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第17章 仪式庆典礼仪——商务庆典礼仪的程序(3)

作为消费者,也应该讲究一些礼仪规范,以免破坏展销会的气氛、秩序。有时展销会的举办者为了渲染会场气氛,会派发一些礼品,千万不能上去哄抢,否则会受到他人的鄙视。

展销会人员要讲究职业道德,不抢顾客、拉顾客、用不尊敬的态度对待顾客,更不可用尖酸刻薄的言语打击顾客的自尊心。

参加展销会的人员很多,同行之间要本着公平竞争的原则行事,否则将引发不必要的麻烦。

展销会参加者不应乱收宣传资料,把对自己没有用的资料也收过来,那是一种浪费。自己不用的宣传资料也不要塞给别人,更不能乱扔,以免破坏展销场所的环境卫生。

展销会的礼仪规范,不仅展销会参加者要遵循,消费者同样不可小视。只有双方共同努力,才能让展销会在和谐、愉悦的气氛中顺利进行。

商务交接仪式的礼仪

在商界,为了共同的利益,经常会有合作,而成功的合作无疑值得双方庆贺。由于竞争激烈,合作的成果自然十分难得,而合作的双方对合作的成果也会十分重视,隆重的交接仪式就很好地说明了这一点。

那么,什么是交接仪式呢?交接仪式,一般是指施工单位依照合同的约定将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备,例如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站等,经有关部门验收合格后正式移交给使用单位之时所专门举行的庆祝典礼。举行交接仪式既是商务伙伴们对于所进行过的成功合作的庆贺,也是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机为双方各自提高知名度而进行的一种公共宣传活动。所以,交接仪式起到了一石二鸟的作用,交接仪式的礼仪也受到商家的重视。

交接的礼仪,也就是在举行交接仪式时所须遵守的有关规范,具体包括以下三个方面:交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式上得体的表现。下面就分别对其加以介绍。

1.交接仪式的准备

交接仪式的准备工作至关重要,对整个交接仪式的成功与否起到了决定性的作用。成功的交接仪式需要做很多准备工作,其中这三个方面的工作必不可少,即来宾的邀请、交接仪式现场的布置、仪式上所需物品的准备。

(1)来宾的邀请

在交接仪式上,来宾的邀请通常由施工单位负责邀请,对于具体的邀请名单,可以同工程的接收单位协商。一般情况下,参加交接仪式的人数自然是越多越好。如果参加者太少,难免会使仪式显得冷冷清清。但是,在确定参加仪式的总人数时,必须考虑场地条件与接待能力。如果参加仪式的人数超过接待能力,就会适得其反。

按照惯例,交接仪式的出席人员应当包括以下人员:接收单位的有关领导、施工单位的有关领导、政府主管部门的有关领导、工程协作单位的有关人士和新闻界记者,等等。在上述人员之中,除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外,对于其他所有的人员,均应提前送达或寄达正式的书面邀请,以示对对方的尊重。

政府主管部门和媒体记者对企业的发展起到了很大的作用,所以,对这些人更要注意相关的礼仪。在邀请政府主管部门领导的时候,要表现得心诚意切,努力争取。在交接仪式上,施工单位和接收单位可以与政府主管部门的领导相互沟通和了解,进一步加深与政府的关系。另外,主办方也要尽可能地多邀请新闻记者参加交接仪式,在仪式的当天,还要为他们尽可能地提供便利。如果还要邀请海外的媒体人员参加交接仪式,则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪律,事先履行必要的报批手续,以减少不必要的麻烦。

(2)布置举行交接仪式的现场

在选择交接仪式的现场时,施工单位可以和接收单位协商,根据具体情况选择适宜的地址。根据常规,一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场;有时,亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅,或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所,如宾馆等。

如果把交接仪式的现场选择在即将交付使用的工程所在地,那么出席交接仪式的人员能够身临其境,对工程项目也会有直观的了解,新闻记者也更加容易开展工作,对工程的宣传工作就会更加容易一些。但是如果工程在荒郊野外,那么在工程现场举行交接仪式就有一些不合时宜,政府的有关领导和新闻记者很难到齐,不利于交接仪式的进行。

如果把交接仪式的现场选择在施工单位,那么仪式现场的布置也就十分容易了,而且也免去了繁杂的接待工作。如果工程在荒郊野外或者工程现场暂时不宜请外人参观,那么,在施工单位举行交接仪式是比较好的选择。此时,接收单位要协助施工单位做好准备工作。

如果以上两个地点都不合时宜,那么,就只好在宾馆或者酒店举行交接仪式了。在宾馆的礼堂或者多功能厅举行交接仪式,可以节省很多的布置工作,而且环境舒适,提升交接仪式的档次,有关人员更乐于前往参加仪式。不过,在宾馆举行交接仪式,成本花费较大。

主办方在选择和布置场地时,要具体情况具体分析,选择最好的举办地点,为交接仪式的成功举行奠定基础。

(3)仪式上所需物品的准备

在交接仪式上所需要的物品,应由施工单位进行准备。在交接仪式上最重要的物品就是交接的象征之物,一般包括政府有关部门的验收文件和交接物品的明细表。验收文件是政府有关部门对工程进行检验以后,证明工程可以交付使用的法律文件。如果交接的是酒店或宾馆,那么在交接仪式上还会准备一把钥匙交给接收单位。钥匙具有象征意义,因此,即使有多把钥匙,也只要准备一把即可。

在交接仪式的现场,需要有一个主席台。在主席台上,应该悬挂一个巨型横幅,横幅最好是喷绘的,颜色以红色为最佳,上面最好以工程作为背景,还要在横幅上写上交接仪式的名称,如“某工程交接仪式”,名称下面要写上主办方和日期。在主席台上也要铺上红色的地毯,根据嘉宾的人数摆放一定数量的桌椅。除此之外,主办交接仪式的单位,还需要为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品,在举行交接仪式的现场四周,尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周,可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球,并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花,用以美化环境。

2.交接仪式的程序礼仪

在交接仪式上,各项工作要按照一定的程序进行。主办方要根据仪式时间的长短妥善安排各项程序。一般来说,交接仪式的程序包括以下几个方面。

(1)主持人宣布交接仪式正式开始

在主持人没有宣布仪式开始之前,主办方可以请有关人士到主席台上就座。当主持人宣布交接仪式开始的时候,参加仪式的全体人员应当进行较长时间的热烈鼓掌,以表达对主办方的祝贺。

(2)施工单位与接收单位正式进行有关工程项目的交接

施工单位的代表将有关工程项目的验收文件、物品的明细表和象征性物品等,递交给接收单位的代表。在递交的过程中,双方代表要面带微笑,双手递交、接收有关物品,递交结束后,还应亲切握手。在递交的过程中,可演奏或播放节奏欢快的喜庆的进行曲。

(3)各方代表发言

按照惯例,在交接仪式上,各方的代表要进行发言,发言的一般顺序为施工单位的代表、接收单位的代表、来宾的代表等。如果有政府主管部门的领导,应该请他们先发言。这些发言一般均为礼节性的,通常以简短为宜。

(4)主持人宣布交接仪式正式结束

当主持人宣布交接仪式结束时,全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。

一般来说,交接仪式同其他仪式一样,要把握好时间的长短,总的来说,仪式的时间是宜短不宜长。在正常情况下,一次交接仪式从头至尾所用的时间,大体上不应当超过一个小时。如果超过一小时,可以做适当的精简;如果时间过短,可以组织与会人员参观工程。主办方应该为此专门安排好富有经验的陪同和解说人员。各方来宾通过现场参观,可以进一步加深对有关的工程项目的认识。

3.交接仪式上表现要得体

交接仪式是一个十分正式的场合,所以无论是主办方还是嘉宾都应该注意礼仪问题。

对于主办方而言,礼仪显得更重要,在交接仪式上,需要注意的主要问题如下:

(1)要注意礼貌待人

作为主办方,每个接待的工作人员都应该有主人翁意识,主动帮助来宾,遇到解决不了的问题,不要不管不问,要向上级及时地反映。作为陪同或者解说人员,态度要热情,对于来宾提出的问题要耐心解答。

(2)要注意仪表

在交接仪式上,无论是接待人员还是施工单位领导,一定要注意仪表。除了礼仪小姐,其他人员都应该身穿正装。良好的仪表可以显示出主办方对这次活动的重视,同时,也可以提升主办方的企业形象。

(3)要保持风度

在交接仪式举行期间,接待人员要注意自身形象,不要交头接耳,更不可以嬉戏打闹。而作为主办方的领导,也要保持风度,在为发言者鼓掌时,不要厚此薄彼,当受到来宾的称赞时,不要得意忘形,要适当保持谦虚,这样才能赢得来宾的尊敬。

作为交接仪式的来宾,也要尊重主办方,在出席交接仪式时,在礼仪方面要注意以下几个方面:

(1)应当守时

作为来宾,如果没有特殊原因,务必要守时。如果来宾都姗姗来迟,不但会让主办方感到尴尬,也会耽误交接仪式的进程,这样会给主办方带来很多不便。若交接仪式当天不能出席,则应尽早通知主办方,让主办方另做准备。

(2)应当致以祝贺

受到主办方的邀请以后,被邀请者应该以单位或个人的名义发出贺电或贺信,向主办方表示热烈祝贺。在参加交接仪式的当天,被邀请者也要郑重其事地与主办方的主要负责人握手,口头道贺,以示尊重。

(3)适当准备贺礼

作为来宾,在参加交接仪式的当天应该适当准备一些贺礼;如果以政府部门的身份参加仪式,则无须准备。在交接仪式上,花篮是最好的贺礼。一般而言,花篮的赠送者在花篮的两侧悬挂特制的红色缎带,左边写上赠送者的姓名或者是所在单位的名称,右边写上“恭贺某交接仪式隆重举行”等字样。

(4)预备贺词

如果主办方在发出邀请时,还明确表示要请你发言,那么在交接仪式之前还要准备一份书面贺词。贺词内容应当简明扼要,主要是为了向主办方道喜祝贺,增添仪式上的喜庆气氛。

在商界,交接仪式十分普遍,也是众多商家宣传自己的机遇,掌握交接仪式的礼仪可以让交接仪式更加成功。

仪式是指在人际交往中,尤其是在一些比较重大、庄严、隆重、热烈的正式场合里,为了引起其重视,而郑重其事地参照合乎规范与管理的程序,按部就班地举行某种活动的具体形式。那么,参加这种仪式,就更需要注重礼仪。

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