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第6章 信息灵通 相机行事(1)

有效的领导者在开展领导活动中,要有强烈的信息观念,信息要来得快、来得广、来得准,并根据掌握的信息和识察的新情况,机动灵活地处理事情。笔者在报刊上不止一次地看到一个这样令人赞叹不已的事例:某年南美洲的一家铜矿因经营不善而倒闭,只好把1500台奔驰牌重型汽车和牵引车作为银行债务抵押拍卖。此信息当被我设在香港的G公司捕捉到后,他们火速派人飞赴南美洽谈这笔生意,经过讨价还价的谈判,G公司仅以原价的38%把这批85%左右成新率的车辆买下。这时,北美一个财团闻风派人赶来,可是中国人早已捷足先登。近在“咫尺”的北美商人,败在远隔重洋的中国人手下,关键在于信息流动的速度输入一着。

这一章除了阐述信息的重要性和信息捕捉、信息推导外,也简略谈谈信息的有关知识。

一、信息及其特点

如何给信息下定义。人们还没有统一的认识,可说是仁者见仁,智者见智。笔者很欣赏信息学者黄学忠作的如下定义:“信息是客观世界中各种事物的变化和特征的最新反映,是客观事物之间联系的表征,也是客观事物状态经过传递后的再现。”他进一步阐述说,信息是我们生活中常见的现象,大至宇宙空间星群,小到微观世界基本粒子,天空中的风雨雷电,市场中各种商品供求的动态变化,企业的产品和报表、图纸资料,社会生活中人与人之间的关系和变化,等等,都是通过各种各样的信息反映出来的。例如,“山雨欲来风满楼”,“风满楼”作为“山雨欲来”的信息,正是“山雨欲来”的表征。这一信息揭示了“风”和“雨”这两种自然现象之间的相互关系。又如,某一企业生产出一种新产品,经过电视、广播或报刊广告宣传,人们就获得了这一新产品的信息。

信息有以下特征:1.普遍性。它在宇宙中是普遍存在的。2.真实性。信息是客观存在的,它是不依人们的主观意志为转移的,但可以被人们所感知和识别。3.传递性。信息非常活跃而不受约束。信息借助于一定的物质载体,经过传递可为人们所感受、接收。4.时效性。客观事物是不断变化的,因此信息具有很强的时效性。事物变化越快,信息的时效性就越强。5.共享性。信息的发出者和接收者,都可以享有同一信息。例如,A把一个想法或消息告诉了B,这两人就共有了这种想法或消息;如果A把一支笔送给B,则A就没这支笔了。6.可扩充性。一个消息经过广播、电视、报刊宣传,全世界均能知道,还可流传万年之后。7.可压缩性。信息可以归纳、综合、精炼、浓缩,如可把大量数据归纳为一个方程式。8.可存贮性。可分为人体存贮和体外存贮两种。9.可替代性。它可以取代劳动者的劳动和物质资源,如机器人和自动化程序在工厂、办公室和家庭可以代替人的劳动。

从事领导活动,诸如决策与计划、组织与指挥、沟通与协调、检查和控制等,都是离不开信息的。和领导活动有关的管理信息有以下特点:1.系统性。管理信息一般不是零星、紊乱的,对它的收集、整理、分析、加工、贮存、传递、检索、应用,是一个有组织的连续不断的过程。2.有效性。它是为管理活动的需要而产生和存在的。因此,被人们称为“特殊资源”和“无形财富”。同时,它具有很强的时效性。3.目的性。信息的发出、传递、接收、加工、贮存等,都是为管理服务的。4.管理信息与信息载体不可分割性。它必须借助于语言、文字、数字、声波、光波、图象、电传机等手段才能进行传递。

二、信息就是财富

自古以来,人们把黄金看得十分宝贵,许多人把它视为资本和富有的象征。但一条重要的信息,比起黄金来,还要宝贵,请读者看下列事实。

云南********普朝柱多次强调,搞社会主义市场经济,不但离不开,而且更需要大量科学的、准确的信息。他说,一条正确的信息可以增收几个亿.反之会损失几个亿。他举例说,云南有80多个糖厂,今年产糖86万吨。由于得到食糖市场将出现产大于销的错误信息,结果各个糖厂急急忙忙低价倾销,一吨白糖只卖1400元,比成本还低。谁知道卖完不久,糖价就上扬到2200元一吨。一吨少卖了800元,全省因此少收五六个亿,60多个糖厂也由盈利变为亏损。这些亏损,不是生产不好,而是因为没有得到正确的经济信息所致。

据《经济信息报》载:1992年秋天,韩国总理李相玉访华,受到******外长的特别规格接待。江苏悦达集团总经理胡友林读到这则消息后,意识到中韩可能建交,进而推测来华投资,于是把目标瞄准仅与汉城一水之隔的胶东半岛,并连夜与山东方面联系房地产投资事宜,第二天又千里赴鲁,终于达成购置570亩土地房地产交易协议,数月后中韩建交,当地房地产价格翻了一倍。

据《改革时报》史有龙题为“经济间谍紧盯中国”一文披露:几年前日本一巨商曾来华推销钢材,我方某外贸人员无意间流露出我国将大量进口钢材的信息。结果,这个日商立即串通西方主要钢材出口国,猛抬价格,令我国损失惨重。

还有一个令我们值得回味的例子:七年前日本某汽车公司驻北京一个代表,他唯一的工作是天天打听中国汽车市场行情变化情况,每星期要给东京公司本部写报告。知道他的中国人认为这工作吃力不讨好,当时中国汽车价格长期稳定。但是不久就知道了他们这一谋略很厉害。他很快就打听到中国企、事业等团体单位买小轿车很难批准,受社会集团购买力限制,并有明文规定。但他们了解到团体单位购买面包车好批准,这种车算是生产用车,可拉货也可接送客人。于是他把这条信息传回后,日本的面包车一时就大量进入了中国市场,获得了可观的利润。

据报载:1992年春,安徽省蒙城县刮着一股歪风(即传播一种荒诞的信息):姥姥家必须给外孙买红伞,有几个外孙就买几把,说这样可以为外孙驱灾避邪。该县楚村镇张景福老汉于4月19日买回三把红伞,老伴李子英一见,夸老头子会办事。翌日,她把三把伞送给了大女儿家的两个外孙和三女儿家的一个小外孙,之后欣欣然返回家里。晚上,老两口正在谈论红伞,二女婿来了,说二女儿自杀身亡。张老汉惊问其故,二女婿面部冰冷,说是因为红伞。老两口恍然大悟,他们没有给二女儿家的两个小外孙女买红伞。张老汉呆若木鸡,李大妈号啕大哭,二女婿转身便走。当天晚上,李子英悬梁自尽。老头见女儿死老伴亡,觉得世间没恋头,自己也“荡起了秋千”。二女婿回家后,见爱妻尸体,愈加难过,叫来两个女儿,一起吃了拌毒的鸡蛋,父女三人气绝身亡。

三把红伞丧了六条命,其因是谣传荒谬的信息,二是丧命者缺乏科学知识。知识实质上也是信息的一部分,信息是知识的来源,知识是由大量的信息提炼、转化而成的,也就是经过人类大脑按一定程序重新组合而系统化了的信息。因此,知识同样比黄金更宝贵。

据《现代人报》题为“知识的价格”(作者,喻承海)的文章阐述了下面一个有趣的故事:1923年,美国福特汽车公司一台大型电机出了故障,许多工程技术人员解不了这个难题,后来请来当时侨居美国的德国机电专家施坦敏茨来解疑。施氏两天两夜呆在电机旁,这儿听,那儿看,还不时地进行计算。然后,他爬上电机顶部用粉笔划了一条线.让修理工把电机打开,将划线地方的线圈减少16圈。果然电机故障排除。施坦敏茨为此向福特公司索取1万美元酬金。有人说.划一条线要1万美元,是否太高了。施氏没有回答,只是在付款单上写道:“用粉笔划一条线,1美元;知道在哪里划线,9999美元。”施坦敏茨能够解决许多人无法解决的难题,靠的不仅仅是两天两夜的辛勤劳动,更重要的是靠他平时掌握的渊博知识和丰富经验。

据报载,在某地近几年发生的旷日持久的人与天牛的大战中,人打了败仗,小小天牛给该地造成的直接经济损失达2.5亿元。为了防止病虫害继续蔓延,只得彻底砍伐,清除病木。现在,该地区的白杨几乎“全军覆灭”,农林网已经不复存在,许多地方的防风林已光秃秃,数十年的植树成果毁于一旦。其实,消灭天牛的问题,几年前有关专家就大声疾呼过,遗憾的是这些积极的意见并未受到人们特别是领导者、决策者的重视,没有被采纳,损失至少2.5亿元。

知识是加工、整理、系统化了的信息。知识更为重要。据《中国青年报》1993年8月4日题为“一句唐诗减税千金”的故事:法国是盛产葡萄酒的国家,有较高的酿酒技术和鉴别能力。因此,外国的葡萄酒想打入法国市场是很困难的。四川农学院留法研究生李华博士经过几年的努力,终于使中国的葡萄酒奇迹般地打入法国市场。可是,中国葡萄酒从香港转口时,港方说,按照土酒征80%的关税,洋酒征300%的规定,中国的葡萄酒要按洋酒征税。面对这种艰难的局面,李华博士吟出一句唐诗:“葡萄美酒夜光杯”,并解释说,这说明中国唐朝就能生产葡萄酒了。唐朝距今已有一千多年了,英国和法国生产葡萄酒的历史,恐怕要比中国晚了几个世纪吧!李华用一句唐诗驳得香港方面无言以对,只好承认中国的葡萄酒是土酒(即自己国家生产的),我方只交了80%的税。

三、信息是组织系统的灵魂

组织作为动词,是使一个事物从无序到有序,从旧序到新序的过程;而作为名词,是指一个有序的组织实体。但如果没有一定量的信息,就不可能使这个事物从无序到有序,也不可能建成一个有序的组织实体。例如,100个人在操场上自由活动,一声口令,立刻整齐地排好了队。这是个简单的组合,这个口令作为信息是一个必要的前提。同样,在一个管理系统中,要把管理的各种要素按照整体功能要求,有机并有效地组织起来,如果没有一定量的信息,那是根本做不到的,整个组织不仅混乱,而且领导活动也无法开展。

以企业为例,为了提高效益,就要合理的利用各种资源。企业的资源有人、财、物、时间、空间、技术和信息等七项。它们共同构成企业系统。企业领导者可以通过信息系统对各项资源进行有效地管理。企业的信息系统好比人身体的神经系统。完善的信息系统,能提供及时、准确、全面的信息,这就有利于开展生产经营活动,较高地提高工作效率。

在企业,除了人的流动(如调出、调进、工作岗位和任务的变换等)外,还有三种东西在流动:一是物流,如产品的生产、运输、储存、销售等;二是价值流,如货币资金一生产资金一商品资金一货币资金,不断地周转;三是信息流,如指示、计划、调拨单据、结算帐单、工作调令、制度、条例等。这其中,信息流对人流、物流、价值流起着主导作用。具体说,一是指挥作用,整个管理系统及其子系统的发展方向、速度都必须以领导机构发出的信息为依据;二是反馈作用,对人流、物流、价值流的实际情况通过信息反馈,若发现偏差,进行调整、纠正,保持人流、物流、价值流的优化状态。

一个管理系统不是自我孤立、自我封闭的,而必须不停地与外界交流信息,这才能提高整个系统的功能。一个企业如果不及时取得市场供求和行情变化信息以及新技术、新工艺信息,对生产经营的决策必然不科学甚至失误,所编制的计划也是盲目的。武汉曾发生过这样一件事:一家总公司里的两个独立经营的分公司,在同一幢楼里办公。有一年,其中一个分公司跟一家外商签订合同,生产一批彩色灯泡和镇流器,由于搞错了规格和型号,被外商索赔19万元人民币,转内销又亏损32万元人民币。时过一年,另一分公司跟上述外商做同样一笔生意,结果出现了同样的质量事故,又被外商索赔巨款。其重要原因是两个分公司之间缺乏信息交换,结果都吃了大亏。

四、信息的收集

信息广泛存在于人类社会和自然界中,要想充分利用信息,就必须有目的、有计划地开展信息的收集工作。

(一)信息收集的原则

1.针对性 信息收集必须明确目的,应根据具体任务和实际需要,有的放矢地进行收集。就企业来讲,收集信息有的为了制定战略决策或进行方案论证;有的是为了进行预测,提高应变能力;有的则是为了解决日常问题,提高经营管理水平。只有注意针对性,才能在信息的云海中不迷失方向,捕捉到有价值的信息。

2.真实性 信息要真实、可靠、准确,不能有误、有假。信息收集人员要有老老实实的作风,忠于事实,反映真情,要随时随地分析、鉴别,剔除不真实的信息资料;对于模糊较大的信息,要追根溯源,直至弄清为止。

3.系统性 任何事物都不是静止不变的,而是不断连续地运动着的。只有系统地收集信息,才能了解事物一系列的动态情况及发展规律。不仅按纵向系统收集,还应考虑其它相关的因素,按信息的种类、内容、时间等进行横的收集。

4.时效性 应以最少的时间、最快的速度收集到所需要的信息。“时间就是金钱”,领导者必须及时抓住有意义的、先兆性强的信息,并迅速利用。先人一步,就能取得最佳效果。信息如果过时,也就减弱甚至失去了使用价值。

50年代中期,******同志对我国科技情报系统,提出了“广、快、精、准”的四字要求。这四个字与上述四条基本一致,应是收集信息工作中遵守的原则。

(二)信息的来源与收集的方法

1.信息来源 领导者应鼓励职工广泛收集信息。就企业来讲,主要来源,一是公开发行的印刷资料;二是公开传播或发行的声像资料;三是内部发行的印刷、声像资料;四是企业内部信息资料;五是零次信息源。

公开或内部发行、传播的资料属于一、二、三次信息源,由于经历了一段传播时间,有时不能及时反映客观事物新的变化。这样,直接接触客观事物,去获得那些非文献形式的、非正式的活情报,如贮存在企业家、专家、用户头脑中的情报,或从生产现场、展销会、展览会得到的情报,便显得十分重要。日本情报界人士称这种情报为“零次情报”。这种被直接接触到的客观事物就是零次信息源。零次信息源不仅十分丰富,而且可以补充、对证、核实已有的一、二、三次信息。

江苏省海门县中兴村家用电器厂生产的“飞乐”牌铜质电熨斗,一直很畅销。一年秋,该厂的派出人员在“广交会”上发现有的厂家的同种产品包装先进、胶木柄光洁度好,便立即日夜兼程赶回厂,组织技术人员攻关,在很短时间内,提高了胶木柄的光洁度,又重新设计了包装盒,并带着新样品火速赶回“广交会”。结果,新产品压倒“群芳”,一鸣惊人,定货量居同类产品之首。该厂人员在“广交会”发现的比本厂好的产品,就是零次信息。

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