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第32章 职场礼仪 (2)

4)处在一群彼此不认识的人当中,最好让别人先发送名片。名片的发送时间可在刚见面或告别时。但如果自己即将发表意见,则在说话之前将名片发给周围的人,可帮助他们认识你。

5)出席重大的社交活动,一定要记住带名片。

6)参加私人或商业餐宴,名片皆不可于用餐时发送,因为此时只宜从事社交而非商业性的活动。

与其发送一张破损或脏污的名片,不如不送。应将名片收好,整齐地放在名片夹、名片盒或口袋中,以免名片毁损。破旧名片应尽早丢弃。

7)交换名片时如果名片用完,可用干净的纸代替,在上面写下个人资料。

2名片也能体现你的个人风格

使用名片最重要的是知道如何建立及展现个人风格。于名片空白处或背面写上个人资料,将使名片更为“个人化”,例如:

1)送花答谢宴会的主人时,可在名片上写“谢谢您安排的丰盛晚餐,这真是个愉快的夜晚”,然后签上名字。

2)送东西给别人,在名片后加上亲笔写的“希望您喜欢它”。

3)介绍朋友互相认识时,在名片后可写上朋友的简历,以帮助他们相互了解。

3商务活动前的名片准备

在工作中经常需要与新客户碰面,特别是带有业务色彩的工作更是不能不重视名片礼仪。首先就要请你想想,你都是用什么方法保存名片呢?放在皮夹里?塞在包包里?直接放在衣服口袋中?以上都不是保存名片的好方法,最理想的还是为名片准备一个专用名片夹。一个售价约在几十元左右的名片夹,可以放置约12)张名片,这不但能显示你是有备而来的专业职场人士,更重要的是让你能很快找到名片,免得在包包里翻上半天打出一张被压得皱皱的名片,那样会很尴尬。

4如何交换名片

在递名片时,态度要恭敬,表示对方能够接受自己的名片感到很荣幸。如果对方职务较高或年龄较长,应双手捧着递过去。对一般的人,用右手递送即可,但态度应庄重大方,动作要轻缓,也可以同时说“请多关照”、“欢迎指教,多多联系”等话语。递名片时,应正视对方,不要目光游移,显出漫不经心的样子。如果是随上司到别处去拜访,须等上司介绍后,再递出名片,如果对方先递过来名片,要先收好后再递出自己的名片。最好对交换名片有所准备,应经常检查名片夹,补充自己的名片,以免出现因名片用完而无法交换的尴尬局面。应把名片放在易于取放的衣兜里,不要装在裤子后面的兜里,使人感觉到你不尊重对方。不要把名片与其他杂物混在一起,也不要把自己的名片同他人的名片放在一起。

接受对方的名片时,也要注意礼节。对方掏名片时要表现出很感兴趣的模样,接名片时应用双手。如果是坐着的,要尽可能地起身接受对方递来的名片,接过名片后要认真地看一遍,并确定对方的姓名和职务,然后郑重地装入上衣上方的口袋里。若有名片盒,可以直接放入名片盒里。切忌一眼也不看,就装入口袋,更不要顺手扔在桌子上,或往扔在桌上的名片上压东西,这样会使对方产生受了轻视的感觉。有的人会不小心把对方的名片掉在地上,或把名片夹在笔记本里,或把名片上的内容记在笔记本上,或在名片上画写不相干的东西,这些都是不礼貌的举动。收到他人的名片时,需要说“很高兴认识您”、“有机会一定登门拜访”、“谢谢”等话。

如果接下来需要与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

乘电梯的礼仪

电梯在我们的日常生活中已随处可见,但很少有人了解乘电梯的礼节。新加坡总统吴作栋在他发起的全民礼仪运动中强调,讲礼仪要从

乘坐电梯这样的小事做起。那么,乘坐电梯的具体礼节是什么呢?

首先,只需轻轻地触摸按钮即可,不要反反复复地按电钮。因为每按一下按钮就会发出响声,这种响声对于电梯里的乘客来说并不动听,特别是当狭小的电梯里满员的时候,频繁的叫声会使大家感觉电梯更小了,空气更稀薄了。

第二,要在电梯的左边等候,以方便乘客下电梯。要等电梯里的乘客都下来后,再排队上电梯,千万不要拥挤。

这里要强调,电梯能够载多少乘客是有限的,当警铃响的时候,最后上电梯的人应自动下电梯。

第三,电梯这个特殊的空间使陌生的人进入了彼此的亲近区,这会令人在心理上、生理上都感觉到不适。如何减少这种不适呢?

一是保持身体平衡,尽量不做动作。很多人习惯伸长胳膊去按按钮,这实际上是不礼貌的。礼貌的做法是,请靠近楼层显示屏的乘客替你按:“劳驾,请您帮我按第×层,谢谢!”这一点和餐桌礼仪是一样的,你要取远处的菜,只需请身旁的人代劳,而不能伸长胳膊去取。

二是注意你的目光。一般说来,眼睛看着楼层显示屏,这比较合乎人的习惯及心理。千万不要盯着身边的人看,即使对方美若天仙,你也应该等出了电梯再从远处欣赏她。否则对方会感觉你在侵犯她。

女性乘客也可用胳膊、书包等随身物品保护自己的敏感部位,以免在拥挤中遇到无意的冒犯。

第四,在使用电梯时,遇到上司、客人或辈分高的人,如果有服务人员,应请客人先进,如果没有服务人员,自己则应先行一步,走进电梯按住按钮,待上司等人进入后,再启动电梯。下电梯时,应该让上司等人先行离开电梯,自己再出来。如果自己有急事需要赶时间,可向上司等人打招呼后,先行走出电梯。

第五,在搭乘很拥挤的电梯时,一旦电梯门开启,无论这层楼是不是你的目的地,站在最外面的都应该主动先站出去,使后面的人能够有较宽敞的空间走出来。如果大家都要到同一层楼,站在前面的人在门打开后,就应该马上步出电梯,让后面的人比较好行动。

第六,依照传统,男士通常是要让女士先出电梯的,因此,如果男士站在前面,则需要移动他的身躯,让后面的女士先出去。女士出去之后,再轮到阶层或重要性较高的人出去。即使现在,在某些场合,这些礼仪仍然被严格遵守着。

现在的办公室礼仪中,是谁较接近电梯门口谁就先下电梯,不必故意退后或挤到旁边去让别人先行通过。

第七,如果在电梯里不小心碰到别人,立即说“对不起”或“请原谅”。在电梯里面无表情地凝视别人是非常令人恼怒的,那令人不禁怀疑,是自己脸上涂到了睫毛膏,还是下巴沾着沙拉。在电梯那么小的空间里,凝视他人是很不妥的行为。

第八,在电梯礼节中还有一点要注意,尽量少说话。因为里面的每个人都在听你讲话。真正安全的话题只有天气。

良好的姿势

良好的姿势给了你迈向高级职位的活力。在生命和事业中活力是关键。在早期职业生涯中要求有充沛的体力,必须用体力完成你的工作。如果你显得充满活力、热切又坚韧不拔,就很可能晋升到需要智力的职位上。这时,你要证明你的智慧和能力能够胜任这些工作。许多人在这个阶段犯了错误,以为只要他们变得更聪明,就会不断晋升。事实不是这样。情感的力量也是需要的,它使你自己的各个方面(从姿势到仪容风度)影响到他人。这是让你建立良好人际关系的力量源泉。

无论是坐着或站着,在公司总部里走动,还是在酒会上与来宾握手,良好的姿势都使你看来富于活力又有良好的修养。它使你显得从容不迫(它可以是身体的、智力的、感情的,或者三者都有)。它明显地来自健康的身体、均衡的饮食、正确的呼吸、良好的姿势、经常的锻炼、足够的休息,以及不那么明显地来自自信、富有成果、工作出色受到嘉奖的成就感。

1优雅的坐姿

大多数白领的工作是要坐着完成的,因此坐姿是否文雅关系重大。优雅的坐姿有以下几个要点:

第一,端庄地坐在椅子里,臀部和腰下部要接触到椅背,如果是凳子,最好坐满凳面,显得沉稳大方;不要只坐1/3)的椅(凳)面,这种坐姿让人感到你心情紧张,胆小怯懦。

第二,头要正,上身略微前倾,后背要挺直,双肩放松,自然下垂。人坐着时是比较放松的,但要注意挺胸收腹,这样才会显得精力充沛、富有朝气。

第三,两个膝盖并拢,脚后跟往上提,双手自然放在膝盖上或椅子(沙发)的扶手上,如有桌子应放在桌面上。如果坐的时间比较长,可以把一条腿放在另一条腿上,但架在上面的那条腿要尽量往里收,不能任意往外跷着,两只脚的脚尖尽量在一条线上。坐时千万不要抖动双脚,这种动作的潜台词是:我很心烦,我不喜欢你的讲话,我不愿意和你交谈。

应该特别记住:双腿一定要并拢,千万不能分开。并拢的双腿可以放在正前方,也可以放在左边或右边,显得腿很修长,富有美感。

第四,入座、离座的动作都应该轻柔、沉稳,不要窝着胸、塌着腰坐,不要突然地站起来或坐下,应该兼顾左右邻座。

第五,要管住自己的双手。无论是站着、坐着还是在走路,双手都不能做不雅的动作比如挖鼻孔、抠耳朵、抓头发、揪袜子等。万一要打哈欠,一定要低下头用手挡住,千万不能张大嘴、昂着头、伸长脖子任意放纵自己。虽然我们不是故意显露自己,别人却可以从我们的坐姿中看出我们的情形:紧张或轻松;有控制力或心慌意乱;有能力或无能;自我感觉良好或相反;自信或缺乏安全感,他们就据此做出反应。除非我们控制好自己的坐姿、坐着时身体的位置以及如何从座位上站起来,否则我们就不会得到所期待的别人对我们的回应。

2优雅的站姿

良好的站姿使你看来自信、成功、有力,并且高大一些。统计资料表明,在美国做同样的工作,身材高的要比矮的多挣钱。这是任何立法都无法矫正的歧视。职场人士不但要站得直,还要站得挺拔、自信,尽量展示自身的风采。

优雅的站姿有这样几个要点:

第一,头摆正,颈部、脊椎都要挺直,下巴微微往里收,最好和地面平行。你要感觉好像有一根线从头顶穿到脚底,并且有人在头顶向上提,这样你自然就站直了。

第二,挺胸收腹,肩部放松,两脚跟并拢,这一点女孩子要特别注意。

第三,站立时手往哪儿放?这是很多人都发愁的问题。实际上很简单:双手伸直自然下垂,放在身体两侧。女士则可以两手相叠,轻轻地放在身体前面(胃部或腹部),男士可以放在身体后面。

男士站立时喜欢两脚分开,但要注意两脚的距离不要超过一脚。

在正式场合站立时,男士不要两手插在裤袋里,也不要双手交叉放在胸前。这种姿势容易给人傲慢的印象。女士站立时要注意不要摆玩衣角、发梢、背包等物品,这种姿态显得小气、拘谨,给人一种怯生生的印象。最好不要靠着物品站立。

在酒会上,男士们一手端酒杯一手插在裤袋里,会显得比较优雅。

第四,要注意站得足够靠近对方而有亲切感,但不要太靠近以致产生压迫感。

第五,要站得直而不要斜靠在门上、墙边、讲台或家具上。站得直使你看来坚定而自信。

第六,建议职业女性也要像她们的男同行一样,经常地并随时准备着站起来。当有人进入你的办公室或加入同一宴席时,不要继续坐着不动——不管旧的传统礼仪是怎样说的。如果你想得到同样的机会和待遇,就必须像男士一样站起来,并用你的站姿显出你的风采。

拜访的礼仪

熟悉并实际运用拜访的礼仪,对于公司的形象及业务的推广会有很大的帮助。为了做一个有礼且受欢迎的客人,必须在拜访前做认真的准备,并和对方公司的秘书约定好会面的时间。

拜访礼仪的第一条规则是要准时。如果有紧急的事情不得不迟到,应立刻通知您要见的人。如果打不了电话,要请别人为您打电话通知一下。如果遇到了交通阻塞,车上有电话,要充分利用电话,通知对方要晚一点到。如果是对方要晚点到,您将要先到,要充分利用剩余的时间。例如,坐在汽车里仔细想一想,整理一下文件,或问一问接待员是否可以利用接待室休息一下。

当您到达时,告诉接待员或助理您的名字和约见的时间,递上您的名片以便助理能通知对方。如果助理没有主动帮您脱下外套,您可以问一下放在哪里。

第二条规则是在等待的期间,不要向秘书或者接待人员做任何要求。譬如,“我可以使用你的电话吗?”“我能跟你借一些邮票吗?”“你能帮我把这张支票兑现吗?”当然,如果主人主动表示可提供类似性质的协助,你的要求便没有什么大碍,但千万不要自行提出。

你来拜访老板,要记住他所雇请的员工并没有义务接受你的命令。因此,事先想好可能需要用到的东西,并随身携带,免得造成拜访对象的困扰。如果你随身携带移动电话,要避免电话铃响不停,不得不讲电话时要回避,以免影响办公室中其他人的工作。

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