经常有人在转接、代接电话时出错。因为接的不是自己的电话而不礼貌，而得罪人、把事情办砸的例子在生活中随处可见。
李涛说话向来大大咧咧的。同宿舍的人都不愿意让他接电话，可他还就愿意接别人的电话。一天晚上，电话铃响了。李涛抢着去接。电话里传出方言味很浓的女声普通话：“喂！你好，请问周宁在吗？”“喂！你好！周宁在呢，请问你是哪位？”李涛学着对方的方言口音回答道，随即转头冲正在看书的周宁扮鬼脸，大声说：“周宁，女生！”还把“女生”两个字拖得长长的。周宁快步走过来，对电话里说：“姐，我就知道是你。刚才？哦！别理他，那是我们班出名的二百五！”李涛讨了个没趣。同宿舍的人也纷纷笑话他。
李涛这样的人，相信你也见过吧！那么，当你接到的电话是找其他人时，你该如何做一个出色的传话人、一个转接者呢？
如何应对找别人的电话
当对方要找的人就在旁边，你要立即告诉对方“他在，请稍等”，然后马上将电话交给对方要找的人。如果对方要找的人在，但你必须花几分钟时间才能将受话人找到，你要告诉对方大约需要等待多久，是否需要对方过一会儿再打。随即你要马上将受话人找到并叫过来。切勿以“他不在”、“不知道他在哪里”来敷衍对方，否则有可能使受话人错过重要事情。
如果来电者要找的人不在，我们要先告知对方“他不在”，而后才能问“您有什么事”。如果顺序颠倒的话，对方很容易怀疑你的诚意，怀疑是受话人故意不接自己的电话。
当对方要找的人不在时，如果你不了解对方的动机、目的，未经受话人的允许，请不要自作主张地告诉对方他要找的人去了哪里、受话人的电话号码等等。
晓松是一个大公司的总裁秘书。经常有人把无关紧要的电话打到总裁办公室来，晓松因此练就了判断是否有必要请总裁接电话的本事。这不，又有个陌生号码打进来了。晓松拿起电话。“您好！总裁办，请问您哪位？”“您好，我是市委宣传部的李主任，请赵总接一下电话好吗？”晓松看了一眼正在翻看资料的总裁，说：“赵总刚出去，请问您有什么事情需要我转告吗？”“是这样的，我们正在开展全市名优企业评选活动，要求市内各大企业必须参加，并尽快给我们发一份详细资料以备参评。有些具体问题我需要和赵总详谈，你能告诉我他的手机号码吗？”晓松判断对方是拉赞助的，这种事是没必要让赵总亲自解决的。于是回答道：“很抱歉，赵总去外地开会了，不方便接听手机。这样好吗？我把业务部的电话给您，他们负责我们企业宣传工作，您打这个电话吧。”晓松把业务部的电话告诉对方，然后礼貌地请对方挂电话。晓松的回答很灵活，不确定对方身份前先告诉对方总裁出去了，具体去哪没有说，留有很大余地。如果对方是重要人士，她就会告诉对方：“赵总没有出公司，可以帮您叫。”避免了尴尬情况的出现。
如果你的领导、同事、朋友不想接电话而需要你抵挡时，要灵活把握，既挡了来电者，又不能得罪来电者。你可以说：“抱歉，他刚出去。我不知道他什么时候回来。”或者以其他理由委婉地挡开无关紧要的来电者。
必要的话，你要做相关的记录，时间、地点、数字、事由，涉及到的类似细节信息一定不能出错。谁打来的电话，讲的什么内容，是否还会在某一时间打来，是否需要受话人回电话，需要受话人何时回电话，等等，记录得都要尽可能准确详细。最失败的记录就是只记下了来电者的来电时间、来电者的号码，连来电者的姓名都不知道。
代接、转接别忘礼仪
态度要礼貌。即使来电话的人找的不是自己，也不要忽视电话礼仪。代接电话，同样要主动报上自己单位的名称、部门，以免对方打错电话。如果接电话是你工作的重要内容，比如你的职业是秘书，更要注意自己接电话时的语言、语气和态度。要通过每一次电话应答向对方展现自己专业的素质，和自己单位优秀的企业文化。代接电话时，态度要尊重，声音要清晰，音量要适中，语气要委婉，用语要礼貌、准确。代接电话时，首先要端正自己的态度，礼貌对待来电者，切勿厚此薄彼，推诿怠慢。如果你想表示热心，主动要求代对方传话时，话不要说得太直接，要给自己的话留出进退的余地，免得遭到来电者拒绝，双方尴尬。对于你不熟悉的人，你可以说：“需要我为您转告吗？”“需要我为您做点什么吗？”替对方叫人的时候，不要使用不雅、不敬的称呼，比如对受话人说“有个老头儿找你”，而你所说的老头儿，其实是受话人的亲人，这样一来，来电者和受话人都不高兴。
小鸥说话不假思索，因此常闹出让人哭笑不得的事情。办公室的电话响了，是小鸥接的电话。一位女士找王新，王新不在。征得女士同意后，小鸥记下需要传达的话。末了，小鸥问女士的名字。女士说了3个字。小鸥重复道：“曾淑仪？曾祖母的曾，遇人不淑的淑，仪表盘的仪，是吧？”对方生气地说：“怎么说话呢你？你才曾祖母遇人不淑仪表盘呢！无聊！”小鸥一时愣住了，非常尴尬。
作来电记录，重复对方姓名时，务必注意你所使用的语言，千万不要使用不当的字眼。
准确及时地转告。接完电话后，一定要及时转告。如果来电者请你当天转告，一定不要拖到次日，如果来电者请你3天内转告，一定不要拖到第4天，更不要将接过的电话忘得一干二净。转告电话内容时，要注意详细、不遗漏。一定要尽可能准确详细地告诉受话人来电者的意图和来电具体内容，切勿贪图省力，略去对受话人来说很重要的部分。
转告、传话时，要注意方式。如果来电者告知你他的来历和目的，传话时最好亲自告诉受话人，以免说不清楚贻误时机或者泄露来电者与受话人的隐私。不要大声喊叫“某某，谁谁找你干什么”，一来破坏气氛，二来招致来电者与受话人的诟病，同时也有损于自己的形象。如果对方要找的人正在会客或开会，可利用纸条来转告，既不至于泄露不便众人知道的秘密，又不会打乱会客或会场的秩序。
