就在小孙按照自己的个性工作的时候，领导说要在他们之中提拔一名宣传干事，而且这次领导有明确指示，一定要坚持群众选举，任何人不得从中作梗。面对这样一个好机会，小孙从心底认为自己应该能上去，因为他不但喜欢这份工作，而且坚信自己一定能干好，绝对不会辜负领导的厚望。但是，听说这次不是领导任命，而是由群众直接选举，他的心真的有些凉了。他明白凭自己的群众关系，自己绝不是小丁的对手，况且小丁在搞宣传的方法上也有其独到的能力。小孙认识到了这种差距，但他不是一个小肚鸡肠的人，即使明白自己有不足，他也要进行一番公平竞争。
结果正如他所预料的那样，小丁几乎以全票得到了这个职位。其实要是小孙去了，工作照样能做好。一个本来平等的机会，结果由于两者个性和人缘的不同而导致了巨大的偏差。这个教训值得每一个人认真思索。
人的性格是多样的，也是不可强求的。但是，秘书工作有特殊性，对其要求又要更高一些。如果没有一个良好的性格，是做不好秘书工作的。
1．豁达开朗
秘书工作由于处于特殊位置，常常会遇到内部或外部的一些干扰。比如：在工作时处于复杂的人际关系之中，难免与领导、同事发生矛盾、利害冲突；在处理各种事务中，常会引起其他员工的误解和不满。因此，秘书人员性格中很重要的一方面就是对人对事豁达开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。
2．意志坚强
秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。这就要求秘书有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付、任劳任怨。秘书还要严于律己，努力克服自身的缺点和不足。
当然，秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。
3．敏捷应变
秘书不仅要有坚毅的性格，还要机敏灵活。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变能力提出了更高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已不能适应当今时代的需要了。
秘书工作涉及面广、变化性强，因此要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，秘书要能够机警灵活、随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。
4．幽默风趣
幽默风趣是人类宝贵的精神财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。
秘书工作内容繁杂，压力很大，不免使人产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作顺利进行。而且，秘书在人际交往中运用幽默，可以使他人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。
5．友爱合作
秘书应有友爱合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对于所服务的领导，秘书要多加理解，考虑周到；对于其他同事，则要开诚布公，谦逊虚心，维护集体的团结。
6．心思缜密、周详
心细，考虑事情周到全面，是一名合格秘书应有的个性。
有一位秘书，做事不细致。一次她替领导发出五封信，一天过去了，结果退回来两封，一封是把地址写错了，一封则把收信人的名字写错了。这是一个通知其他单位的领导来开座谈会的通知，结果只来了三人，二人缺席。领导为此大为恼火，把那位秘书狠狠地批评了一顿，过了一段时间就把她给更换了。
做事不细致，往往是与考虑事情不周到紧密相连的。秘书是为领导工作服务的，台前的一件事可能要涉及到台后的一系列环环相扣的细小环节，如果秘书没有超前服务的态度、没有虑事周详的思维习惯，是很难很好地完成各种工作任务的，还会使领导的工作陷于被动，或者处于难堪境地，领导不生气才怪呢！
诚如一位从事多年秘书工作的人所说的，小处亦有大文章。秘书切不可做起事来马马虎虎，而要细致入微、周详严密，这样才会把事情做得漂亮，获得领导的信任和赞赏，建立一种和谐舒畅的上下级关系。
优秀秘书必备的时间管理能力
很多秘书都有这样的感觉：时间仿佛永远不够用，似乎总有任务追在身后等待处理；自己更是成了一个勤杂工，整天被琐碎的事情压得喘不过气来！
上述问题的原因何在？如何治标更治本呢？
其实，这些秘书完全可以把工作做得更好，之所以出了问题，主要是因为他们对时间管理问题的重视不够，或是没有能够有效地掌握时间管理的窍门。
时间是一个独特的资源，具有非常鲜明的特色：时间的供给毫无弹性，无论你是总经理，还是秘书，你一天只有24个小时；时间无法蓄积，时间过了一秒就少一秒，不管你用不用，每天一定流失掉；时间无法取代，它与资金不同，无法向别人借，也不能借给别人，所有的人只能支配自己的时间；时间无法失而复得，它呈现单维的流向，没有倒流的机会。
秘书对时间管理的好坏，直接关系着工作效率的高低。秘书要在执行任务或处理繁杂事务时有效利用时间，就必须有管理时间的能力。
小张应聘到亨通公司当办公室秘书，这是一家规模不大的私人企业。“麻雀虽小，五脏俱全”，由于员工人数不多，所以每个人都有一大摊子事要做。
办公室就小张一个秘书，老板让她把整个公司都管起来，交给她一堆事情，让她负责公司的内务和外交。开始，小张挺美，自己岂不成了“二老板”？可是工作起来才发现，她就像公司一个打杂的，决策拍板是老板的事情，除了部门该做的事，剩下的事情都要她操心，都要她去办。
在办公室里，电话一个接着一个，事情一件接着一件都等着她去处理。她要给老板草拟、打印、装订文件；有时公司开会，她还要准备会议室和会议资料。老板还经常派她去上级机关送文件，去别的公司送样品，跟着老板去谈业务等，事情又多又杂。白天工作做不完，晚上还得带回家做，有时周六周日也得加班，她这样努力，但是工作总是做不完，经常挨老板批评。小张觉得自己很失败，整天疲于应付一大堆事情，快忙死了，累死了。
今天是周五，终于捱到周末了，晚上回到家，她想早点睡觉，实在太辛苦了。可上了床，她翻来覆去睡不着，想着也许她不适合做秘书工作，是不是应该辞职不干了？真是有些拿不定主意。突然，她想到她有一个好朋友丽霞也在一家公司当秘书，是不是跟她聊聊，问问她是不是有什么意见。她马上给丽霞打电话，两人约好明天中午一起吃饭，边吃边聊。
周六中午，小张刚看到丽霞，就大倒苦水，向好朋友抱怨说：“我又没有三头六臂，让我做那么多事，真是书本上说的，资本家最会剥削人，吃人不吐骨头，把人往死里用。丽霞，我都快累死了，我想辞职了。你们公司怎么样？不过，看你笑眯眯的样子像是干得不错，真羡慕你，有一个好老板。”丽霞笑着说：“什么呀，天下老板都一样，我的工作一点也不比你少，关键看你会不会干。”小张着急地说：“你有什么绝招，教教我，我都要撑不下去了。”
丽霞说：“你总觉得工作多而杂，时间不够用，那你知道‘ABCD法则’吗？回去学学吧，有空多学习一些秘书工作的知识和技巧，你就不会想辞职了。现在，哪种工作都不好做，不下点儿工夫，什么工作都一样做不好。”
一、有计划、有组织地进行工作
工作缺乏计划、组织工作不当、时间控制不够、整理归纳不足、进取意识不强，这五个因素是造成一个不善于管理时间的秘书浪费时间的最重要原因。
没有计划性的工作，会使秘书无法区分事情的轻重缓急；组织工作不当，使秘书疲于奔命，随时要去补救因为人员造成的各种缺失；时间控制不够，使秘书花了太多时间处理不太重要的事情：整理归纳不足，使秘书浪费许多时间在无用功上，不能随手取得所需的资源；进取意识不强，使秘书产生怠惰的心理，让自己满足于现状。
因此，作为秘书，要想把时间管理发挥到最佳，就要做到以下几点：1．拟定工作计划开始工作前，一定要做好适当、可行的计划，事前组织可用的资源，保证依照既定计划执行。而且，一定要保证自己投入在这个计划里的预定时间。一般来说，拟定工作计划应注意下列几项要求：
(1)确定工作目的。为了不让自己偏离工作方向，摸不清头绪，首先应深入了解这项工作的目的何在？它在公司整体中所占的位置是什么？以及发布命令者意图何在？
(2)备齐一切必要的辅佐工具。过去留存的记录、相关的工作成果，以及种种执行任务时所须具备的资料文件和工具，都应事先准备齐全，以备不时之需。
(3)决定工作的完成期限。在紧要关头加班赶工必定会非常慌乱，且不知所措，为了避免这种情况发生，最好清楚订出预定完成日期，按部就班地执行。又由于工作的进行经常不能如预期的那般顺利，因此自己所设定的完成日期应比主管要求的交差期限稍微提前。
(4)拟出时间表。在决定工作的完成期限后，接着就必须草拟详细的工作进度表，这就需要考量各项工作的时效性、安全性以及与其他人的关联性等，以免影响同事工作的进度。每个月和每个星期计划必须配合公司历程表和自己负责的其他工作进度，做机动调整。工作时间的划分若以周为单位，最好能细分到上午、下午较为妥当。
(5)拟定工作计划的时机。每天的工作计划最好在前一天结束时订出，而每周和每月的计划安排，则分别在前一周的周末、前一个月的最后一周订出较妥。
2．管理时间的计划表
(1)年工作计划。每年年末作出下一年度工作规划。
(2)季工作计划。每季季末作出下季末工作规划。
(3)月工作计划。每月月末作出下月工作计划。
(4)周工作计划。每周周五作出下周工作计划。
(5)待办单。将每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点，避免遗忘、未完事项留待明日。
待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)；只制定一张待办单，完成一项工作划掉一项；待办单要为应付紧急情况留出时间；最关键的一项是要每天坚持。
二、分清工作的轻重缓急
有人会忙得团团转，并不一定是因为重要的事情太多，而是平时处理重要但不紧急的事太少。不同类型的工作，在时间分配的优先顺序和时间量上是不一样的。因此，各种工作必须分清楚轻重缓急。
工作的缓急程度，一般分成4类：
1．既重要又紧急的事
这类事情必须立刻着手执行，并值得为它花费大量的时间，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等。
2．重要但不紧急的事
这类事情值得花费大量时间去做，应该排在优先执行地位，但一定要计划好开始做的时间，如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等。
3．紧急但不重要的事
这些事情可以量力而为，而且应该在尽量较短的时间内完成，如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等。秘书不能让这类事情牵扯太多时间，如果完不成，应需求帮助或选择放弃。
4．不紧急又不重要的事
这些事情可以等有时间再去做，如等完成紧急或重要的工作之后，而且不应该花费太多的时间，像客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。
判断事情重要程度的依据是这件事情和秘书工作目标的关系。和秘书工作目标越密切，其重要程度就越高；反之则越低。
秘书主要是为领导服务，当手头有两件事情：一是为领导查阅资料，另一件是为同事办理函电。在通常情况下，领导的工作相对重要，应先进行。
判断紧急事务的标准是这个事情的期限要求和急迫程度，即这件事情如果不马上动手处理，则可能造成损失或失去意义。
三、合理分配时间
一般来说，合理地分配时间可以使用“80／20规则”。
所谓“80／20规则”就是：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80％的价值是来自于20％的项目，而剩下的20％的价值则来自于80％的项目。当然，在现实实践中，有时候会多些，有时候会少些。
因此，要对自己一天的时间进行合理的分配，找出自己的黄金时间，用在处理最重要的事情上(所谓的黄金时间，是每个人一天内最专心、效率最高的时间)。使用其他的时间处理其他的各种事情。保证每天都可以把最重要的事情处理好。
如果你认真去实践这个规则，你就会发现这个规则是正确的，你从此可以更好地利用你的时间，集中精力和时间在那20％的项目上，从而取得80％的价值，也就是最大价值。
四、与别人的时间取得协作
各种工作都是一个团队来进行的，除了靠自己的时间外，也需要与别人协作。协作的情况对于工作的开展非常重要。有时候，提出自己的困难，争取别人的支持和帮助，也是可行的方式。
对于秘书而言，自己能够管理和指派的下属，可以由自己直接指派其工作，但是对客户或领导，这一条的作用不是很大。
五、制定规则，遵守纪律
要保证对时间的掌控权，可以给自己与团队制定一些合理的规则，并且要求每个人都遵守。
一位管理顾问曾提出这样的建议：每天列出十件要做的事，不管其他。当天处理不完的，第二天也列入次日的十件事中进行排序。先自己试行一个月，觉得有效，再推广到其他同事。采纳这一建议的人很快就发觉自己和公司的效率出现大幅提升。
六、考虑到不确定的因素
在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。
有三个预防此类事件发生的方法：
为每件计划都留有多余的预备时间；
努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作；
另外准备一套应变计划。
如果秘书能够迫使自己在规定时间内完成工作，就会慢慢地对自己的能力有了信心。
通过仔细分析将做的事情，然后把它们分解成若干个单元，就能够正确迅速完成它们。
七、管理好领导的时间
秘书如果有问题需要解决，可以把自己能够使用的所有时间都用来处理这些问题。但是，不要期望你的领导也这样安排他的时间。领导的事情多，责任也大，很多时候他只能抽出很少的时间，去处理一些比较重要的事务，这就更加要求秘书能够统筹安排领导的时间和日程。
1．应事先为领导制定时间计划
