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第25章 提高效率早落实(2)

(2)如果进行得很顺利,为何那么顺利?再确认一下其成功的原因。

做事情都经过上述流程的话,就不至于无法掌握住工作的全盘性。尤其是组织的工作,必有其纵向、横向的流程,每位员工脑子里必须时时存在着目的、背景,与其他事情的关联性等观念,事情才能做得正确无误。

2.分清工作的轻重缓急

落实工作时,一定要考虑优先顺序,先做最重要的事,然后才做比较次要的工作,万万不可先做自己认为好做或自己喜爱的事,如此,可能会将重要的事耽搁掉,造成真正要落实的事情没有得到落实。

那么该如何决定工作的优先顺序呢?一般说来,可以依据工作期限、重要程度以及性质来判断。就公司立场而言,一般都要求员工在交货期之前必须完成工作不可,所以,在做事之前,应该制定一个紧密且可行的流程才是。

身为员工,做事一定要坚持一个大原则,就是“今日事,今日毕”,绝不可拖到明天,因为明天还有明天要做的事。如果每天都无法将今日的事做完,就会累积一大堆工作,结果可能因此而赶不上交货期。

假使突然接获临时插进来的工作,最好跟上司或资深人员商量,请教他们该如何处理,避免径自下判断而出差错。不过,也不可什么事都去请教他们,最好是自己先做个考量后再去请教人家。

3.按照正确的步骤做事

一名员工被指示落实某一工作时,最好依以下步骤来进行,以收事半功倍之效。

(1)接受工作指示或命令。一般员工做某一工作时,会接获上司的工作指示。这时候,不能只听上司所交代的,还要明确地掌握住工作目的才行,所以,员工要深思的事情有:

a.目标是什么?

b.为什么必须达到那个目标?

c.何时达到?

d.如何做会更好?

(2)搜集有关的资料、情报。即搜集与工作的计划、执行等相关的文件、资料、情报,而且对于情报的选择,要有慧眼。

(3)考量工作的步骤与方法。愈是需要花长时间工作的事情,愈需要依照工作的步骤与方法来做,才比较有效率,此时宜好好活用“5W1H”的审核表。

(4)决定工作的步骤与方法。不妨从所拟定的几个方案中挑选较合理的,决定时应该考虑到“更早、更好、更轻松、更便宜”这几项因素,再做筛选。

(5)制定行事表。

(6)实施时须留意:

a.确实依照所计划的步骤和方法去做。

b.很有自信地去执行。

c.时时审核实际进度和预定计划的差距,必要时修改所定计划。

(7)检讨与评估。从品质、期限、成本等层面,将工作的结果和当初的计划做一比较,如果不能达到预期结果,就应该找出其原因。

(8)做完后,向上司报告结果。

4.日事日毕,日清日高

在落实过程的过程中,最严重的现象就是拖延。因为拖延,导致事情落实不到位,造成严重后果的例子举不胜举。

管理学家彼得·德鲁克说:真正推动社会进步的,是默默地高效率工作着的人。而一个高效率工作的人,最重要的一点就是日事日毕,日清日高。

“日事日毕,日清日高”就是“OEC管理法”,也就是英文“Over all Every Control And Clear”的缩写,意思是全面地对每人每天所做的每件事进行控制和清理,简单说来就是今天的工作必须今天完成,今天完成的事情必须比昨天有质的提高,明天的目标必须比今天更高才行。

海尔集团的张瑞敏对此深有感悟,他曾这么说道:我们曾经给员工打一个比喻来说明这个日清日高的概念。把一块钱人民币存到银行里,如果计算利息不是单利而是复利即利滚利,假如利息率仅仅为1%,那么70天的时间,一块钱就会变成两块钱。这个意思说明,把所有的目标分解到每个人身上,每个人的目标每天都有新的提高,这样就可以使整个工作有条不紊地、不断地增长。我们的每个员工都有一张“三E卡”,所谓“三E卡”,就是每天、每件事、每个人,“每个员工干完今天的工作后,必须要填写这张卡片,填写完之后,他的收入就跟这张卡片直接挂钩。这张日清卡,使我们把整个的工作大目标分解落实到每个人身上。比方说我们的冰箱共有156道工序,545个责任区,这些都落实到每个人头上去;我们的冰箱仓库一共有1964块玻璃,每一块玻璃都有一个责任人,这就使得整个的质量能够保证是优质。其中的关键是员工的素质,也就是只有优秀的员工才能生产出优秀的产品。

事实上,不论是企业,还是其他组织,日事日毕、日清日高的方法都是十分有效的。我们只有日事日毕,才不会让事情累积起来;我们只有日清日高,才会不断的取得进步。

在落实工作的过程中,我们一定要告诉自己:

决不拖延!

如果我拖延下去,我将会怎么样?

如果将工作拖到以后再去做,那么会发生什么?

实际上,拖延是一种相当累人的折磨,随着完成期限的迫近,工作的压力会越来越大,这会让人觉得更加疲惫不堪。

只要是自己认为对的事情,必须马上付诸行动,绝不可优柔寡断。不能做决定的人,固然没有做错事的机会,但也失去了成功的机运。

有一位老农的农田当中,多年以来横卧着一块大石头。这块石头碰断了老农的好几把犁头,还弄坏了他的农耕机。老农对此无可奈何,巨石成了他种田时挥之不去的心病。

一天,在又一把犁头被打坏之后,想起巨石给他带来的无尽麻烦,终于下决心弄走巨石,了结这块心病。于是,他找来撬棍伸进巨石底下,却惊讶地发现,石头埋在地里并没有想象的那么深、那么厚,稍使劲道就可以把石头撬起来,再用大锤打碎,清出地里。老农脑海里闪过多年被巨石困扰的情景,再想到可以更早些把这桩头疼事处理掉,禁不住一脸的苦笑。遇到问题应立即弄清根源,有问题更须立即处理,绝不可拖延,就像故事中的老农一样。很多事情并没有你想象得那么困难,只要行动起来,你就会在行动中找出解决问题的方法。

拖延是存在于每个人潜意识中的,不要让它成为习惯。拖拉是把今天的担子,放在明天的肩上,直到不堪重负,变成一个负不起责任的人。要做一个高效的落实者,就绝对不能拖延。

5.接到工作,马上落实

有效落实的另一个秘诀就是接到工作,马上落实。领导有什么安排,马上去落实;客户有什么要求,马上去落实。要知道,工作成绩是落实出来的,而不是等待得来的。

不管做什么工作,当领导给了你某项工作后,就要抓住工作的实质,当机立断,立即行动,毫不延缓,这才是真正的落实精神!每一个成功者都是行动家,不是空想家每一个落实的人都是实践派,而不是理论派。

马上落实是一种习惯,是一种做事的态度,也是成功者共有的特质。

什么事情你一旦拖延,你就总是会拖延,但你一旦开始行动,通常就会一直做到底;所以,凡事行动就是成功的一半,第一步是最重要的一步,行动应该从第一秒开始,而不是第二秒。

1997年9月,海尔彩电在北京上市。8个月后,根据国家统计局中怡康经济咨询有限公司对全国100家商场的统计,1998年5月海尔彩电在北京市场销量第一且一直保持。有人说,这是意料之中的事,而让人出乎意料的是这项成绩的创造者竟是个不足23岁的毛头小子——北京销售经理辛波。

1998年12月初,某品牌彩电负责人率领30人的直销大军浩浩荡荡开到了北京中旭三利商场,欲同海尔争夺市场。而当时海尔彩电在三利商场只有3名直销员。在如此悬殊力量的对比下,海尔彩电销量依然雄踞三利商场榜首。

辛波的成功取决于他“迅速反应,马上行动”的海尔作风。一次,辛波在商场谈展台工作时,婉拒了商场经理吃午饭的邀请,利用午餐时间布置好了展台,令吃完饭回来的商场经理大吃一惊,之后商场便把黄金位置给了海尔彩电。

市场领先,点子不断。在竞争如此激烈的市场上,一个分中心经理要全身心地扑在工作上,工作作风尤为重要。

美国海尔贸易公司总裁迈克曾接到许多消费者的反映,说普通冷柜太深了,取东西很不方便。在2001年“全球海尔经理人年会”上,迈克突发奇想,能否设计一种上层为普通卧式下面为带抽屉的冷柜,二者合一不就解决这一难题了吗?

冷柜产品本部在得知迈克的设想后,派四名科研人员采用同步工程,连夜奋战,仅用17个小时完成了样机。不但如此,他们还超出用户的想象,又做出了第二代产品。在当晚的答谢宴会上,当这些样机披着红绸出现在会场上时,引来一片惊叹声,接着爆发出一阵长时间的热烈的掌声。

冷柜产品本部部长马坚上台推介这一工商互动的共同结晶,并当场以迈克的名字为这一冷柜命名。当天,这款迈克冷柜就被各国经销商订购。如今这款冷柜已经被美国大零售商希尔思包销,在美国市场已经占据了同类产品40%的份额。迅速反应,马上行动,海尔人用创造性的工作,出奇制胜的手法,对海尔作风作了新的诠释,赢得了与会代表的一致赞叹。

第三个十年,海尔经过市场链的组织流程结构改造,进入了全球市场进行本土化的角逐。全球化的海尔,需要全球化的海尔精神;海尔的全球化,需要企业的全球化追求。在这一更高的目标下,“人单合一,速决速胜”,就成为海尔工作作风的最新表述。“人单合一”是手段,就是要解决内部管理和外部市场拓展两张皮的问题,“人单合一”可以让不同文化背景的人都可以接受,但是具体的激励体系等方面就表现出跨国的本土化特色,例如在马来西亚,销售人员和应收账款可以挂钩,但是在欧洲却行不通。“速决速胜”是目的,每一个SBU都要与市场准确地结合,然后以速度取胜。

表面看起来,这句口号很平常,没有石破天惊的轰动效应,海尔人默默坚持做了20多年后却取得了惊天动地的效果。“迅速反应、马上行动”可以在海尔人的工作作风中处处体现出来,海尔对市场需求变化的迅速反应、对用户提出问题和要求的迅速反应、对公司领导指示的迅速反应都使海尔的员工时时刻刻处于一个积极的工作状态中。以可能达到的最高效率完成工作,争取在相同的时间内,做出更多的成绩;以迅速快捷的态度对待市场,绝不对市场说不,为用户着想,对用户真诚,快速排除用户烦恼到零。海尔感动和赢得了海尔用户和客商的心。海尔人正是在这种作风的带领下,在市场上赢得了巨额商机。

不管你是企业员工,还是机关干部,都要养成一有工作,马上落实的工作作风,这是你获得成功最重要的一点。

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