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第18章 金牌文员与上司交往兵法(1)

§§§第一节 如何取得上司信任

英文中有个单词BOSS,译成中文,有上司、工头、领班、主管、首领、“头儿”等意思。看上去,上司、工头、主管等等,含义都差不多,其实,仔细推敲起来,中文意义是各有区别的。大概是为了省去区分那些中文词的细微之处的麻烦吧,近来深圳、广州等地的办公室人士,干脆学了香港的做法,直接用音译,就叫“波士”。

不管叫什么,反正你是被他管着,“官大一级压死人”,你若想在事业上获得成功,在工作中得心应手,就不能不把同上司(波士)的关系首先处理好。

而要想处理好同上司的关系,最要紧也是第一位的,莫过于摸清楚你的上司究竟属于哪种类型了。兵法上说,知己知彼,才能百战不殆。在如同战场一般的办公室里,知彼,才能由此而生出种种应对之策。说难听点儿,叫“看人下菜碟儿”,说雅一点呢,那叫“对症下药”,药到病除嘛!

1.与不同类型的上司相处

上司也是人,也有七情六欲,也有情绪、脾气、偏好等等与凡人无异的性格特点。作为聪明的你,想必不难找到上司的这些特点,从而决定自己如何与其相处。

①暴躁型的上司

有些人天生脾气暴躁,情绪容易失去控制。这些上司常常为了一些小事而大发脾气。甚至公开斥责下属,叫人难受极了。

请光考虑导致恶劣情况的真正原因。研究一下上司的工作习惯。一般而言,他发脾气是否有一定的模式?是否他一直与老板之间有问题呢?还是,只是现有的一个特殊任务,令他紧张不已,才会像吃了火药一般?

知道以下所有问题的答案,你就可以作出反应和防止下一次事件重演。环顾一下,办公室里是否有人比你更懂得应付上司?向他牛斗吧。

据心理学的推断,经常令下属惊怕的上司,只是权力欲作祟而已,你既没有可能请他去见心理医生,可以做的,就是自我保护了。

当上司大发雷霆,想要推卸责任或试图解释,冷静地说:“我会注意这情况的。”或“让我立刻去调查!”然后离开办公地方。既然目标物已在眼前消失,上司就没有咆哮的对象了。

②优柔寡断型的上司

你真正体会到“左右做人难”的滋味,因为你的上司经常朝令夕改。教你不知所措。

究竟上司这种态度的动机是什么?有些人确是断的,偏偏上司就是这么干,加上他地位比你高,自然是改变初衷也无歉意。

在这种情况下,最好什么行动都遵照他的意旨。只是既然有了“随时改变”的心理准备,凡事未到最后期限,就不必切实执行,例如做计划书,只做好草稿,随时再作加减,就是比较聪明的做法。

很不幸,你发现上司这种态度,原来是故意的,目的在挫你的锐气,或是弄权,教你敢怒不敢言。

你自忖不能长此忍气吞声,那么来个怎样的对策?在适当时候,作出某些反应吧。例如,你遵照上司指示,做妥了一个计划书,呈给上司时,他竟然力指计划书之不足,不妨这样反问他:“一切都是依你意思去做的呀,还有什么要改的呢?”

③极权型的上司

极权主义的上司除了对下属的工作吹毛求疵外,最叫人讨厌的是他们会如暴君一样,连你的私事也过问,例如,不准你跟其他部门的同事交往,不准你下班后去上英文课,不准你业余时间与同事一起消遣……”

所谓势孤力弱,精明的做法是与其他同事联合起来,静静地革命。

遇到有其他部门的同事邀约午膳,答应他们,并与你的拍挡们一起赴约,大家在公在私,都不妨交流一下。还有,下班后去娱乐一番亦是一个好主意。而且礼尚往来是必须的,就由你来做主动吧。要是上司知悉,向你查问,可以直认不讳:“我们一起吃午饭只属普通社交。”

充实自己是最厉害的武器,所以切莫放弃业余时间修读课程,上司根本无权反对;坚持原则,即使上司利用超时工作来制裁你,也不必惧怕。不过,你反抗的目的只是要争取自由和主动,而非公事上与上司作对,而且不宜在其他人面前批评上司的役权,以免有后遗症。

①摆款型的上司

摆款,意即“摆架子”,很多春风得意的上司都喜欢“摆款”。很不幸,你的一位新上司是“摆款”祖师,叫同事们十分看不顺眼,却又敢怒而不敢言。

聪明人肯定明白,跟上司作对只有吃亏的份儿,然而,采取“拍马”政策也是不切实际的,因为需要看你的运气。大部分人都喜欢戴高帽,要讨上司欢心自然不困难,问题是,大公司的权势往往瞬息万变,你盲目拍上司的马,其实不划算。

那么,是否要做“言听计从”之人?其实,尽量迁就对方,却以不违背你个人原则为准,就很足够了。事实上,尊敬上司、服从上司和努力工作,是每一个白领的必要条件,太强迫自己去做不喜欢之事,倒是不必的。

最后,还得提醒大家,切忌在上司背后,与同事大讲其“摆款”故事,这太容易造成是非了。同样,别人讲得兴高采烈,最好也不要插嘴或认同。何不实际地利用这些时间人为工作做更多准备呢?

⑤其身不正的上司

你的上司经常迟到早退,一则令你有不公平之感;二则他不在,往往影响了工作进度,因为好些决策未能及时由他批出;三则遇上公事出错,你会被逼“背黑锅”,苦不堪言。

向老板申诉吗?不错,此举可避免“背黑锅”,可是,你将上司的偷懒情况公开,到头来,大有可能给自己造成不利!

此话怎讲?有远见的老板,不会因某职员“打小报告”就会对某主管采取行动,老板们一定会懂得让主管的尊严保存。另一方面,身为上司被下属投诉,面子实在丢尽了,再宽宏大量的上司,也无法容下这样的下属,于是,你当下就成了上司的眼中钉,你以后的日子会好过吗?

难道就这样敢怒不敢言的过下去?

不妨试试以下的办法:尽量记录下上司不在时发生的事和找他的电话,一待他出现,立刻如数家珍般逐一向他报告,让他知道,他的公务是如何繁重。

⑥懒散型的上司

努力工作,争取表现,目的就只有一个,希望一朝获得上司赏识。但令你气恼的是,遇上一个懒散不已,又喜争领功劳的上司,叫你一万个不服气。

就此打退堂鼓,另谋他职,只属消极之法,而且一切从头开始,等于打仗重新布阵,太浪费弹药了吧,同时,一遇困难就退缩,注定你难登成功阶梯。挺起胸膛,面对挑战吧!一般而论,这类上司,在接到重大任务时,必然是不假思索就交给你去执行,当任务大功告成,他又会一手接过,向老板交代,将你的辛勤汗水抹煞,一切当作是自己的努力成果,争取老板的信任和赞赏。

你当然不可能当面拆穿他,跟他理论,这只会陷你(因你是下属)于不利境地。比较理想的做法是,在每一个步骤进行时,请来一个见证工者,当然不是公然的去找,而是有意无意,例如在秘书小姐面前进行,目的是要有人知晓整件事的来龙去脉,即使最终的功劳给上司夺去,在公司里也必然有人晓得真相,一传十,十传百,你的目的就可达到。

⑦不体谅下属的上司

你有一位见高就拜,见低就踩的上司,做事缺乏责任心,不会体谅下属,又疑心大,教你满腔俱是怨言。

记着,千万不能向其他部门的同事诉苦,指出上司的不是,所谓“家丑不可外传”。何况,这些同事可以帮上什么忙呢?你给他们提供了一个上佳谈资,那只会让事情闹大,对你绝没有好处!想一下,老板会喜欢一个背后中伤上司的员工吗?

即使是拍档,你也不能泄漏一句怨言,以避因为利害关系而白白给人告密的机会,就是对方先诉苦,你也保持缄默好了。

那么,怎样将自己的不满宣泄才对呢?向上司直接表态!不过请先分析对方的性格,和预计其反应。

对思想保守、自尊心强的人,切勿开门见山的大数不满,只能婉转相告,若对方比较开放,胸襟较宽广,不妨相约一个时间,将你的心中话一坦言,相信不难找出一个解决办法。

⑧爱戴高帽的上司

你的上司是个不折不扣的“高帽王”,最爱别人给他戴高帽,一听了赞美之词,就眉开眼笑,什么都好办。

偏偏你拒绝作阿谀奉承之词,但眼见有好些同事因为精于此道,已经升职的升职,加薪的加薪,平步青云,恨得你牙痒痒。

除非是另谋高就,否则你仍得面对这位上司,如何才能两全其美,既受到上司器重,又不必违反自己原则?

其实,赞赏别人不是一件困难的事。也不一定是虚伪的,问题是要有的放矢。

每个人都必有其长短处,只需“隐恶扬善”,加一些善意,用词夸张一点就可以了,这样,既不违背良心,又能令对方高兴,何乐而不为呢?

经常留意上司的言行举动,甚至衣饰打扮,只要有一点点你是觉得合眼的,就抓紧机会,表示你心中的好感。

但你得记着,说话时不要矫柔造作,一切就自然得多。

⑨爱憎人才的上司

有眼光的老板会特别欣赏有创意的职员,因这样的人才不易发掘。所以你若有一个增加生产的方法,虽并非你分内的工作,亦应找个适合时机提出。

如果上司是个开通、肯培养后进的人,你不妨找一个较轻松的场合,如喝茶或午饭时,把计划详细说一遍,当他赞同,才表示可以预备一份计划书,稍后呈上让他再仔细参详。如此,就不会与担任此项工作的职员产生矛盾。

要是提出新意见已超越本份,则请向上司先晓以利害,即让他知道新计划对他是何等重要、同时若锐意推行新计划,你是能够兼顾,不会影响份内工作的。

记着,不要表现得过分积极,否则上司会以为你和他争饭碗,最一流的计划也要遭他否决了。

上司若是个小心眼,奉劝你还是暂时把计划搁置,伺机直接向老板提出好了。但是不要特意约见老板,让上司怀疑你,应在每年或每月一次的老板会见下属的时机里,大胆而小心地把新意见和盘托出。

⑩公私不分的上司

有不少人喜欢玩弄权力,公私不分,偏偏你就遇上这样的上司,常常要你替他做私事,叫你十分气愤。

你要做的就是巧妙地拒绝他,但以不影响你的前途为大前提。

记着要第一时间说“不”!例如上司让你替他女儿写读书报告,你肯定一万个不愿意,就告诉他:“对不起,我帮不上忙。”如果他在下班后让你去做,事情就更好办,搬出这样的理由:“因为我今天晚上有约会,不能迟到”翌日,他再次请你做,你可以找个相宜的理由,一而再再而三,他就会知难而退,又奈何不得。

若这事发生在工作时间内,你的理由更多,说:“我手上还有三个报告书要写,老板说一定要今天完成!”或者“我从来未写过读书报告,何况我又有大堆工作。”

由于上司本身理亏,他是没有可能强迫你做的,只会闷在心底,但只要你工作认真,从没犯错,他便“敢怒不敢言”了。

(11)工作狂型的上司

遇到上司是个工作狂,你一定终日大皱眉头。因为工作狂的心目中,认为不断工作才是一种生活方式,每个人都应该如此。

可是,天天超时工作,周末、周日依然要上班工作,有什么人生乐趣呢?要改善情况而又不影响工作,你得小心行事。先将工作量和程序分析一下,是否有些任务可以交由临时员工来做?这是唯一减轻你的担子的办法。先向有关介绍所查询适合的人选、酬劳,然后预备一份计划书,去找上司。

不要提及工作量过大,或你已完全失去私人生活这两点,而是向他解释,多添一个临时员工,有助任务的进行,对公司绝对有好处。

其次是开始减少假日的工时。

若上司问及,只告诉他你有重要家庭聚会好了,如果他表示不满,告诉他你会在假日超时工作补救,每个刚加入某公司工作的人,大都不介意超时工作,乐于承担更多的任务。

可是,渐渐发现工作竟是没完没了的,超时工作不是解决的方法,最可怕的是,你的上司是个理想主义者,工作就是他的生命,所以,为他效力,无法有闲下来的时刻,亦不会受到欣赏。

唯一或会令情况有改变的做法是,再教育上司,让他明白,不断埋头工作,花掉公私时间,并不是聪明和应该的做法。

例如,某项任务,他要求你按他的指示去做,并给你两整天的时间,而你经过分析,采用了你个人的另一套方式去处理,且在不超时工作之下,在限期之前完成了任务。

一次如此,两次如此,你就等于是在向他示威,告诉他有更精明的做法。如果他够谦虚、爱才,大概会接受这一套的。相反,主观顽强的他,可能有极端反感的表现,看来,你还是趁早以另谋高就为上策了。

(12)完美主义者型的上司

追求完美是人的天性,但如果你的上司是一个完美主义者,要求你事事做到一百分,符合他的办事标准,只讲理论,根本不理会实际的情况,个中的苦恼,实不足为外人道。你跟他合作,无疑是困难重重,会遇到不少烦恼,你要与这样一位上司相处,须参考以下的一些意见:

当上司交给你一项任务之时,不能虚应故事,随后便把它忘掉,你应该问清楚他的要求、工作性质、最后完成的期限等等,避免彼此产生误解,应尽量符合他的要求。

假如上司处处刁难你,可能是他担心你将来会取代他的位置,你应该尽自己最大的努力使他安心,让他明白你是一个忠心的下属,你可以主动提出定时向他报告的建议,让上司完全了解你的工作情况,一旦获得他的信任后,他便不会对你过分要求完美的工作效果产生凝心。

如果上司是一个很重小节的人,你要尽量避免犯任何错误,只须让他在一段短时期内,对你产生信心,就算你日后犯了无心之失,他也不会过分责备你。

只要你愿意费点心思,必定能讨好上司,假若他不喜欢你的处事方式,你又何必一意弧行,应尝试以不同的方法,尽你最大的努力与上司相处,你将发展他并不如你想像中的不可理喻。

不要只看到上司的缺点,要努力发掘他的长处。在适当的时机好好称赞他。

(13)顽固型的上司

对你来说,上司是否是一个不可理喻的人?不管你如何努力向他解释自己的处事方法,他一概不理,指定要你依照他的方法处事,只要是稍为拂逆他的意思,他便暴跳如雷,令你精神紧张,心烦意乱,对工作感到厌倦,甚至想过以辞职作为无声的抗议,逃避上司的“迫害”?

怎样才能令这种顽固的上司改变性格,事事愿意聆听你的意见,大家好好合作?以下有些忠告,你需要辅以耐性,按部就班一一尝试。

(一)不要以为自己的处事方式及建议一定正确,你与上司谈话时语气须温和、态度客观,不妨多作让步。

(二)人人都有自己的意见,但是殊途同归,大家都是把公司的利益放在大前提,与上司和平共处,使分歧的意见得到协调,是你的职责。

(三)当你提出自己的要求建议时,首先冷静地想想;究竟是谁需要谁的从旁协助?谁是主?谁是副?

(四)在环境许可的情况下,尽量避免在办公室跟上司展开激烈的争辩,应该在下班后请他到附近的餐厅喝杯咖啡,在轻松的环境下,把你的看法委婉地提出来。

(五)你要专心聆听上司的说法,避免抢先表达自己的意见,他可能也有难言之隐,你应该学习替人设身处地想一想。

(六)摒除成见,不要以为上司必定是个难缠的人,尽量与他成为好朋友。

(14)管家婆型的上司

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