第二节 会议期间的工作
会议期间，是高级文秘工作最活跃的阶段，也是工作能力受到最严格考验的阶段。这时高级文秘工作的中心任务是：掌握会议动态，协助领导指挥与控制，通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。
一、检查一切会议资源准备情况
可以根据会务的准备清单在脑海里反复演练一下会议的全过程，进行全面的会议资源准备。
【工具】
会务工作准备清单
会议名称：会议起止时间：
序号项目 备注
1会议日程安排表(会议须知)
2费用预算
3参加会议人员联系表(手机)
4车辆预定
5餐饮、住宿
6备用金
7资料
8签到登记表
9
文具：笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、钉书机（）、胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）、电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、计算机（）、打印机（）、磁盘（）、复印机（）、传真机（）、座席卡（）、工作卡（）、胸花（）
10饮料
11药品
12水果
13夜宵
14纪念品
15场地布置
………
(如该项已准备，可在备注上打“√”)
二、客户接待
大型会务，要接待很多国内外重要的客人，高级文秘对客人的一言一行都直接影响着企业的形象，所以一定要做好接待工作。具体要求为：
第一，根据客人的重要级别，在征求领导意见的情况下，客人的接待工作可以安排得热烈而得体：订做欢迎牌(会场门口)和电子欢迎词(会议现场)；与相关人员(公司电教中心)联系拍摄录像、现场拍照等。必要时还要接机，应提前根据各单位发给大会的回执来确定与会人数和级别、航班到达时间，并安排好接机车辆。
第二，提前将客人的入场证、房间钥匙、会议须知等分好，并放在信封内。在酒店门口放置明显的指引牌，当客人到达时很快能找到接待台，这时会务人员将信封交给客人，并非常热情地介绍有关情况。
第三，针对索取资料的人员递交的名片信息进行区别对待，不同的人员发不同的资料，并组织与会人员做好签到工作。
【工具】
会务签到表
姓名公司联系电话房间号入住时间
与会者全部进入会场后，迅速统计出席和缺席人员，并及时通知会议主持人。
【工具】
会议出席人员情况表
会议名称召集单位及主持人 应到人数 实到人数 备注
会议时间 重要出席人员列席人数缺席人数请假人数
地点
报告人：
年月日
第四，客人的种类较多的情况下，会务人员应针对不同的客人安排其参观、住宿、餐饮、购物、游玩等活动。
三、会务资料管理
在会务资料较多、较杂的情况下，资料的管理是会务工作中的难点，不仅要分类清楚，而且每天要清晰地掌握资料库存量，具体操作时可以设计一个表格来清晰明了地列出会务资料的详细情况。
【工具】
会务资料发放库存情况表
类别编号资料名称
总数量系统部
需求量研讨会
需求量样板点
需求量需求
总量剩余量
大型展览会上索取资料的人员一般都很多，因此，应做到以下几点：
第一点，会前需对每种资料了如指掌，以便针对不同的客户发放不同的资料，并与展台总负责人商量成套资料的份数及发放小礼品的原则。
第二点，会前应统一确定资料发放的原则。
第三点，会前应根据发放原则确定出大致的资料数量，重点展览设备和其他设备的资料应区别准备。
第四点，每天清点资料余量。将每天的资料用量清清楚楚地列在表上，既可把握资料的发放状况，又可知道每天的用量，以便领导了解资料发放的数量及合理控制，发现缺少时，则向总部请求支援。
四、会议保密管理
内部会议一般都要做好保密工作，会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止为以后的工作带来麻烦。
提醒您
会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及的相关数字和人事问题更应如此。特别重要的会议，其召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保密。
做好会议保密工作，应严格执行企业保密规定，严格执行保密纪律，制定一整套的保密措施，会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回；还应注意检查会场上扩录音设备及通信线路，防止泄密；对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育；复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定由专人销毁。
如果所开展的会议是机密会议，比如产品鉴定会的内容属于公司的研发机密，会议的保密工作就显得十分重要。
【实例】
以下是就产品鉴定会的保密工作而制定的保密清单。
会议保密清单
事项准备情况备注
场地检查
录音设备音响室专门指定人员配合工作人员进行音乐的播放， 目的是监督其不得私自录音。
续表
事项准备情况备注
指引牌不写明具体会议内容，并在人员入场后立即撤掉指引牌。
胸卡检查检查进入会场人员是否佩戴胸卡，无胸卡者禁止入场，这是为了防止竞争对手趁机入场了解公司产品开发进度。
资料发放每份资料编号并与人员相对应，这样若缺少资料时就能很快确定是谁将资料带出了会场。
资料、会议议程回收结束会议时，按照资料编号一一回收清点，确保鉴定委员会未曾携带鉴定资料离开会场，以保证资料的保密性。
五、费用管理
1·制作会务费用接收清单
财务是非常细致的工作，在大型会务中费用发生频繁而且金额很大，所以更需认真对待，并提前做一个会务费用接收清单，每次会务人员到自己处报销时，都应填好会务费用接收清单，并请他们写明费用明细清单，粘贴好，再审核清点一下，双方在会务费用接收清单上签字确认。
【工具】
会务费用接收清单
日期 送单人 费用说明 金额 审批人 接收人
2·认真核查、清理
首先，每张发票要清对好，并仔细辨认真伪，做到日清日结。
其次，每天一定要清理账务，录入电脑，否则费用累积下来，最后无法说清楚每笔钱的去向。
再次，大笔的费用须经相关人同意才能给予报销或暂借。
六、议程跟踪
议程跟踪主要由会务组组长负责，要保证议程的变动及时通知到每一位与会人员，对于自己无法处理的事，要及时上报到会议总协调处；随时听取参会人员的意见和问题并分类，该反馈的及时反馈，该转告的及时请示领导及相关人员；记录会议期间的电话、传真，区分信息的轻重缓急，及时处理，保证各类信息的及时传递。
会议中要随时注意各人员的意向，看他们有何要求，会议是否有什么临时变化，进程是否要修改等。
七、编写会议记录与会议简报
会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是高级文秘最重要的工作之一。
提醒您
人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论；会期只有三四天的会议，一般不用出简报。
会议记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论，必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。
会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。
八、突发性事件处理
一个良好的汇报机制，是突发事件能得到及时处理的基础，在对会务人员进行分工时就应安排人员对遇到突发性事件进行处理，做到人员的及时补位。
会务组成员如有必要可每日定时召开例会，由各成员总结当天的工作，这样也许在一些人眼中只当做一个小问题的事件，在有经验的人听来，就会立刻发现其可能造成的严重后果，从而能及早地预防可能发生的事件。一旦意外事件发生，首先要做的就是尽快通知相关责任人，并立刻调动各项内外部资源处理问题，做好会议议程及相关资料的调整，及时通知与会人员；对于无法处理或会务人员无权做决定的突发事件应及时汇报至会议总协调处。
第二节 会后整理工作
会议结束了，并不是说会务工作就随之结束了，对于高级文秘而言，还有许多工作要做。
一、会场检查
会议结束后，首先要检查会场。
会开完了实行退场检查制，按设备清单核准会务组携带的仪器是否齐全；相关会议资料有无遗漏；回收剩余的文件、资料、文具、礼品，收存会议所用仪器、设备；可以根据会议准备清单的内容检查一遍。
二、会场清理
会议结束后，应清除会场留存的各种会议标志。会议期间必须及时清理所有资料，严格遵守保密规定，确保公司机密文件的安全。对使用完毕的物品进行及时清理并归还相关部门。
三、会务组退房进行财务结算
按公司的财务规定，及时处理账务票据，结算会议相关费用。
四、会议效果的调查和总结
会议结束后，会务组成员应进行会议满意度调查，认真分析调查结果，总结会务工作存在的问题和改进建议，撰写会务总结。会务总结应特别指明本次会务工作的关键要素、可供借鉴的地方、不尽如人意的环节、改进意见等。
实例
会务总结参考格式
1·会议简介
包括会议名称、召开地点、主办单位、参加人员、会议议题、会程安排、召开的背景、会议预期效果等。个人总结着重写本人负责的会务内容。
2·本次会务工作要点
(1)会务组成员名单。
(2)会务工作安排。
(3)本次会务主要抓的几项工作。
(4)本次会务关键要素(要针对本次会议的特点进行分析和安排)。
(5)本次会务与其他会务工作的不同之处。
(6)本人负责部分工作总结。
3·会议满意度调查情况
即“会务组织满意度”调查反馈情况、各要素得分统计、评价最好与最差的问题集中点等。
4·问题分析
参考会务满意度调查结果对整个会议过程进行分析，归纳出本次会务存在的问题、会务组工作的不足之处、从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。
相关问题提交会务组长协调解决。
5·经验总结
(1)本次会务工作的成功之处。
(2)可以推广或可供他人借鉴的地方。
五、会议文件的收退
会议文件的收退也称会议文件的清退，通常指重要会议的与会人员在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议高级文秘处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。
1·重要会议文件清退原因
首先，文件内容是高度机密的，长期存放在个人手中，可能会遗失和泄密。
其次，会议文件，特别是领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。
再次，有些文件属草稿或参考性的，某些甚至与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去会影响会议精神的传达贯彻。
2·会议文件收退工作程序
第一步，向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出收退文件建议。
第二步，待主席团或会议主持人批准建议后，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。
第三步，会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。
六、会议文件的立卷归档
会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。
1·会议文件立卷原则
会议文件立卷归档的原则是一会一卷，其目的是便于日后查找利用。
2·会议文件应立卷内容
对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导决定开会的批示、会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。凡是印刷下发的都要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改稿、会议纪要的修改稿应注意跟踪，会议一结束，马上按立卷要求收回。
3·会议文件立卷方法
会议文件的立卷方法，应根据会议类型和材料的多少而确定。
会议文件较多的大中型会议文件的立卷方法是，先区别文件类别，然后按问题、时间立卷。同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列，但要把定稿放在前面。
工作会议立卷方法，通常按工作顺序排列：领导关于开会的批示，会议通知，会议议题、议程，会议记事表，会议决定事项，会议决定事项所涉及的文件。有些决定事项没有会议文件，应在卷内注明。一次会议决定几个事项，立卷应按决定事项的重要程度排列。
提醒您
无论哪种会议，立卷后卷内文件都要有编目，每份文件上要盖编目章，填写卷内目录。立卷工作完成后，即可归档。
探究·思考
1·你接到一个通知，要求你到上海参加一个为期一周的会务。在离开现在的工作岗位之前，你应该先处理哪些问题？
2·假设由你负责准备一次为期6天60人左右的公司高级主管会议，通知他们参加会议应注意哪些问题？
3·对于大型且重要的会务，该在什么时候由谁来完成什么工作，一定要分工明确，职责清晰，在工作开始时该如何做好会务组人员的分工呢？
4·如果你是负责会务的住宿安排工作，而与会人员变动较大，经常有不确定性，那么在住宿的管理方面你应该注意哪些问题？
5·如何进行会议资料管理？
6·有一次大型展览会，邀请了公司许多中外客户，你在这次会中主要负责车辆调度工作，请问你将怎样保证客人们的用车？
