4.注意电话礼貌
电话沟通时吃东西、吸烟、喝水、跟旁边的人讲话、同时接另外的电话，甚至让对方从电话中听到自己周围发生的与沟通无关的声音，都会使对方感到反感和不耐烦。即使是在打电话的同时同旁边的人打手势、写字条等也会影响沟通的效果。所以不仅要注意讲话的礼貌，也要注意整个沟通过程各个方面都要跟面对面沟通一样的礼貌。不要在别人没讲完时就随便打断。还要注意尽可能后再挂电话，一方面是礼貌，另一方面也可能正好这时对方突然想起有话要讲。
5.采用正确的谈话态度
正确的谈话态度能大大改善沟通的质量，尽管无法见到对方，但对方可以根据所讲的情况对自己有所了解。从通话时的态度可以获得对方更多的信息，如和蔼可亲的打电话者充满了轻松关切，愤怒者尽管并未提高嗓门，声音里却充满了怨恨，厌烦者伴有厌烦的音调，紧张者讲话时带有紧张感。
很多人喜欢用手盖住听筒后和身旁的人说话，有时甚至攻击电话另一端的人，这些是非常不好的习惯。根据实验显示，即使掩住听筒，邻座的说话声仍然清晰可闻。如果电话有保留健装置，请对方稍等时，一定要按下保留键，以免铸成大错。为了给对方形成一个良好的“形象”，可以改善打电话的态度，可以想象正在与自己通话的人就站在自己面前，要有充满愉快的眼神和自然、符合本人特点的手势。这样，自己热情诚恳的态度，对事物的关心和积极性都会毫无保留地传递给对方，感染对方。
6.处理好电话等待
电话等待在日常工作生活中是经常出现的，既然等待是不可避免的，那么就要尽量缩短等待的时间，应尽量在电话铃响三声之内接电话。在通话中如有等待必须要处理好，一是不能太长；二是不能说“一会儿”，实际却长时间无反应。总机在转分机时放音乐是让人不觉得等待时间长而挂上电话。如果需要等待的时间长就跟对方讲清楚，请他决定或者等待，或者过会儿再来电话，也可自己打过去。若是对方要找的人暂时不在，可以请他再打，也可以问他是否愿意留下姓名或电话以便转告要找的人。
7.必要的记录
电话沟通时要准备电话簿，重要的沟通、重要的信息及大量的信息时都要记录下来，一方面是便于核实，另一方面是防止忘记。
8.挂电话的技巧
结束电话交谈时，一般由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，如再见，再轻轻挂上电话，切忌只管自己讲完就挂断电话。
小案例
电话沟通技巧
王玉松：M乳品公司大客户经理
宋卫东：华惠（化名）大型连锁超市采购经理
周一晨，王玉松拨通了宋卫东办公室的电话。
王玉松：早上好，宋经理，我是M乳品公司大客户经理王玉松，想和您谈一谈我产品进店的事宜，请问您现在有时间吗？（通过前期了解，王玉松已经知道卖场的负责人姓名及电话）
宋卫东：我现在没有时间，马上就要开部门例会了。（急于结束通话，很显然对此次交谈没有任何兴趣）
王玉松：那好，我就不打扰了，请问您什么时间有空，我再打电话给您。（这时一定要对方亲口说出时间，否则你下次致电时他们还会以另一种方式拒绝）
宋卫东：明天这个时间吧。
王玉松：好的，明天见。（明天也是在电话里沟通，但“明天见”可以拉近双方的心理距离）
周二晨，王玉松再次拨通了宋卫东办公室的电话。
王玉松：早上好，宋经理，我昨天和您通过电话，我是M乳品公司大客户经理王玉松。（首先要让对方想起今天致电是他认可的，所以没有理由推脱）
宋卫东：你要谈什么产品进店？
王玉松：我公司上半年新推出的乳酸菌产品，一共5个单品，希望能与贵卖场合作。
宋卫东：我对这个品类没有兴趣，目前卖场已经有几个牌子销售了，我暂时不想再增加品牌了，不好意思。（显然已经准备结束谈话了）
王玉松：是的，卖场里确有几个品牌，但都是常温包装，我们的产品是活性乳酸菌，采用保鲜包装，您当然了解消费者在同等价格范围内肯定更愿意购买保鲜奶；其次我产品已全面进入餐饮渠道，销售量每个月都在上升，尤其是您附近的那几家大型餐饮店，会有很多消费者到卖场里二次消费；我公司采用“高价格高促销”的市场推广策略，所以我产品给您的毛利点一定高于其他乳产品。（用最简短的说辞提高对方的谈判兴趣，在这段话中王玉松提到了产品卖点、已形成的固定消费群体、高额毛利，每一方面都点到为止，以免引起对方的反感从而结束谈判）。
宋卫东：（思考片刻）还有哪些渠道销售销售你的产品？（对方已经产生了兴趣，但他需要一些数据来支持自己的想法）
王玉松：现在已经有100多家超市已经在销售我们的产品了，其中包括一些国际连锁，销售情况良好，我可以给您出示历史数据。（通过事实情况的述说增强对方的信心）
宋卫东：好吧，你明天早上过来面谈吧，请带上一些样品。
小结：在首次通话时，买方没有给王玉松交谈的机会，很多销售人员在此刻只能无奈地结束通话，而王玉松表现出灵活地应变能力，争取了一次合理的致电机会。在第二次通话时，面对买方的拒绝，王玉松按照电话谈判的要点，在很短的时间内简洁地向对方告之产品的独特卖点与竞争优势，成功的提高了对方的谈判兴趣，最终赢得了双方常规谈判的机会。
三、电话会议
所谓电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。与传统会议相比，电话会议具有会议安排迅速，没有时间、地域限制，费用低廉等特点。与传统点对点电话业务相比较，从功能上讲，电话会议打破了通话只能局限于两方的界限，可以满足三方以上（根据不同提供商的产品，最高可实现300方同时通话）同时通话，使沟通更加顺畅，信息更加真实，范围更加广泛。
电话会议可以使处在不同地方的团体和个人，像彼此面对面一样地交谈。随着企业规模的扩大，设在各地的分公司、办事处也逐渐增多，为了保证公司领导的决策及时得到贯彻，并减少交通费用，在公司内部召开电话会议是保证公司内部良好沟通的重要形式。
如开电话会议时，参加会议的各个地点人员集中到各个地点的会议室中，通过麦克风和电话线路，进行空中交流。因此，参加会议人员严守时间很重要。如果人员没有到齐，电话会议就无法开始进行，即使进行了，也收不到应有的效果。
在会议开始前，要让各位与会人员了解会议的主题和议程。轮到发言时，要把麦克风转向发言者，否则，发言者的话无法传送出去。因为受话人和听话人不在同一会场，要在讲话开始时表明身份。在电话会议上发言要热忱、有见解。发言者需要认识到，大部分听众虽然看不见自己，但他们都在听自己说话。发言者说话时的情绪和信心，将随着声音传递给他们。
在会议进行中，有人正在发言时，勿插话。两个人同时对一个人说话，所谈的事会因为声音混杂而被弄乱。另外，勿在会议室里制造噪音。任何过度的翻纸或移动椅子的声音，都会在话筒中被扩大，影响沟通的效果。
第三节网络沟通
网络的出现将人类的生活带入了电子时代，人们在这个多元化的平台上实现彼此之间的交流与沟通，超越了空间和时间的局限，扩大了交往的领域和对象。
一、网络沟通的含义及方式
（一）网络沟通的含义
网络沟通不同于传统沟通在于其突出了沟通凭借的媒质——计算机网络。凭借信息技术进行企业内部沟通和企业与外部环境沟通，就是网络沟通。对企业来讲，发展至现阶段计算机网络已拓展至包括internet、extranet或intranet的全方位的网络沟通。但事实是，彻底抛弃传统沟通媒介，只凭借网络沟通媒介的企业还很少。所以广义的网络沟通是指那些网络沟通与传统沟通并行或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。
（二）网络沟通的方式
企业利用计算机网络（internet、extranet和intranet）都可以极其容易、高效地建立网络沟通系统。这三种网络在满足企业的网络沟通的功能上有些差别。对于实现企业内部网络沟通的目的，intranet显得更为可取。正如前述，intranet针对企业特定的经营环境、组织结构特点，可以根据企业的管理特点设计网络沟通体系，取舍网络沟通的形式，真正满足组织沟通的需要。在满足企业与外部环境沟通的目的上，extranet具备更明显的优势。extranet使企业直接指向紧密关系的外部伙伴进行沟通，甚至进行交易。而针对企业对整个外部环境粗线条的了解、接触和监测的需要，internet显得技高一筹。这些形式包括电子邮件、网络电话、网络传真、网络新闻发布等。
1.电子邮件
电子邮件是企业计算机网络上的各个用户之间，通过电子信件进行沟通、交流的通信方式。电子邮件可以满足一对一的通信需要，也可以满足一对多、多对多的通信需要。因此，利用电子邮件的方式，公司管理者可以向某个个体传递信息，也可以向某个群体发送会议通知、备忘录等。电子邮件的其他功能还包括转发邮件、传送文本、订阅电子刊物等。
2.网络电话
随着internet技术的不断发展，利用网络进行实时通话成为可能。网络电话的发展经历了三个阶段：计算机对计算机（PC to PC）的通话、计算机对电话（PC to phone）的通话和电话对电话（phone to phone）的通话。目前，不仅使计算机与电话的通话成为现实，更实现了电话对电话的实时通话。也就是说，世界上任何一部普通电话机都可以通过internet呼叫本地或异地的普通电话机。相比传统长途或越洋电话，网络电话突出的优势是价廉，通信成本大大降低。
3.网络传真
传真是企业进行外部沟通的主要形式之一。传统的传真技术需要使用当地线路或国内、国际长途线路，存在费用昂贵的缺点。同时，传统的传真技术需要发送人在事前确认接收者传真机的工作状态，在发完传真后，再打电话确认。而网络传真通过互联网使传真件发送到对方的普通传真机上或电子信箱中，可以选择任何时间、任何地点发送传真。而且网络传真也有计算机和传真机、传真机和传真机间通信的两种形式可供选择。如果是计算机中的文档，可以不需要先打印出来就可直接传送。或者对方传真机的传真件可以直接进入自己的计算机，根据文件的特征和重要性，再决定是否打印。总之，网络传真在功能上比传统传真更强，在价格上更便宜，在时间上更自由。
4.网络新闻发布
网络提供的另一个沟通信息的形式是发布新闻。基于内部网络的新闻发布，可以满足内部员工对公司经营信息的需求，在这一点上，公司可以借助内部网络新闻发布系统出版电子刊物，可以替代传统的内部刊物。基于外部网的新闻发布，可以满足公司合作伙伴以及主要顾客对公司经营信息的需求。基于互联网的新闻发布，可以满足所有一般意义上的外部顾客对公司经营信息的需求。网络新闻发布好比公司的窗口，向公众传达企业的经营理念，树立企业的形象。
5.即时通信
即时通信（IM）是指能够即时发送和接收互联网消息等的业务。自1998年面世以来，特别是近几年，即时通信发展迅速，功能日益丰富，逐渐发展成集电子邮件、博客、音乐、电视、游戏和搜索等多种功能于一体。即时通信不再是一种单纯的聊天工具，它已经成为一个集交流、资讯、娱乐、搜索、电子商务、办公协作和企业客户服务等为一体的综合化信息平台。
二、网络沟通中应注意的事项
网络沟通为企业内部沟通和外部沟通创造了许多利益和便捷之处。因此，越来越多的企业使用网络进行沟通。然而，网络沟通也带来了一些问题，企业在倚重网络沟通的同时，也要认识到此类问题。
1.沟通信息呈超负荷态
信息以前所未有的速度在组织与组织、组织与个人、个人与个人间进行流转。信息流转加快的必然结果之一，就是组织中的个体所接收到的信息数量远远超过其所能吸收、处理的能力。
2.口头沟通受到极大的限制
在传统的组织沟通中，口头沟通是重头戏。在没有电话的时代，口头沟通是纯粹意义上的口头沟通，沟通的各方面对面，通过口头表达进行信息交流。随着电话的出现，口头沟通扩展至沟通各方通过电话，进行口头上的信息交流，而无须谋面。在这种意义上的口头沟通，已经逊色于最初意义上的口头沟通，不能原汁原味地传递交流各方的感情和思想。进入网络时代，电话时代意义上的口头沟通的使用也受到了极大的限制。人们越来越青睐电子邮件和电子公告板。这两种方式虽然有着快捷又廉价的优势，但最基本的是，它们使沟通更加非人性化。如前所述，沟通不仅可以表达事实，也可以传递情感和意见。因此，口头沟通作为能完成这两个沟通目的的最佳介质，在组织沟通中有着不可替代的地位。网络使得工作与工作场所的分离成为可能，在推崇工作自由派取得全面胜利的同时，组织沟通却遭受了最严重的打击。而且，令人遗憾的是，弥补因口头沟通不足带来的工作情绪不高的窘境的手段和途径还未得到充分的开掘。
