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第34章 保守机密,维护上司的声誉

机密关系到企业的成败,关系到上司的声誉与威望。秘书一定要牢记舌生是非、祸从口出的道理。对保密事宜做到守口如瓶。保守秘密,是秘书取信上司的重要一环。

秘书赢得上司信任的重要因素之一,就是做一个守口如瓶的好心腹。

保守秘密,是秘书的基本行为准则,是事业的需要,作为秘书,身居最高决策层,掌握着大量的机密,这些机密往往对企业的各项事业都有着重大的影响。如果秘书守口不严,说话随便,思想松懈,说了不该说的话,有意或无意地造成泄密,那么,轻者会使上司的工作处于被动,带来不必要的损失;重者则会给企业造成极大的危害,造成不可挽回的影响。这确实是秘书对上司的一种极不负责的态度,势必会使上司在各个方面处于不利。这样的事,即使是发生一桩,也会使上司难堪,对你留下不好的印象。所以,事关工作的机密,秘书一定要处处以企业利益为重,处处严格要求自己,做到慎之又慎。

1990年9月,美国国防部长切尼宣布解除空军参谋长杜根将军的职务,原因是他向记者公开发表了美国同伊拉克作战计划,泄露了美国的“具体作战方案”,暴露了有关美国空军的规模和布防的机密。

作为心腹不注意保守秘密,不仅难以取得上级的信任,而且还会被“炒了鱿鱼”,甚至被绳之以法,追究法律责任。这样看来,口不严者,真是误国不浅,也害已不浅。

在日常工作中,有些事务虽不会造成严重的损失,但也会带来不好的影响。

陈秘书是某大学经济管理系的秘书,该系评聘讲师,由于名额有限,系领导便根据思想、教学、科研、实践能力等几方面的条件,对申报者进行摸底排队,优者先聘。有个教师同陈秘书关系不错,便想探个究竟,问自己排队的位置怎样。陈秘书面带微笑地说:“这还用问我?你在你们教研室教学、科研成绩靠前,就排在前;靠后,就排在后。”很委婉地回绝了对方。

试想,如果陈秘书不能做到守口如瓶,凡是有人打探便和盘托出,这势必会引起各种麻烦,扰乱评比的秩序,给上司带来被动局面,一旦追究起来,陈秘书定是罪责难逃,被上司训斥,给上级留下不可信任的印象。

除了工作上必须保密的事项外,一些有关上司个人的秘密,秘书也要做到无条件保守秘密。

我们首先应该认识到,上司也是人,他在处理各种问题时,出于不同方面的考虑总要运用各种不同的技巧,即所谓的上司艺术,这些方式方法是上司正确实施企业各项方针、政策的必要补充。出于工作的需要,上司可能会考虑到时机、场合、影响等问题,在外面非常坚决,在私下里又会有所让步;在外面侃侃而谈,在私下里又有着说不完的苦衷。秘书作为上司身边的工作人员,对这些复杂、微妙的变化定会有所察觉,甚至是了如指掌。这些情况往往会影响到上司的名誉,对其顺利开展工作也极为不利,所以,秘书只能看到眼里,记在心中,切不可故意卖弄,或是经不起诱惑,向外扩散这些信息。否则的话,上司一旦知道,必定会感到十分愤怒。形成对你非常不利的局面和态势。

对上司的隐私予以保密

上司个人生活上、生理上、婚姻上、子女教育上等有难言之苦的地方,秘书应该保密。这不仅是对上司名誉的一种爱护,更是对上司人格的一种尊重。

记得一位名人曾经说过:仆人眼中无伟人。自然,秘书决不是什么仆人,只是他每日都在同上司打交道,熟稔上司的各种言行举止、脾气爱好、行事作风,其缺点和不足都会被秘书所了解,这就要求秘书要从维护上司形象这一点出发,更多地看到和学习上司的长处,不要把眼睛老盯在上司的缺点上,这样你不但在心态上难以同上司沟通,更容易有意或无意地把这些缺点告诉别人,造成不好的影响。这势必会恶化你同上司的关系。

所以,秘书应把上司当作自己的朋友,肩负起为他个人隐私保密的义务来。这样,会省去许多的闲话,避免使上司处于尴尬的境地,更能为上司创造一个较为平静的工作和生活环境,使上司不必为外人的说长道短而苦恼,从而能够安心事业。可以说,这就是秘书对上司的最大支持,反过来,秘书也会因此而获得上司心腹式的信任。

切勿传播上司的工作失误

上司在工作中有所失误,这是不可避免的,往往是多种因素的产物。任何人都会有犯错误的机会,也同样会有改正的机会。一个忠诚的秘书,所做的应是帮助上司来纠正这些错误,汲取教训,以免再犯。而传播这些消息,只能给上司脸上抹黑,降低上司的威信。上司如果发现人之非议皆出自秘书之口,必定认为你对上司心怀不满,故泄私愤。而人类的一般心理则是,当一个人觉得别人在敌视自己时,也会对别人产生敌视。上司的心理活动不能脱离此种规律,这样,你是很难与上司处好关系的。

此外,有些上司可能存在某些素质上的缺陷,甚至在某些方面能力还不及秘书,此时,秘书就更要注意勿起恃才傲物、轻慢上司之心,在闲谈中不经意地流露出来,或者对其缺点故意大肆宣扬。这不仅不利于上司的工作,也会危害秘书自己的形象,自取其祸。

对上司间的矛盾保持缄默

上司们在一起工作,由于观点、气质、风格、方法各不相同,是很容易产生分歧、甚至是重大矛盾的。作为秘书,是根本没有必要介入到这种矛盾中去的,更不应该说三道四、扩散这种矛盾,让其他部门或者职员看笑话。

秘书对上司间的矛盾向外界散布,无疑会助长这种矛盾使之公开化、表面化。另外,它还会损害整个领导层的声誉,使上司的矛盾暴露在职员面前,这对于做好工作是极为不利的。而且,这种消息对每一个上司的威信都是一种损害,秘书便会因一句话得罪了所有的上司,自然,这位秘书以后也不会有什么好日子过了。

所以,秘书一定要学会守口如瓶、保守秘密。但是,我们说守口如瓶,并不等于说,秘书一问三不知、装聋作哑,秘书应该注意加强自己的修养和锻炼,既要热情、得体地说话,又不失密,这才是上策。无疑,这种技巧在很大程度上反映了秘书的较高的才能和素质,这也可以说是给上司脸上贴金,为上司争荣誉。

所有的秘书都应该从下面这则故事中有所启示。

美国总统罗斯福在就任总统前,曾在海军中任要职。他的一位朋友曾想打探有关潜艇基地的计划,这自然是一个机密。罗斯福煞有介事地向四周看着,小声问:“你能保密吗?”对方以为情报即可到手,马上说: “当然能。”没想到罗斯福也说了一句:“那么,我也能。”

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