书信要归类整理
不要在桌子上凌乱地堆满书信文件。该执行的就执行，该移交给他人的就移交给他人，暂时不用但以后可能用到的，就把它们归类整理起来，其余的统统扔掉。凌乱不堪可能会让你随便一些，但也显得你缺乏条理。你知道，要在凌乱中有效地工作必须付出加倍的努力，你得精确地记住每样东西放在了什么地方，因为在你面前的只是杂乱无章的一堆物品。书信文件只是达到目的的一种手段。如果不阅读，就不如扔掉。如果阅读过了，那就根据不同情况采取行动。如果确实要保存这些材料，也必须把它们与其他相关材料存放在一起。
如果你还没有这么做，那就把那些小物品管理起来。体验一下不费吹灰之力就找到所需东西的喜悦，然后你就能取得更大成就。
呈送出去的书类文件也要做标题和目录
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是很好的。
写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不致马上去翻查资料或文献，因为或许因此解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合，进行构思与草稿的写作。下了班在公车上，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且，刚从繁重的工作中解放出来，心情为之一松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。
利用文书处理机来输入文稿
商业文件也和法律文件一样，有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。
文书处理机的磁碟片以一张一个为原则
使用文书处理机时，必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说，原则上一张磁碟片中，只储存一个资料。磁碟片的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张磁碟片中，同时存入各种不同的资料，但是检索时，就非常的麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的磁碟片，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入磁碟片的资料分门别类。
以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片
虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中，但是如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点，一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
保存旧磁碟片中的资料，不断使用新磁碟片
和录像带一样，文书处理机的磁碟片可反复使用，因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张磁碟片中存入相关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。
活页式手册既能插换页数，又能缩短寻找资料的时间
不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且，活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”、“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有分量。第1章找对人才能做对事——成大事者识人选人的技巧
技巧18考察能力重于考察知识：
判别人员能力的技巧
一个人实际工作能力的高低，并不能单从学历或应聘时获得的笔试、面试成绩，就可以看得出来的。具有了实际工作经验，也不见得能力就强，创造性就高。
在领导选用人才过程中，应当清楚地认识到能力、人格等方面的因素。这在某些时候比专业知识和学历更为重要，因此要想招聘到理想的人才还需要灵活把握选人的标准。
汽车大王亨利·福特曾经说过这么一句话：“越好的技术人员，越不敢活用知识。”福特是在企业经营上屡次发明增产方法的人。他为了增产的事和他的技术人员研商时，他的技师往往会说：“董事长，那太难了，没有办法的，从理论上讲，也是行不通的。”
技术越好的人，越有这种消极的个性。经常令福特大伤脑筋。在面对一个工作时，一个人如果对有关知识了解不深，他会说：“做做看。”于是着手埋头苦干，拼命地下工夫，结果往往能完成相当困难的工作。但是有知识的人，常会一开头就说：“这是困难的，看起来无法做。”这实在是画地自限且不能自拔的现象。
今日的年轻人，多受过高中、大学的教育，所以有相当的学问和知识。由于现代社会的变迁，分工很细，单位的工作项目也愈来愈繁杂，所以年轻人具备高程度的学问知识。在一方面来说，是必要而且是很好的事。但重要的是不要被知识所限制，也不要只用头脑考虑太多，要决心去做实际的工作，然后在处理工作当中，充分运用所具备的知识，这样的话，学问和知识才会成为巨大的力量。
尤其是刚从学校毕业的年轻人，最容易被知识所限制，所以要十分留心这一点。发挥知识的力量，而不是显示知识的弱点。
在实际工作中常常可以发现，一些工程技术人员虽然学历不高，却往往具有较深的专业知识和较强的实际工作能力，相反，一些高学历人员，虽然各方面都表现不错，却没有突出的特点，与他们谈话留下的印象不深。一个人实际工作能力的高低，并不能单从学历或应聘时获得的笔试、面试成绩，就可以看得出来的。具有了实际工作经验，也不见得能力就强，创造性就高。20世纪90年代初，日本在人员招聘中提出要注重实际能力，特别是选拔事业开发型人才时主要看他的综合基础能力，就像挑选运动员苗子一样，关键看他是不是一块好材料，有没有发展潜力。所以，高学历不等于高能力。在招聘过程中更应注重招聘那些高能力的人才。
技巧19重视心理素质和工作态度：
判别人员工作态度的技巧
一个真正意义上的人才应是德才兼备的。才，无可置疑，就是反映在工作能力和心理素质上；而德，一般来说就是从工作态度中体现出来。
曾有科学家分析，一般人的专心程度是和成功成正比的，所以工作的时候努力工作，玩的时候轻松去玩，这应该是最好的人生座右铭。现在就以一个简单的问题，来测试一下你的员工的工作态度。
许久没有背上钓竿了，今天如果正巧有伙伴一同去钓鱼，你会选择何处？
A海岸边B山谷的小溪
C坐船出海去D人工鱼池
选择分析
1.选A
仍然是个讲究投资回报率的人，会以最少的资本追求最高的利润，很有生意眼光，所以你会到海岸边去钓躲在岩缝里的小鱼，虽然体积不大，但是数量却很多。
2.选B
你对工作企划有一套，眼光远大，能安排好一个月以后的行程，只可惜你做事太保守，缺乏冲劲，不能专一地投入，不然你为何贪恋山谷的美景，而不把全部心神投注在钓鱼上。
3.选C
工作狂热症的代表，就像追求坐船时乘风破浪的快感一样，你是一股劲儿地拼命，也就是说，拼命起来没大脑，你只能听指令行事，但是绝对不能让你规划，因为你会急出脑溢血。
4.选D
你只打有把握的仗，十足的现代人，有自信，会推销自己，商场中讲战术，头脑冷静，但是你有点儿锋芒毕露，切记不要抢人家的功劳，否则会为你以后的失败埋下伏笔。
工作态度包括工作积极性、工作热情、责任感、自我开发等较抽象的因素。要看一个人做事的好坏，只要看他工作时的精神和态度就可以了。世界上没有卑微的工作，只有卑微的工作态度。假使你的员工对待工作是被动而非主动的，像奴隶在主人皮鞭的督促之下一样；假使你的员工对工作，会感觉到厌恶，没有热诚和爱好之心，不能使工作成为一种喜爱，而只觉得它是一种苦役，那他是一定不会有所作为的。
习惯于抱怨工作的人常常不会获得真正的成功。如果某人做事的时候感到所做的工作困难重重，劳碌辛苦，没有任何趣味可言，那么他也不会取得伟大的成就。不管从事什么工作，压力与困难总是存在的，重要的是工作态度，当你的员工看重他的工作时，纵使面对缺乏挑战或毫无乐趣的工作，他也会自动自发地做事，同时为自己的所作所为承担责任。
现代经济社会的竞争是激烈与残酷的，而这势必给每一个企业每一个员工造成强大的压力。企业是否能顶着压力前行，是否能在竞争中脱颖而出，不仅看员工的技术水平和工作能力，还要看其是否具备良好的心理素质。在招聘新员工时，我们是否考虑过这些问题：新招进来的员工是否具有创造才能和创造精神？是否能领导和训练他人？他是否能在团队中工作？他是否能随机应变并善于学习？他是否具有工作热情和紧迫感？他在重压之下能否履行职责……在一些发达国家或地区，如美国、日本、英国等越来越重视对员工心理素质的考察，并通过一系列心理素质测定来判定招聘对象心理素质的高低。他们认为，这是一个可以减少冒险，促进做出完美决定的过程。其实，目的只有一个：就是要找到心理素质较好的人才。
良好的工作态度，往往能为本人带来工作激情和动力，从而提高工作效率。当然我们不能将工作态度简单地和工作绩效联系在一起，还必须考虑到企业环境的各种具体条件的影响，这是企业在日常经营领导时所应该考虑和处理好的客观因素，而在进行人员招聘时，应聘者所持有的工作态度，却是我们不得不考虑的主要因素。由此为本企业选拔到具有良好工作态度的人才，必将能使以后的经营领导工作事半功倍。
技巧20路遥才能知马力：
日常工作中识别人才的技巧
“路遥知马力，日久见人心”，一个员工的价值高低绝不能凭管理者一时的观察或是只看他表面的现象。要真正了解一个人，需要长时间的、持续的观察。只有通过了细致地观察，才能正确评估出一个人的价值并给他安排合适的工作。
只有长时间的观察，才能真正了解下属的心
用人先要学会观察人。善于观察你的下属这是很有必要的，这能够促使管理者洞悉下属的心理、想法、欲求，能够真正发现下属潜在的特质，抓住这一点，就能够用好下属。因此，观察下属是管理者给下属定位的方法之一，不可疏忽。
当管理者超过两年或以上，如果仍未看清下属的特长，你这个管理者就算是白当了。
忽略下属的性格，勉强他们做不适合的差事，结果受挫折的将是管理者。有些领导以为定下的原则，就是纲性的不容破坏，更不容许员工以任何理由拒绝。这实属呆板的做法，因为原则是死的，人是活的。
许多老一辈的管理阶层不易被下属接受，多是因为他们喜欢被下属奉承，却永不去了解下属，以致出现一面倒的情况。
要学会观察人。有些人的自尊心特强，一部分是源于潜意识的自卑感。这种复杂的情绪构成反叛性格，面对领导时，依然摆出一副“不易屈服”的态度。如果领导与下属各持本身性格，不愿稍作迁就，结果造成双方关系僵持。这对于身处高位的管理阶层绝非好事，这只是显示出管理方法失败。
一般员工每天均留意领导的表现。领导的笑容、严肃、皱眉，都显示其当天的情绪。所以，你必须进行双轨沟通法，了解下属的同时，也要对下属们进行长时间的观察和了解。
不经意的小事往往是人的心理体现
用人是领导成功的关键，而用人之前提是要识人。领导者能以小识人，可见其与众不同。
水滴虽小，却能折射出太阳的光辉。谚语说见一叶落而知秋之将至，因为从一叶飘落这一小的现象就可以知道大的事件——秋天快到了，识人也是如此。一个人的品性、志向和好恶都体现在平时生活中的小事中，只要仔细观察就可发现许多有用的东西。
基辛格在外交上的盖世才华是举世公认的。在他初入哈佛大学拜访学界泰斗艾略特的时候，艾略特并不热情，碍于情面，他只是给基辛格开了一张书目，那上面列了25本必读书的篇名，让基辛格通读之后写出一篇读书报告，比较一下德国哲学家康德的两本专著《纯粹理性批判》和《实践理性批判》。艾略特嘱咐基辛格在完成读书报告前不要再来找他。三个月后，基辛格把读书报告交给了艾略特，当天下午艾略特把电话打到了学生宿舍，要基辛格去见他。
作为一名学者，艾略特的目光是很挑剔的。但读过基辛格的读书报告，他得出的是这两点：在基辛格之前，从来没有一名学生真正认真读完这25本书；也没有人写出过条理这样清楚的读书报告。对一名导师来说，要了解一名学生，看过学生的一篇读书报告就足够了。
蚁穴虽小，却能使黄河决堤、一溃千里。可见，小处虽小，但却能见大。一个大的灾祸并不全是偶然发生的，它多是因为平时的毛病未被人知晓而一点一滴的积累而来；而成功也并不是一日之功，同样是平时注意自己言行从而得到的。故要找失败的原因，应多看看自己平时的所为；要成功，就应时时注意，从生活中的点点滴滴做起。那么，要识人以促成自己事业的成功，就应从小处识人，从人的小的言行之中看到他大的方面。
