须在合同中逐一写清楚。合同的一般条款是对基本条款的进一步说明和补充。它主要包括：保险、检验、索赔、不可抗力、违约及解除，准据法的适用、仲裁与诉讼以及合同的效力、修改等其他条款。这些条款也非常重要，应尽量写全，不可遗漏。
合同的结尾又称为尾约，是合同的结束部分。它的内容包括合同文本的份数、使用文字、生效日期、附件的效力、合同的签字、批准等等。尾约应与首约相呼应，前后一致，且应注意避免重复。
合同的附件也是合同的组成部分。它一般是对合同的有关条款作出解释。对有关技术问题作出详细规定，对有关标的的操作细则作出安排。有的合同还附有图示，明细等，它们都是合同不可分割的部分。不是每项合同都要有附件的，需要有的则有；不需要有的则不必有。但合同一旦根据需要设有附件，则一定要写明，合同的附件与正文具有同等的法律效力。
经贸合同的书写，世界各国并无统一的规定，谈判者可根据实际需要书写。有些通用的合同格式文本，谈判者可以参考采用。我国国内经贸谈判合同文本附后，不必繁述。在此为方便学习、借鉴，简介几种国际经贸合同格式如下：
①进出口销售合同格式
合同书
本合同据（何国司法管辖）法律组建的总公司设在（某地）的AAA股份有限公司（下文简称A方）与据（何国司法管辖）法律组建的总公司设在（某地）的BBB方公司（下文简称B方），双方于（何年、何月、何日）正式签署生效。
见证书
鉴于A方意欲出口本正表A所规定的商品（下文简称“商品”）；又鉴于B方意欲从A方进口商品，因而，现在A方与B方特此协议如下：
第一条……
第二条……
……
此证，有关各方已经通过各方代表于上述日期达成本协议。
签署证人：A方股份有限公司
签名出口部经理签名董事长
签署证人：B方公司
签名秘书签名董事长
以上合同值得一提的是，设立了“鉴于条款”，其目的在于说明合同订立的前提或背景，以便正确地理解或解释合同。此外用见证书的方式确认了合同的各项条款，很具代表性。
②贸易代理合同格式
贸易代理合同是出口方根据需要，在其产品销售的地区或国家选择某个代理人或法人做其产品推销和服务保证而签订的合同。以下引用的是法国外贸中心法律处编写的贸易代理合同的格式
合同书
以署名者：
X公司（名称、公司性质、资本、地址）正式授权（确定权力性质及日期）的代表（名称、职务）为一方。
Y公司（名称、公司性质、资本、地址）正式授权（确定权力性质及日期）的代表（名称、职务）的另一方。
双方协商一致并订立如下条款：
合同的目的
①本合同的目的是构成签字人之间合约关系的证书。
②当合同条款不能对已提出的解释方面的困难找到解决办法时，合同的各方明示的确认：X国或Y国法律将是补充未表达的或表达不同的合同意愿的惟一有管辖权之法律。并且，在遵守上述合同执行地国家治安法的前提下，不受合同执行地的限制。
③通过本函，X公司委托Y公司，Y公司接受委托，为X公司的利益而对它所有的制造品行使独家代理的职能。
代理人承担的义务
……
代理人的权力
……
委托人的义务
……
在对本函解释有分歧时，某规定执行与否全凭法庭裁决。
本合同的正式语言为文
双方签名、日期、地点。
上述合同的特点在于订立了“合同目的”的条款，开宗明义，给合同的成立，奠定了基石。
③补偿贸易合同格式
所谓补偿贸易，也就是预先利用外资引进的技术、设备、仪器，再用外商的销售能力，返销引进项下的产品，并以返销所获的外汇全部或大部分抵消利用外资购进技术设备费用的贸易，为此而谈判签署的协议，就是补偿贸易合同。
合同书
以X公司（名称、地址、电传、电报）为一方，以下简称甲方；
以Y公司（名称、地址、电传、电报）为另一方，以下简称乙方；
鉴于甲乙双方都愿意本着平等互利，友好合作的精神进行双方贸易，并尽力减少收入的不平衡，以促进双方贸易的发展，就下列条款订立本合同：
第一条双方同意的贸易内容
①……
②……
第二条支付条件
……
第三条补偿期限
……
第四条利息计算
……
第五条保险
……
第六条产权转移
……
第七条违约责任
……
第八条合同经济基础的变更
……
第九条免责原因
……
第十条仲裁
……
第十一条合同生效
……
本合同以××文字书写，一式4份，双方各执两份。两种文本具有同等效力。
甲方代表（签字）乙方代表（签字）
签于×年×月×日×地
上述合同比较规范，具有典型意义，在实践中普遍运用。
12.协议性函件的书写
（1）涵义与作用
协议性涵件，是指在经贸谈判实践中，谈判者一方以函件的方式，向另一方提出交易愿望和条件的谈判文书。这种谈判文书一旦为对方所接受，便具有与合同相同的法律效力。这实际上就是一种用信函进行的合同谈判。
协议性信函的主要作用，就是向对方提出谈判订约的提议。它通过向对方写明订立合同的主要条件和交易愿望，来完成谈判目的。协议性信函（要约）一旦发出，要约方要首先受到要约的约束。在协议性信函规定的答复期限内，有与受要约方达成要约内容协议的义务。受要约方的承诺，只能在要约规定的交易条件范围内作出，而如变更交易条件或提出新的交易条件则不是承诺，而是新的要约。
（2）写法与要求
①标题
协议性函件的标题，应写交易项目名称与文种，如“订购××函”，“销售××函”。在谈判实践中，许多协议信函省略标题，给人的感觉是，既不规范，也不严肃，书写者应加以注意。
②名称
协议性函件开头应先写明寄送对方的单位或个人名称（职务），如“某公司”“某厂”，“某先生”“某经理”等，一般应用尊称。
③正文
正文是信函的主干部分，要把交易的愿望，条件逐项写清楚，文字要简练，但意思表达必须完整、确定、无误；语言要通顺，流畅，文面要整洁、清楚、力避涂改勾画，最好用电脑打字。这样不仅文面效果好，而且表明己方的重视，使之具有严肃性。
④尾部
尾部要落款签名，注明日期。按规范要求，尾部不仅要己方落写单位或代表人签字。还要有对方单位代表签字，并注明信函的收到日期或同意日期。
在谈判者使用协议函进行合同谈判时，要约函一旦为对方所接受，接受方则应回签要约函，并一式两份，寄还一份给要约方。合同关系即告成立。
（3）协议性函件格例
××函
寄送某国某市某公司（乙方）
某先生（或称职务）
关于我们双方商讨的某事项。兹提供本公司要约如下
1.……
……
10.………
……
请在本函下方签署一式两份，以示接受上述要约，并请将其中一份退还我们。
特此奉达
甲方××公司董事长
（签名）
同意
（注明收到日期）
乙方××公司董事长
（签名）
（注明回签日期）
13.民事诉状
基本格式
根据《中华人民共和国民事诉讼法》第110条规定，起诉状应当写明以下事项：
（1）当事人姓名、性别、年龄、民族、职业、工作单位和住所，法人或其他组织的名称、住所和法定代表人或者主要负责人的姓名、职务；
（2）诉讼请求和所依据的事实和理由；
（3）证据和证据来源，证人姓名和住所。
据以上要求，一般民事诉状的基本格式应具备以下各项：
（1）名称：民事诉状或者民事起诉状；
（2）当事人的基本情况；
（3）请求事项：向法院提出的诉讼主张；
（4）事实和理由：叙述事情发生的经过和自己合法权益所受到的损害，相关证据和所依据的法律规定；
（5）送达语：写明送达的法院，是法人或其他组织的，写单位名称和法定代表人或主要负责人姓名，并加盖单位公章；
（6）署名和日期：写明起诉人姓名；
（7）附项：写明所附副本份数和有关证据情况。
具体格式如下：
民事诉状
原告：姓名，性别，年龄，民族，职业，工作单位和住所（如原告是法人或其他组织的，则写明法人或其他组织的名称、住所，然后另起一行写法定代表人或主要负责人姓名和职务）。
被告：姓名、性别、年龄、民族、职业、工作单位和住所（如被告是法人或其他组织的，则写明法人或其他组织的名称、住所。然后另起一行，写明法定代表人或主要负责人的姓名和职务）。
诉讼请求：（简要写明要求解决的具体问题）
1.
2.
3.
事实与理由：（写明争议事实的发生时间、地点、经过、结果以及自己的看法）
证据和证据来源，证人姓名和住址
此致
