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第43章 工作效率来自好习惯

习惯的好坏,决定着工作效率如何,也决定着职场中人的升迁沉浮。缺乏良好的工作习惯,主要体现在这几点上:

①办事不合程序,不分轻重缓急

②不会随时记下重要的事情

③打电话或汇报工作复杂啰嗦,诸如此类

从古至今,从企业到事业单位,许多人终其一生碌碌无为,固然有着多方面的原因,但缺乏良好的工作习惯,导致工作低效却是相近的。初入职场者,一定要养成适合工作的良好习惯,否则贻误前程。

要想树立良好习惯,首先应做到:

每天整理案头文件

每天上班后,第一件事就应整理办公桌,看一看有没有当天要处理的公文,这一点很重要,往往头一天下班前急匆匆地把未处理完的文件放进了保险柜或抽屉里,第二天若不检查,再有别的事一岔,就可能会忘掉。每天下班前,看一看办公桌上还有没有没处理完的公文。如果有,请注意放在上面抽屉内或办公桌显眼处,第二天一上班就能看到。到周末不妨清理一次办公桌、保险柜,不仅使物品摆放有序,也可以检查出压在抽屉内的文件,避免误事。

经常自我提醒

自我提醒的办法很多,除了早晚一想、一查外,常用的办法还有以下几种:

(1)文字提醒。过几天或过段时间要办的事可以写在本子上,或写在纸上压在玻璃板下,也可以记在台历相应的页上,到时间一看就不会忘记了。注意文字提醒一定要醒目,要看到就能想到。若记在本子上,则要划出特别记号。

(2)实物提醒。例如,一位负责事务的秘书下午下班时接到一个通知,要求必须在第二天早晨召开一个会议之前,及时打开会议室大门。这位秘书第二天的工作已排得满满的,他生怕把这件事忘了,就把会议室的钥匙放在自己办公室的显眼地方,第二天一上班,看到了钥匙,就会想到开门的事。

(3)关联提醒。事物都是有联系的,有时办张三的事时,本来已经淡忘的李四的事,突然想起来了;有时甚至听到了某句话,看到了某个东西,想起了另一件事,对这种冒出来的事,要赶紧记下来,或插空立即把新记起的事办了。

(4)委托提醒。如果不是保密的事情,可以告诉同事某日你要办某件事情,到时请他提醒你一下。注意,被委托的人一定不是比自己更忙的人,否则,很可能会忘了提醒你而误事。

备忘录寸步不离

俗话说:“要想不忘事,小本随身带。”人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事情都记住,单凭脑子是不行的,需要借助工具。所以,备个小本子,大小以能装在口袋里随身携带为宜,记一些当日自己的主要活动、本单位的大事、领导交办的事情、别人交办的事情或反映的情况、自己想到的事情和对完成好任务的设想等,对职场中人来说,十分必要。

把事情记下来之后,经常翻一翻,急事马上办;一般事列入计划办;要领导点头的事,及时报告。记载时只要事情的时间、地点、人物等如实记清楚就行,一般情况下一事一记,这样办完一件可划掉一件。

按一定程序办事

没有规矩不成方圆,没有次序容易忘事。要想不忘事,就要把自己所担负的工作编个顺序,按设计的“线路”走。空军机械师怕检查飞机时,漏下某个部分,就设计了一套行进的线路,先看什么,后看什么,按线路走,省工省时,漂亮完成任务,其经验值得借鉴。

不拖泥带水

要做到不忘事,最根本的办法是把事情办了。在一切办法中,做了为上。因此,在平时工作中应贯彻“不拖”的原则。在具体方法上应注意以下几点:想到就做,一旦想起了什么事,应赶快做,不然就有可能又忘掉。即时事即时做,顺手就可完成的事,即时就办,否则就有可能被其他的事打乱而遗忘。今日事今日毕,一般来说,当天的工作应尽量当天完成,一过夜,有的事情就有可能忘掉。事情办了就不怕忘了。

职场做事既讲效率,又讲成效,所以,养成良好的工作习惯,在办事观念和思路上多下功夫至关重要。

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