3、解释要从“情”入手
向上司道歉，你必须学会的一个本领就是辩解！没错！辩解也应该成为你道歉的一个组成部分。
很多人并不提倡为自己的过错进行辩解，因为如果分寸把握不好，辩解就会成为为自己开脱的借口。借口太多，反倒会弄巧成拙，使道歉失去应有的效果。
不过，辩护本身其实并无不妥。正如前面所提到过的，在某些较为严重的情况之下，辩护的恰如其分，可以帮助对方了解你的立场，增加其宽容度，使得你的道歉更容易被接受。
除此之外，有些责任并不见得是你一人所造成，学会适当的辩解，可以避免上司将过错全部压在你身上，这样对别人对自己都没好处。
辩解的重要性毋庸置疑，那么为什么还有那么多的人反对它？恐怕主要原因还在于大多数人根本无法将辩解和借口区分开。一旦开始辩解，就不可避免地陷入借口和开脱的陷阱。与其如此，还不如不要辩解！
要区分这二者，其实并不困难。辩护和借口的最大区别，就是看你说的理由有没有说服力。例如某人之所以没有及时完成任务，主要原因是原材料供应太慢。而在原料到位之后尽管他加班加点，仍旧没有按时完成。虽然出了问题，可是在这样的情况下，他完全可以为自己辩解：不是他不努力，而是前面的环节出现了纰漏。这种辩解当然有很强的说服力，因为原料到位的时间可以查到，此君每晚加班的纪录也是白纸黑字。上司无论怎样责怪，他都不应当负主要责任。
我们不妨假设另一种情况：原料供应的确晚了几天。可此君在原料到位之后不仅没有积极的赶工，反而比过去还要懒散。任务没完成，上司怪罪下来之后却把焦点放在了前面环节的拖沓上，企图将责任全部推掉，这样的辩解就毫无说服力了。
一个有效的辩解，不仅需要事实明确、证据充分，在表达的时候，你的词汇运用也应当准确明白。尽可能减少“应该”、“大概”、“似乎”、“仿佛”等不确定性词汇的运用，增加可信度。
在上例中，如果上司对于实际情况不够了解，尽管你已按照事实为自己进行了有理有据的辩解，可他却仍然坚持认为你也有相应的责任，而且各种证据又无法及时查到时，你不妨明确地告诉他原料的抵达时间，自己每天的进度。相信把这些确切的资料罗列出来，你的上司自然会哑口无言，转而追查前一环节的问题。
俗话说“感人心者，莫先乎情”。要想打动对方，除了以理服人，还得以情动人。否则，即便理亏，对方仍旧会心有不甘，或者干脆避而不听，如此一来，再有道理的辩解也只不过是白费唇舌。
让上司能够听进去我们的辩解，就得从“情”字入手。以情动人，最简单的莫过于从语气上去打动对方。做到语态相对谦逊，语气足够缓和。正所谓一个巴掌拍不响，即便对方情绪有些激动，也能够被你的缓和态度所感染，使矛盾无法继续升级。
除此之外，在沟通中，最好能够从对方的利益出发，设法使自己和他站到同样的战线上去。如此便再也没有什么大的阻碍能够拦在你们中间了。
例如，当你在为某事做出辩解的时候，为了让上司心服口服，可以说：“最近我在忙于对前一个工作的处理。那个客户可是您介绍过来的，我当然不敢有丝毫怠慢。不过您放心，新的项目我会努力往前赶，即便无法在预期时间内完成，也不会拖延太久……”言下之意是你之所以没法现在接手新的项目，主要是为了更好的完成上次通过上司介绍过来的项目，是在为了他的事而奔波。既然如此，他当然没有理由再怪罪于你。
辩解虽然有如此大的作用，可是绝对不能滥用。
在进行辩解的时候，为了加强其效果，你需要掌握如下几个技巧：
——最好不要当面解释。
正如道歉有一定的最佳时机一样，解释也不能在发生置疑之后立刻进行。处于上司的气头之上，任你有天大的理由，也会被认定为逃避责任的借口。所以，待过一段之后，选一个大家都心平气和的时候慢慢把对问题的看法阐述出来，争取取得上司的谅解。
或许有人会问：“道歉的最佳时机是10分钟~48小时，那么辩解的最佳时机呢？”
不用怀疑，在道歉的同时说出你的辩词是最有效的。
——间接解释的解释有时比直接解释更为有效。
如果你觉得自己和上司都不是那种特别善于表达自己心情的人，或者二者之间的矛盾的确不好用语言进行沟通和解释，不妨换种方式：信件、纸条、短讯或者电邮都可以成为很好的代替品。利用这些工具的最大好处在于你可以对自己的辩解进行字斟句酌，反复考虑过后产生的内容当然比面对面时的临场发挥要有说服力。
除了利用上述媒介，找别人传话也是个好方法。
某董事长在董事会召开之前1个小时仍旧没有拿到早该呈送过来的发言稿。董事长勃然大怒，质询秘书。秘书并没有辩解什么而是继续埋头整理发言稿，终于在会议开始前15分钟将稿子交给了董事长。没有耽误大事，董事长的气也消了大半。
后来，他从其它人那里听说那天秘书本来生了重病，可为了把发言稿赶出来，甚至没有按照医生的要求去医院输液。听完之后董事长非常感动，在公司大会上当中表扬了自己的秘书。而董事长听来的这些话，则是秘书特地托人有意无意地传到上司那里的。
——解释应当抓住重点，不要贪大求全。
有人在向上司解释自己迟到的原因时，从闹铃失灵说到了车子坏掉，又从车子坏掉谈到了交通拥堵。碎碎念地说了一大堆，似乎想多为自己的迟到找些理由，好让上司信服。结果当然是不尽人意。
辩解的奥义在于，你得抓住影响这件事的最根本原因，将这点告诉上司即可。其它的细枝末节则完全可以忽略不计。不要贪大求全，以为多说一些，辩解成功的机率就会大一些。这完全是错觉！说得越多，上司听起来就会越费尽。听着费尽，自然就不会去思考你的辩解。反而会觉得你这个人婆婆妈妈，根本做不了大事。
实战练习、有助于加强辩护效果的常见表述。
在辩解之前，我们最好加入一点过渡性的表述，好让上司的注意力能从道歉本身自然地转移到你的辩解上来，让他做好心理准备，不至于因为突然出现的辩解而产生反感和抗拒。
——“您说得完全正确，不过我觉得您也可以这样想想……”
——“我想您一定会理解，……”
——“除了这种办法之外，我认为还可以……”
——“这样当然最好，可如果条件不允许的情况下……”
——“我觉得这样的理由还不够充分，我还有种建议供您考虑一下……”
——“我认为这样解决问题似乎可以更好一些……”
