人才之争是市场竞争中的核心内容之一。为了稳定人心并不断吸纳优秀人才，企业必须采用现代化的人才管理方法。因此，先进的人力资源管理信息系统越来越引人注目。
人力资源管理信息系统是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。“系统”特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理的、有意义的整体的过程。人力资源管理信息系统是人力资源决策支持系统，可以随时提供人力资源决策所需的各项分析、统计资料。人力资源管理信息系统是计算机用于企业人事管理的产物，它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库。
一、人力资源管理系统（HRMS）简介 磼
人力资源管理系统的发展历史可以追溯到 20 世纪 60 年代末期。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时大型企业用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错，为了解决这个矛盾，第一代的人力资源管理系统应运而生。当时由于技术条件和需求的限制，用户非常少，而且那种系统充其量也只不过是一种自动计算薪资的工具，既不包含非财务的信息，也不包含薪资的历史信息，几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。但是，它的出现为人力资源的管理展示了美好的前景，即用计算机的高速度和自动化来替代手工的巨大工作量，用计算机的高准确性来避免手工的错误和误差，使大规模集中处理大型企业的薪资成为可能。
第二代的人力资源管理系统出现于20 世纪 70年代末。由于计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及性，还是计算机系统工具和数据库技术的发展，都为人力资源管理系统的阶段性发展提供了可能。第二代人力资源管理系统基本上解决了第一代系统的主要缺陷，对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑，其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但这一代的系统主要是由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念，而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。
人力资源管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末。由于市场竞争的需要，如何吸引和留住人才，激发员工的创造性、工作责任感和工作热情，已成为关系企业兴衰的重要因素，人才已经成为企业最重要的资产之一。“公正、公平、合理”的企业管理理念和企业管理水平的提高，使社会对人力资源管理系统有了更高的需求；同时，由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是 Internet/Intranet 技术的发展，使得第三代人力资源管理系统的出现成为必然。第三代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享，使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。
二、人力资源管理系统的功能 磼
近几年来，国内外与人力资源管理有关的系统和程序的发展都非常迅速，众多软件如雨后春笋般地不断涌现。这些软件尽管各有特点，但从功能上来分析，大致可分为如下五种：
1.薪资和福利计算程序
这类程序通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，这些程序还可以根据企业的政策设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完整的历史信息以供查询和生成报表。这类系统也可处理部分简单的人事信息。
2.培训管理系统
如何留住人才一直是困扰企业主管的难题。诺基亚中国学院曾做过一次调查分析，其结果是培训机会仅列在个人事业发展空间之后，在保持人才留用的诸多因素中位居第二。由此可见培训对于留住人才的重要性。同时，培训也是改进企业服务和产品质量以及工作效率的有效途径之一。培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。
在此值得一提的是，虽然严格地讲，基于计算机的培训管理系统不能归于人力资源管理系统，但由于学员可以不受时间、地点和教员讲课水平的限制，自学后通过联机考试，其结果也可以记入人力资源管理系统中，因而受到很多公司的青睐。不少公司甚至自己组织力量投资开发专用的培训软件。现在，“在线学习”（e唱learning）如同 Internet一样，正在风靡全球，它不仅可以节约可观的培训费用和人力投资，而且正在给传统的培训业造成一定的冲击。有人甚至断言，“在线学习”将成为未来的主要学习途径。
3.考勤管理程序
为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存，用于分析、统计和查询。
4.人力资源管理系统
人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检索的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一地管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。同时由于这类系统可管理较全面的人力资源和薪资数据，因而还可以生成许多综合性的报表供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析图表等。
5 。e唱HR
Internet/Intranet不仅冲击了传统的市场、供应、销售和服务等领域，也给人力资源管理带来了新的挑战和机遇。e唱HR实际上是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。为了将人力资源管理人员从繁重琐碎的日常事务性工作中解脱出来，e唱HR强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于 Internet 不受时间和地理位置的限制，即使经理远在国外，他也可以及时地处理其员工的各种申请，不会因为人不在公司而影响工作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，有效地改善了公司内部的沟通途径。e唱HR对公司的硬件环境、员工的素质和公司的管理水平都提出了较高的要求，这是e唱HR在现阶段发展的一个最主要的制约因素。
此外，还有一些较为专用的系统，如用于福利管理和规划的专用程序等，在此不一一列举。
小资料10-1
上海花园酒店人力资源管理系统
花园酒店是上海老牌的五星级酒店之一，位于市中心原法国俱乐部旧址，毗邻繁华的淮海中路，拥有近3万平方米的花园，是一个集古典高雅与豪华舒适于一体的五星级酒店。酒店拥有500套客房，多个西餐厅、咖啡厅、中餐厅、日餐厅和酒吧，在酒店中工作的员工有900多名，而负责人力资源工作的只有3个人。
以前上海花园酒店人力资源管理工作主要靠手工和Excel表格来做，工作量大，而且大都是重复劳动。常需要半个月的时间才能把考勤情况统计完，而薪资的计算也需要十来天左右，因此可以说是忙完了考勤，忙工资，忙完了工资又要开始忙考勤。1993年花园酒店也开始使用开发人力资源的管理软件，但只做了工资模块和一些较简单的人事资料，不具备丰富的统计功能，只能做单纯的记录，因此酒店人力资源部门的工作量还是非常大。
虽然花园酒店作为一家经营十多年的五星级酒店已经建立了一整套比较规范的人力资源管理方法，但在当今人力资源管理迅速发展的年代，花园酒店意识到，没有一个强大的人力资源管理系统，人力资源部门面对大量的信息，无法有效率地将其中的重要部分提取出来，并做出相应的判断和处理。酒店管理层的决策只能依据一些简单的报表，在浪费大量人力、物力的同时无法做到实时监控，难以保证数据的准确性和及时性，更加无法满足酒店管理层对人力资源部提出的更高的要求。因此，选用一套既有国际化管理理念，又能够满足中国特殊的人力资源管理环境的人力资源管理软件系统就被提上了日程。
花园酒店在考虑了产品的功能模块、成熟度，系统的设计理念和售后服务后，2003年7月采用了金蝶 K/3 HR方案。4个月后，金蝶完成系统实施，花园酒店开始运用信息手段管理人力资源。这家有着悠久历史的五星级酒店开始焕发出现代科技的气息。金蝶的 K/3 HR方案将花园酒店烦琐的考勤、薪资和培训管理变得异常轻松，效率成倍提高。事务性工作逐步地被金蝶的系统所取代，人力资源的管理真正进入了信息时代。
1.考勤
在酒店行业中，考勤制度往往非常复杂。据了解，在花园酒店的中、西、日餐厅，咖啡厅以及酒吧中都有着各自不同的考勤制度。因为有的餐厅可能需要供应早餐，它的考勤就要从早上五六点钟开始，而有的餐厅如果不供应早餐，它可能只需要从十点或十一点开始。而且，就算在同一个餐厅中，不同职务的员工也会有不同的考勤要求。由于时间的变化，这些考勤制度还需要经常做调整。以前这些烦琐的数据从统计、输入到计算经常要耗去人力资源部门一大半的时间，而现在，在实施金蝶的考勤管理模块后，花园酒店的人力资源部门只需要将各个部门提交上来的、存有考勤数据的软盘插入电脑，数据就可以自动导入系统。在设置条件后，系统可以根据要求进行考勤数据的计算。
2.薪资
占去人力资源部门另一大块工作时间的是薪资的计算。花园酒店有900多名员工，其中包括600多名正式工和300多名劳务工、计时工、实习工等，这都要求系统在进行薪资计算时采取不同的计算方式。薪资是员工最关心的信息之一，不能出一点差错。在以前手工加Excel时期，计算数量如此庞大的薪资数据要耗费人力资源部门大量的时间和精力。在金蝶的薪资管理模块中设定不同的工资、补贴、奖金计算公式，系统就可以自动而精确地计算出花园酒店所有员工的薪资。
3.培训
花园酒店是一家日资企业，与其他同级别的酒店相比，它在人员培训方面的要求更多。现在的培训管理模块包括培训审批、培训活动安排、培训总结安排和培训报表等功能。根据花园酒店外语培训和考试的需求，金蝶在培训管理模块中增加了多种查询方式，可以按照部门、考试日期等条件来查询个人、部门及整个酒店当前的外语水平现状。用这个系统查询起来非常方便，而且，员工的信息也收集得很完整。如果人力资源部门需要对员工的一些情况做修改也非常便捷。
4.人力资源服务的演化
在花园酒店，通过借助信息化的手段改变了人力资源管理一直陷在事务性工作中的困境，并且优化了人力资源服务。现在，花园酒店的工作人员有了更多的精力和时间去为酒店做更有价值的人力资源服务，为酒店招聘优秀新员工就是其中一项。据了解，花园酒店只招聘应届毕业生，许多学校的酒店专业都与花园酒店建立了长期的联系，应届毕业生都会通过固定的渠道到花园酒店来面试。前几年，学生资源一直比较充足，但近几年，上海的高档酒店越来越多，其中也不乏许多与花园酒店一样的五星级酒店，酒店招聘新员工的竞争就变得非常激烈。在以前，人力资源部门经常疲于做考勤和薪资的计算，在招聘新员工方面能够调动的时间和精力有限。而现在一方面可以有更多精力投入到新员工招聘工作中，另一方面，系统也详细地记录了应聘者的情况，使人力资源部门能对招聘信息了如指掌，这都为花园酒店招聘到更多、更优秀的新员工创造了条件。
