你一定认识这样的人，不管你在什么时候遇见他，他都很匆忙。如果要同他谈话，他只能拿出很少的时间，时间长一点，他便要拿出表来看了再看，暗示着他的时间很紧。他公司的业务做得虽然很大，但是花费更大。究其原因，主要是他在工作安排上毫无次序。结果，他的工作总是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。
这样的人工作没有条理，更不知如何恰到好处地进行人员管理。他只知道一味督促员工，却只是催促员工做得快些，而不是让员工工作更有条理。因此，公司职员们的工作也都混乱不堪、毫无次序。职员们做起事来很随意，有人在旁催促便好像很认真地做，没有人在旁催促便敷衍了事。
而一个会工作的人恰恰与他相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常从容，总是很平静安稳。他人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有职员都寂静无声地埋头苦干，各种东西摆放得有条不紊，各种事务安排得恰倒好处。
他并不拥有比别人更多的时间，他成功的秘密就在于把工作整理得井井有条。所以，尽管他的经营规模是别人的几倍，但从表面上总看不出他忙碌的样子来。结果自然是他那富有条理、讲求秩序的作风影响到他公司的所有。于是他的每一个职员，做起事来也都极有秩序，绝无杂乱之象。
从这个角度来看，做事找对方法、有条理、有秩序的人时间会很充足，他的事业也必能依照预定的计划去进行，相信成功对于这样的人来说已是近在咫尺了。
先做好最重要的事
曾有一位杰出的时间管理专家做了这么一个试验：这位专家拿出一个大大的广口瓶放在桌上。随后，他取出一堆拳头大小的石块，把它们一块块地放进瓶子里，直到石块高出瓶口再也放不下为止。他问：“瓶子满了吗？”
所有的学生应道：“满了。”
他反问：“真的？”说着他从桌下取出一桶砾石，倒了一些进去，并敲击玻璃壁使砾石填满石块间的间隙。
“现在瓶子满了吗？”
这一次学生有些明白了，“可能还没有。”一位学生低声应道。
他伸手从桌下又拿出一桶沙子，把它慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块的所有间隙。他又一次问学生：“瓶子满了吗？”
“没满！”学生们大声说。
然后专家拿过一壶水倒进玻璃瓶，直到水面与瓶口齐平。他望着学生，“这个例子说明了什么？”
一个学生举手发言：“它告诉我们：无论你的时间表多么紧凑，如果你真的再加把劲，你还可以干更多的事！”
“不，那还不是它真正的寓意所在。”专家说，“这个例子告诉我们，如果你不先把大石块放进瓶子里，那么你就再也无法把它们放进去了”。
人们总是根据事情的紧迫感，而不是按事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，高效率的员工不能这样工作。
时间管理的精髓在于：分清轻重缓急，安排优先顺序。
高效率人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把时间花在最有价值的事情上。
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利声称可以在lO分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”
这又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第二件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——您对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，艾维·利提出的方法功不可没。
每天面对大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准：
——我必须做什么
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
——什么能给我最高回报
应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人做得更高效的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。在快节奏高效率的信息时代，勤要勤在点子上，这就是当今时代“勤”的特点。勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是在最少的时间内完成最多的目标。
——什么能给我最大的满足感
最高回报的事情，并非都能带给自己最大的满足感，均衡才会满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情。惟如此，工作才是有趣的，并易于保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了。然后，按重要性优先排序，并坚持依照这个原则去做，你将会发现再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
把做完的事情系统化
厦门航空公司曾经发生过一起飞行事故，飞机升空后起落架无法收回。
问题处理过后，厦门航空公司写下了第一张SOP（标准作业规范），其中还提到了不要忘记起落架上面的插销，因为那次事故就是插销没有拔的缘故。飞机机身有任何地方在维修，都要系上一条红丝带。另外插销要怎么拔，拔了以后要后退几步，手要怎么举起，飞行员怎么看到，大家怎么打手势等等都有十分详细的标准。再出现任何问题就可以查阅SOP，找出问题的所在。
不管我们把一件事情做得怎么样，是成功还是失败，都能从中学到东西。
一个懂得学习的人会进行认真总结，一个杰出的企业会把做完的事系统化。
以写说明书为例。微软的说明书都非常厚，因为它在实践中不断总结经验。而国内企业生产的即使是同样产品，说明书就只是一个很小的册子。
我们总觉得这么简单的东西哪里需要写得那么详细，这简直就是在浪费时间。其实要在一片没有路的土地上开辟出一条路是需要时间的，如果我们把自己走过的路进行归纳和总结，可以让他人沿着自己开辟的路走过去，就能给他人节省很多时间。如果每个人都想自己开一条路，不管是羊肠小道，还是崎岖山路，只要自己觉得能过去就行了，哪管后人，那我们的社会永远不会进步。
我们都知道消防队员行动特别迅速，如果像我们一样慢吞吞，一幢房子早烧光了。可是你有所不知，在消防队里，每个消防队员所有的工具都需严谨合理地放置，甚至连消防队员的衣物怎么穿，怎么脱，如何摆放，也都有十分明确的规范。否则，警报响起来，靴子找不到鞋带，裤子不见了皮带，怎么办？这都是消防员在工作中一点一点摸索出来的，他们把自己的所有经验形成了一个高效快速的反应系统。
出于这样一种认识，我们每个人都应该把做完的事系统化，在建立个人的工作系统之前，要坚持三个原则：第一要规范，第二要认真，第三要研究。只有每一件小事都以认真的态度、规范的方法去研究它，做好它，把它形成系统，才有可能做出大事业来。
把每一件做过的事都形成系统化，不是一件容易的事，不是一朝一夕的事，需要长久的坚持。一个月不行三个月，三个月不行就用更长时间，慢慢地就形成了一种习惯。习惯了，不做反而会感觉少了点什么，这样就成了自然而然的习惯。
