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第41章 努力总有回报,不断积累知识(3)

时间的价值还表现在生意的全过程中。一个企业经营效益的高低,与其费用水平的高低息息相关。根据众多的企业核算,其经营费用中有70%左右是花费在占用资金的利息上。如一个企业一年的营业额为10亿元,其资金年周转率为两次,言下之意,该企业每年占用资金为5亿元。若按银行利息为12%(年息)计算,一年共支付利息达6000万元。如果该企业能把握一切时间和进行有效管理,使资金周转达到一年4次,那么,其支付的利息就可节省3000万元,换句话说,该企业就可多盈利3000万元了。除此之外,加快货物购入和销出,加快货款的清收等,都体现出时间的价值。

一分钟的价值

《塔木德》中说:有四种尺度可以测量人,那便是金钱、醇酒、女人,以及对时间的态度。这四种尺度有共同之处——一它们都有吸引人的地方,但是却不可以沉迷其中。

犹太钻石商巴奈·巴纳特能够成为南非首富之一,一个重要的原因就是他视时间为商品,把银行的时间“卖”了,并且“卖”出了好价钱。

初到南非,巴纳特是一个从事矿藏资源买卖的经纪人,每个星期六都是他赚钱最多的日子——因为这一天银行停业较早,他可以尽兴地开出空头支票购买钻石,然后在星期一银行开门之前售出钻石,以所得现金支付货款。

巴纳特就这样把银行星期天停业的时间给卖了。这一天,去银行要求兑付的人会被银行“暂缓付款”的一句话挡回,空头支票不会被打回来。

他要做的事情,就是在每个星期一的早上给自己的账号存人足够多的钱,以兑付他星期六所开出的支票。他这种拖延付款的办法,没有侵犯任何人的合法权利,调动了远比他实际拥有的资金多得多的资金。

让人尤其敬佩的是,巴纳特让持有空头支票的钻石卖主总是在星期一上午就收回了全部货款。

创业初期如果没有这么一招,巴纳特永远只是一文不名的巴纳特,绝对不会跻身世界富翁排行榜。

追求时间效率化

“追求进间效率化”,是美国银行家劳特的信条,在他看来,“向效率要时间”,就是说,较高的工作效率可以争取到较多的时间,而信守此条,则是高效工作的优秀习惯。

相反,浪费或者不善于安排时间,会出现工作效率低下的现象。可见,时间与效率是相辅相成的。下面介绍一下,优秀的员工如何利用有限的时间去完成更多的工作。要清楚准时完成任务的重要性。

作为一个能干的员工,对大量不成文的“规则”,就是一般老板认为员工“想当然”会遵行的事,应该清楚。

你的任务是要在指定时间内完成工作,老板最不喜欢下属凡事都找借口。认真完成每一份差事,别等他人来提醒你,尤其是那些职位比你高的人。

若公司是采用流水作业制度的话,那么当同事将完成了一部分的工作交给你接手时,可要小心检查一遍,一旦有错误,请对方先整好,同时要清楚了解你需要完成的那一部分。遇到难题时,最好自己来解决,或请教同事,最好不要将问题带到老板面前。

如果你的权力不足以解决问题,你向老板报告时,就提出自己的意见吧,让他知道你具有随机应变的能力。再者,不要在办公室树敌,在决定某件事情是否值得争取前,先考虑它对工作的影响,造成的损害是暂时的还是长期的?值得因此而与对方作对吗?你有必胜的把握吗?还有,不要在公共场所高声谈论公司业务,就是在私底下,也不可以故意透露业务方针。

面对堆积如山的工作,你可能感到心情烦闷,情绪紧张,无法摆脱工作的阴影,就算与朋友一起饮茶聊天,也不会开怀大笑。你可能埋怨说:“我的工作能力太差,事情总是不能做完,反而日渐累积起来。”实际上每个人的办事能力都差不多,关键在于他们怎样处理事情,若你想用最少的时间,发挥最大的工作效率,你必须注意下列各点:

(1)为每件工作定下最后完成的时间,除非在很特别的情况下,不然不要拖延。

(2)对于不是自己分内的工作,坚决地说个“不”字。

(3)如果你整天的工作排得满满的,应该把一些必须马上完成的事情抽出来,专心处理。

(4)假如你觉得自己的心情不好,应先放下工作,让自己有松弛的机会,待心情好转时再投入工作。

(5)中午时间,不要安排太多的会议,你可以利用早餐时间会见客户,尽量利用每一个机会。

(6)若你能用电话直接处理事务,就不要浪费时间写信。

(7)把文件整齐排列,你不需费时找寻资料报告。

最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤:

定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住,因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视,或你已有秘书代劳,那奉劝你应设一个私人档案柜,帮助记忆,也利于有需要时翻阅。

手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候,你呆在办公室里,或经常外出,无论大小约会、有关事项,最好用笔记下来,办好的就删掉一些,每天翻看,确保万无一失。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因为许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该人档案的,或者编人办事日历……工作就会一天天顺畅的进行了。

刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本没有完成任何大文件。

那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题,只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳,所以被琐事围困着,请你参考以下的方法:

买一本小型的记事簿,最好小到可以放到口袋里去,在开会、午饭甚至坐车时,只要想起一些工作上的细节、意念或行动,都要立即记下来,每天晚上睡觉前,重新温习一下,按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天,你就可以按本子办事了。

其次,使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等,它们一般会堆积在你的周围,使你感到烦闷,何不尝试以下的办法:

每一张经过你办公桌的纸张,只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存人档案或立即行动。

那么你的办公桌才得以好好的清理,你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果,并反问:这目标是否切合实际?对公司有没有好处?

对你的前途有没有影响?答案不是负面的,就是说你选对了。接着找到适合人选,或许你有许多同事,可是每个人都有其长处,且一个任务并不需要所有人都去做,择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明,又有恰当人选,下一步就是清楚地让执行者知道你的要求,让他正确地朝目标迈进,并让他多提出建议,尤其是工作时遇到什么困难时,好灵活地有所改动,迎合需要。制订行动进度表,能使你有系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!要防止文件堆积,你需要在收到文件的当时,马上决定其“去向”,当所有文件“归其所属”,办起事来才会容易,并且不会遗漏了。

比如,把文件分成两类:

第一类是可以立即抛掉的。若你是那种稳健人物,未行动前,可以问问自己:“扔掉这份文件,最坏的结果是什么?其他部门有副本吗?若再有需要,可以找回这个信息吗?”有了答案,你就清楚怎样去做了。而某些与你没有直接关系的文件,赶快把它转交有关部门或同事。

第二类是要立即处理的文件,将它们全部放到“待处理”的文件架,不要扔在办公桌上,不然容易出错。同时无论多忙,应花时间去一一“招呼”它。有些文件要保留,以便将来翻查它,若你暂时没有时间,也要把它放人注明“资料”的文件架上。平时要联系的人,如老板、秘书、客户等,先设计一系列的文件夹,将与他们有关的文件放人,准备随时取用。

你若想要在事业上发展顺利,得到老板的信任,委以重任,你就要有出色的工作表现,并达到事半功倍的效果,表现过人的魄力。

若老板交给你的不是普通的工作,而是对公司日后发展举足轻重的研究计划,你必须专心处理一切事务,把握时间,按时完成老板交给你的任务。

怎样才能在短促的时间内,把工作做得最好?

(1)不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情,都记录下来。

(2)把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。

(3)每天为自己制订出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切依照计划进行。

(4)把较为复杂又艰巨的工作,放在最先完成,这样可帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。

(5)把你已经完成的步骤写下来,再看看你还有什么需要改进的地方。

(6)为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。

(7)不要只顾工作,忘了常反省一下,要知道自己一味埋头苦干,会连走失方向也不知道。

不浪费宝贵的时间

珍惜时间,这是一个古老而又永恒的话题。

两千年前,一位哲人立于河边,面对奔流不息的河水,想起逝去的时间与事物,发出了一个千古流传的感叹:逝者如斯夫。

时间是最平凡的,也是最珍贵的。金钱买不到它,地位留不住它。时间是构成一个人生命的材料。每个人的生命是有限的,同样,属于一个人的时间也是有限的,它一分一秒,稍纵即逝。

时间的流速令人难以估计,无法形容。树枯了,有再青的机会;花谢了,有再开的时候;燕子去了,有再回来的时刻;然而,人的生命要是结束了,用完了自己有限的时间,就再也没有复活、挽回的机会了。正如“花有再开日,人无再少年”。时间就这样一步一步,永不返回。而这又正告诫我们莫把宝贵的光阴虚掷,要珍惜时间,爱护生命,利用每分每秒,不要虚耗它。

人的一生在时间的长河中是微不足道的。许多人都只想争朝夕,并感叹:“时光易逝。”于是,产生了不少劝人惜时的谚语。各行各业的人依据自己对时间的理解,把时间这个名词融进了富有哲理的比喻句中:

工人说:时间就是财富。

农民说:时间就是粮食。

医生说:时间就是生命。

成功人士之所以能取得成功,很重要的一点就在于他们意识到了时间的宝贵。有人问发明家托马斯·爱迪生,世界上最重要的东西是什么。他的回答是“时间”。发明家、作家兼政治家本杰明·富兰克林关于时间的描写就更进一步证明了这一点,他说:“你热爱生命吗?那么,别浪费时间,因为生命就是由时间构成的。”

他还说:“记住,时间就是金钱。假如说,一个每天能挣10个先令的人。玩了半天,或躺在沙发上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对,他还失掉了他本可以挣得的5个先令。记住,金钱就其本性来说,绝不是不能生殖的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙。谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的一切后裔,以至它的子孙万代,如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”

本杰明·富兰克林的这段名言,通俗而又直接地阐释了这样一个道理:“如果想成功,必须重视时间的价值。”

其实,时间比金钱更宝贵。你失去的时间如果用金钱计算确是意味着失去的时间就是金钱,然而换一个角度来看,失去的金钱可以通过别人的帮助补偿回来,而时间失去后,谁也帮不了你。失去多少时间就失去多少你的生命,这是自然界铁的规律,你随便用多少金钱都买不回它。

拿破仑·希尔指出,利用好时间是非常重要的,一天的时间如果不好好规划一下,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一无所成。经验表明,成功与失败的界线在于怎样分配时间,怎样安排时间。人们往往认为,这儿几分钟,那儿几小时没什么用,但它们的作用很大。时间上的这种差别非常微妙,要过几十年才看得出来。但有时这种差别又很明显,贝尔就是个例子。贝尔在研制电话机时,另一个叫格雷的也在进行这项试验。两个人几乎同时获得了突破,但是贝尔到达专利局比格雷早了两个小时,当然,这两人是不知道对方的,但贝尔就因这120分钟而取得了成功。

你最宝贵的财产是你手中的时间,不要浪费时间,浪费时间就等于浪费生命。不浪费时间,就要合理有效地运用时间。

合理有效地运用时间,就等于做事情时大大减少了你浪费掉的时间,也就等于是在同等的时间内延长了自己的时间。

哲人伏尔泰问:“世界上,什么东西是最长而又是最短的;最快的而又是最慢的;最能分割的又是最广大的;最不受重视的又是最受惋惜的;没有它,什么事情都做不成;它使一切渺小的东西归于消灭,使一切伟大的东西生命不绝?”

智者查帝格回答:“世界上最长的东西莫过于时间,因为它永无穷尽;最短的东西也莫过于时间,因为人们所有的计划都来不及完成;在等待着的人看来,时间是最慢的;在作乐的人看来,时间是最快的;时间可以扩展到无穷大,也可以分割到无穷小;当时谁都不重视,过后谁都表示惋惜;没有时间,什么事都做不成;不值得后世纪念的,时间会把它冲走,而凡属伟大的,时间则把它们凝固起来,永垂不朽。”

比奇特尔发迹三部曲

美国有一家比奇特尔国际建筑工程公司,1982年美国《巨富》杂志曾载长文介绍过它,称它是世界最大的建筑公司,当时该公司年收入达114亿美元。

究竟比奇特尔国际建筑工程公司是不是世界同行业中最大的公司,笔者没有作过比较,但可以肯定的是,该公司拥有庞大的队伍,它拥有长期工作人员近5万名,另有临时工7万多名,年收入超百亿美元。美国政府中一些要员曾在该公司服务过,当过其高级管理人员。如美国前国务卿舒尔茨曾在该公司担任过总裁,美国前国防部长温伯格也在这公司任过副总裁,美国商务部顾问斯蒂芬也曾是这家公司的总裁。

可见它的重要和地位。

比奇特尔公司虽然是世界级的建筑工程大企业,名闻遐迩,但它却是一家私人拥有的企业。这家公司历史近百年,是一位德国犹太移民在1898年创立的。这位犹太人叫沃伦·比奇特尔,他刚创立该公司时,是从事一些建筑维修业务的。由于没有什么资本,公司设在一间只有10多平方米的小房,共有员工10多个。经过60多年的经营,比奇特尔公司有了一定的发展,能从维修业务扩展到建筑较大的工程楼宇,成为一个中小型建筑企业。

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