要开展主题活动，召开讨论式的会议是非常重要的，全员参与对话、相互学习、启发和沟通，是解决主题的主要形式。对举行的会议记录在案，也方便5S推进办公室对其进行指导和管理。
1.主题活动会议的种类和召开办法。
（1）上班前、下班后会议纪要（5分钟会议/10分钟会议）。
①不是对话会议，而是联络会议；
②说明和报告主题活动进展情况；
③表决心会议。
（2）工作时间外会议（1～2小时会议）。
①按活动计划进行活动；
②有关管理或改进的具体会议；
③结合事例进行教育或发表研究报告；
④自由讨论；
⑤在制定计划书、中期报告、实绩报告时的会议。
（3）工作时间内会议。
①进行指导书教育，以期进行正确操作；
②对日常操作中发生的问题召开管理、改进会议；
③在休息时间或机械故障而有富余时间时召开会议。
（4）没有时间开会的对策。
①传阅笔记，传达信息，写入问题；
②与成员个别谈话，托付和检查实施事项；
③利用操作中的等待时间；
④一边日常操作，一边提出想法和材料。
3.讨论的进行。
（1）组长和组员要施加影响，让非参与者（不发言或反对者）参加讨论，并注意不伤害对方的情绪。
（2）如有不满情绪者、话多者，与组员发生争执，或有人伤害对方感情时，要加以适当地控制。
（3）讨论没有进展时，可通过刺激对方，使会议取得进展。
（4）气氛沉闷或呆板时，可呼喊口号或唱组歌，以造成一体感。
（5）发言要面向全体组员，要堂堂正正，简单明了。
（6）发生意见分歧时要协商，互相让步。
（7）一种意见要讨论到得出结论。
（8）个人要汇报上次分担的任务。
（9）讨论由主持者宣布开会后开始，宣布闭会后结束。
（10）在规定的时间内结束讨论。
4.主题活动记录方法。主题活动的讨论会结束后，应当对本次活动的情况做记录，记录要简要。整理讨论中提到的各个问题和结论事项，目的在于明确活动的分担内容，合理地确定和推进下次会议及活动方向。
（1）会议记录的履历事项必须记录完整。会议记录的样式有专门记录会议事项的栏目（题目、时间、地点、活动阶段等），必须完整记录。如果记录不全，所属部门和5S推进办公室就不可能发表正确的意见，也不可能知道现在向心组处于什么阶段，进行了什么活动。
（2）简单明了的记录。会议记录是记录讨论事项和决议事项的，因此，应一目了然，不要做详细地叙述性记录，而要按检查一览表和QC的分类进行记录。要使用黑色水笔，以便于复印。重要内容尽可能写得大些，并整理清楚。
（3）记录要真实。会议记录将根据主题活动的需要保留下来，因此，真实记录很重要。如果因担心所属部门和5S推进办公室不满而过分仔细记录，那就会花费很多时间，并使得会议记录变得令人讨厌。如果担心其他部门不满意而记录得夸张的话，就会流于形式。
（4）尽可能数据化。主题活动的第一步是“一切要数据化，并依据数据行动”。前面已经讲过，叙述性记录对使用会议记录有百害而无一利，因此，要经常注意数据化，在了解效果时，如果没有数据，就无法进行比较。同时，把数据搞得太复杂，就不知道它要说什么。因此，要尽可能利用QC、6σ、IE、SPC等工具，使每人都能一眼就看懂现状和问题。
（5）不要添加不必要的内容。相互信任是5S推进办公室和向心组的基础，如果向心组担心5S推进办公室不相信，或企图过分显示自己的活动内容，从而添加不必要的技术材料、建议书、图纸等，这种行为应该根治。
