会议需要选在合适的地点、合适的房间，准备恰当的设备，而这一切都得事先安排。在会议准备过程中不能敷衍了事，尽可能做到充分完备，应当做到在发生意外的时候，很快地启动备用措施、方案，使会议恢复正常。
四、会议的主持及组织技巧
会议的与会者一般可以分为主持人、会议成员和会议工作人员（如会议秘书、记录员等）三类。会议的有效与否在很大程度上取决于与会者的角色，会议中各角色同心协力对会议取得成效是很重要的。
（一）会议的主持技巧
对会议影响最大的人，就是会议的主持人。主持人的职责主要是主持会议、维持会议秩序并确保与会人员积极参与。
基于会议主持人的职责，会议主持人的工作应围绕维持好会议气氛和围绕会议主题两方面展开。为此，主持人应该具有以下一些技巧：
1.陈述的技巧
主持人通过陈述要达到吸引听众的注意力、确保听众了解所传达的信息、说服听众进行沟通三种效果。为达到以上要求，主持人需要在陈述前做一系列准备活动，具体包括：
（1）了解听众的兴趣、知识储备和态度；
（2）熟悉陈述的主题；
（3）明确期望目标；
（4）收集相关信息和资料；
（5）选择适当的视听设备；
（6）准备一份陈述提纲；
（7）如有必要，提前进行演练。
2.发问的技巧
（1）注意发问的时机，并按照正常的语速说话；
（2）尽量不指名道姓回答问题，除非必要时；
（3）提出敏感性问题时，应附带说明发问的理由；
（4）尽量从广泛的问题入手，然后转向特定的问题；
（5）尽量根据与会者对前一问题的回答来构造问句；
（6）发问后，给予回答者足够的时间；
（7）所有问题需围绕一个中心主题；
（8）对回答者的回答应表示诚挚的欢迎。
3.会议中的时间管理
注意力的持续时间是有限度的。一般来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。假如会议必需开到两个小时以上，应安排中间休息时间。如果可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。
4.结束会议的技巧
会议主持人应在会议结束前几分钟对会议进行总结，会议总结技巧具体包括：
（1）重申会议目标；
（2）总结会议成果，让与会者确认各项结论及分工；
（3）如有必要，宣布下一次会议的目标、开会时间、会议地点；
（4）感谢与会者的支持与合作。
（二）会议的组织技巧
会议开得是否有效，取决于对会议的组织，而要作好会议的组织，则必须做好会前、会中、会后三个阶段的工作。
1.会前工作
（1）明确会议的必要性。任何会议在安排的时候，首先要自问一个十分简单的问题，就是“开这次会真的有必要吗？”事实上，有些会议的问题并不在于组织得不好，而在于它们从一开始就不该举行。开会是为了解决问题，如果所要解决的问题开会不可能有结果，或者可以用其他方法传递信息就可以自行解决，这种会议要坚决取消。另外，对于那些可以合并的会，要合并起来开；可以压缩会期的，要尽量压缩会期；对于可开可不开的会，坚决不开。
（2）确定会议议题。确定会议议题，简单地说就是会议所要讨论的问题和决策的对象。任何会议都应该有明确的议题，会议的议题一般由主管领导提出，由领导集体讨论决定。确定的会议议题应该是迫切需要解决的也是开会能够解决的问题。一般说来，企业中常见的会议议题主要有两类：一是讨论工作中出现的问题，二是分析未来工作中可能会发生的问题。
（3）安排会议议程。一般把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”，它包含着会议所要解决、处理的问题的大致安排。任何会议都始终要有一个明确的议程，这是最基本的，也是比其他任何事更能保证会议的成功举行。
由此可见，若要使一个会议组织成功，就必须保证确立一个有效的议程。安排会议议程时还要把主要的议题往前排，相对次要的议题往后排；迫切性强、需要立即做结论的，应往前排，时间余地大的，往后排；需要与会者高度集中讨论的问题往前排，与会者有极大兴趣、相关知识较多的问题可往后排。
（4）确定会议成员。确定会议成员，实质上也就是要确定与会人员的结构和规模。在人员结构上，哪些人应参加会议，取决于会议的性质和目的，应本着会议需要的原则确定会议成员。另外，对达到会议目标有冲突的人要谨慎邀请。请他们参加可以进行沟通和说服，以免其对立或在会外搞干扰。但如果主持人没有说服他们的把握，则最好不要邀请，应采用会外说服的方式，以免会议陷入僵局。
（5）安排会议时间。时间安排是成功的关键所在。安排会议时间包括：何时开会，开多长时间，何时结束以及如何按时开始。时间安排不当，会使会议在很多方面出错，例如：会议太短，一半议题要留在以后讨论；会议太长，人们在多出来的时间里无所事事；时间分配不平衡，在某些议题上花时间太长、却匆匆跳过其他一些议题，等等。会议的时间安排必须按照实际情况来计划、组织，以便会议顺利进行。
（6）选择会议地点。选择会议地点包括会场的选定和会场的布置两方面内容。
①会场的选定。选择会议地点时，要考虑会议的规模和与会者的人数，避免选择的会议空间过大或过小。选择会场时还应注意，会议地点的交通是否便利，停车是否方便；会场能否保证必要的使用时间；会场是否能不受外界干扰；会场必用设备是否完好；会场租用费是否合理；会场是否符合与会者的身份、等级；会场外的其他服务条件如何，等等。
②会场的布置。会场必须根据会议的目标、人数、会场大小等情况进行合理恰当的布置，具体来说包括两方面的问题：一是座位的布置，二是与会者座序的安排。
会场座位的布置应符合会议的整体风格和气氛，主要有剧场式、教室式、圆形会场、正方形或长方形会场、“U”型会场等多种形式，应根据会议地点的条件、会议的实际需要而选用相应的布置形式。
（7）准备会议资料。为了帮助理解和方便日后参考，会议要事先准备一些相关的资料。准备资料时应根据其用途，做到内容准确、简洁、易懂。对需要一定时间理解的资料，资料除了要详细、清楚外，还需要在会前发出，以保证与会者有充足的时间来研究。分发的资科中还要规定用后的处理办法，特别是一些保密的资料。
2.会中工作
一次会议是否能顺利进行，从很大程度上取决于主持人对会议节奏和方向的把握，以及对会议活动的组织协调，即会中控制的有效与否直接影响到会议的成功。一般来说，会议进程大致可按以下步骤进行：
（1）宣布会议的主题和目的；
（2）根据会议议程顺序提出每个项目，然后征求有关与会者的意见；
（3）给每个人表述自己意见的机会；
（4）控制讨论进程；
（5）如果会议上出现各种不同的观点时，将各种观点加以概括；
（6）遵守预定的时间，不要拖延；
（7）主持人应在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策；
（8）在会议结束时，对已取得的结果进行概括，对于部分问题如确有必要作进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论；
（9）确定下次会议的议题和时间。
3.会后工作
会议结束后，还应做好善后工作，重点是要做好落实工作。有一幅对联对没有落实的会议讽刺得入木三分，上联是“今日开会，明日开会，天天开会”，下联是“你也讲话，我也讲话，人人讲话”，横批是“谁来落实”。该对联讽刺的这类会议并不少见，为避免这种现象发生，会议应善始善终，会后应做好这样几项工作：
（1）整理会议纪要。如果会议讨论决定的事项涉及多个部门，多个单位，需要贯彻执行的，有案可查的，应尽快编好会议纪要，分发给有关部门和有关人员，以便分工负责，贯彻执行会议的决定。会议纪要力求简明扼要，使其确有实用。
（2）报道会议消息。凡是需要进行新闻报道的重要会议，一般在会前应邀请或通知相关媒体记者到会，并且向他们提出宣传会议精神的请求或建议。按照领导意图和新闻单位的业务要求，根据会议不同情况确定发布会议消息，或进行专题报道，必要时还可配发“评论”、“社论”，会议秘书部门应积极与新闻单位配合，共同撰写稿件，并及时送交有关领导、部门审定，然后见报或播放，以推动会议精神的宣传、贯彻和落实。
（3）对执行工作进行监督、检查。会议的决定应切实执行，并有进度报告以及责任人、监督人检查考核的时间、标准、方法等，会议纪要可以作为检查工作的依据。会议是一种手段而不是目的，会议形成的某种思想，必须通过贯彻落实才能真正取得实效。
会议的善后工作内容还包括安排与会人员离会，归还租借设备、场地，做好会议财务决算等，这些工作都要有明确的负责人落实好。
第二节电话沟通
随着通信技术的发展，电话已成为人们生活中最常见的通信工具。电话应用到企业的日常工作中已经不再只限于企业内部的沟通，更多的是用于企业与外部的沟通上，电话已经成为企业与外部进行沟通的桥梁。
一、电话沟通的含义
电话沟通是通过电话这一媒介进行间接的沟通，电话沟通是个体沟通的一种方式，也是一种比较经济的沟通方式。
电话沟通和面对面交谈沟通相比，电话沟通不能获得对方的表情、动作、仪态所表达的可视信息，但说话的声音、态度及言词在电话沟通中的作用很大，可从整个说话的过程中，对对方属于哪种类型的人进行判断，也会通过对方的声音、态度、言词形成对自己的潜在印象。
电话沟通一般适用于以下几种情境：
（1）彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时（如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等）；
（2）彼此之间的距离很远，很难或无法当面沟通时；
（3）彼此之间已经采用了E-mail的沟通方式，但问题尚未解决时。
二、电话沟通的技巧
据统计，沟通中视觉信息占58％，言词信息占8％，腔调信息占34％。电话沟通虽然很方便，但没有目光的接触，看不到对方的表情动作，少接收58％的信息，必然影响沟通的效果，为此必须提高电话沟通的技巧，弥补缺乏视觉信息的不足。
1.要有准备
电话沟通前，沟通人要明确跟谁通话、目的是什么、要讲什么、问什么，这些都要事先准备好，正式的沟通则要写在通话簿上，在沟通中逐项进行既不会遗漏又节省时间。
资料卡
先整理电话内容，后拨电话
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想说的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，通话还要尽可能在3分钟之内结束。通常3分钟讲的内容相当于两页半稿纸上的内容。如果一次电话用了5分钟甚至10分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领、突出重点。
2.注意用词
要提高沟通效率，通话开始先要礼貌地打招呼问候，以使后边的沟通成为可能。接下来就要报清自己的姓名、单位、电话号码并核实对方的相应信息，从而使双方知道自己在跟谁通话。
通话时，要彬彬有礼，采用得体的语言，措词准确，不要拖泥带水。同时，要尽力弄清对方说话的态度。要避免在错误的时间里打电话，谈及不适当的内容，成为一个不受欢迎的通话者。否则，不但达不到沟通的目的，还可能由于某种原因，使对方产生误解或留下不愉快的印象。
电话中讲话不如面对面那样随便，加之看不见对方，所以用词要注意礼貌、准确、简洁。值得提出的是，在通话时，要适度地使用附和帮腔语。如使用“是”，“是的”，“哦”，“嗯”，“是吗”之类的附和帮腔语，来配合对方的语调，也表明自己在认真听取对方所说的话。可以用“好的”、“我们能做”、“可以试一下”、“我查一下”等，而不要用“不好”、“我们不能那样做”、“我不知道”等带“不”的否定词。严禁在对方讲话时，不做任何表示，默不做声。另外，要避免使用多余的口头禅。
电话沟通具有只听到声音见不到面的特点，在实际工作中，在处理棘手问题或探明对方态度时，可以通过电话沟通的方式进行。这一形式可以避免触及双方为难之处，造成尴尬的局面。确定了电话沟通的基本态度后，才能进行深入的交流沟通。
电话沟通在商务管理活动中也为发挥管理技巧创造了条件。例如，在销售管理、人力资源管理中，具有良好电话沟通技巧将会使自己处于竞争优势地位并能调整处理好人际关系。在项目谈判过程中，可利用电话把己方的意图与对方进行交流，从而获得有利于自己的信息。
3.注意腔调语气
打电话是两个有生命、有感情的人之间的沟通，而不是单调枯燥的发声器、语言机和应答机。由于电话沟通看不到对方的表情体态，腔调语气就是沟通的关键。要从对方的声音大小、快慢，腔调的高低、变化，呼吸的急促程度来判断对方的表情、动作，以“听”出即想象出对方的视觉形象。由于对方也会想象出自己的表情形象，所以讲话时要提醒自己是“面对面地”与对方讲话，要注意自己的形象。
在打电话时，声音应和谐有序，充满热情，不要自始至终采用一种平淡的声调。说话时，话筒与嘴部相距不要太远，声音要洪亮、自信，避免大喊大叫。力求让对方通过声音接收到关于自己的态度和友善程度的信息。无论是打电话还是接电话，第一句都要先问好，然后自报家门，语调要亲切，如果在电话另一端的是陌生人，就更应该如此。
